Staf Administrasi Persuratan dan Kearsipan

Materi pembelajaran • Pengenalan struktur organisasi, tugas, dan fungsi Balai. • Pengenalan alur administrasi dan persuratan kedinasan. • Pengenalan jenis naskah dinas, kode klasifikasi, serta tata naskah dinas. • Pengenalan ruang penyimpanan arsip dan aturan keamanan dokumen. Praktik • Mengamati proses penerimaan dan pengiriman surat. • Mengenali jenis surat, lampiran, nomor surat, tanggal, dan perihal. • Memilah dokumen berdasarkan jenis dan tahun. Target hasil: Peserta memahami alur kerja persuratan dan mampu mengidentifikasi dokumen secara benar.

Materi pembelajaran • Prosedur penerimaan, pemeriksaan, pencatatan, dan distribusi surat masuk. • Prosedur penyiapan konsep, pemeriksaan, penomoran, dan pengiriman surat keluar. • Pencatatan surat pada buku agenda atau aplikasi persuratan yang digunakan. Praktik • Membantu mencatat surat masuk sesuai arahan petugas. • Membantu menyiapkan konsep surat berdasarkan arahan pegawai. • Memeriksa kelengkapan administrasi surat dan lampirannya. Target hasil: Peserta magang mampu membantu pengelolaan surat masuk dan keluar dengan tertib dan akurat.

Materi pembelajaran • Pengertian, fungsi, dan jenis arsip dinamis. • Perbedaan arsip aktif dan arsip inaktif. • Pemberkasan berdasarkan klasifikasi arsip dan kegiatan. • Pengenalan Jadwal Retensi Arsip (JRA). • Penataan berkas fisik dan digital. Praktik • Mengelompokkan arsip berdasarkan klasifikasi dan kegiatan. • Memeriksa kelengkapan isi berkas. • Menyusun daftar arsip aktif sesuai format yang digunakan instansi. • Menata arsip dalam folder, ordner, atau media penyimpanan yang sesuai. Target hasil: Mahasiswa mampu membantu pemberkasan dan penataan arsip secara sistematis.

Materi pembelajaran • Inventarisasi arsip dan pendataan informasi berkas. • Penataan arsip berdasarkan tahun, jenis, dan klasifikasi. • Pemberian label dan identitas berkas. • Pemeliharaan arsip fisik serta pencegahan kerusakan. • Prosedur peminjaman, penggunaan, dan pengembalian arsip. Praktik • Melakukan pendataan berkas sesuai arahan petugas. • Membantu menyusun daftar arsip berdasarkan format yang berlaku. • Memeriksa kondisi fisik dan kelengkapan arsip. • Melakukan penelusuran serta simulasi penemuan kembali arsip. Target hasil: Mahasiswa mampu melakukan inventarisasi dan menemukan kembali arsip berdasarkan informasi yang tersedia.

Materi pembelajaran • Pengenalan penyusutan arsip, pemindahan, dan usul pemusnahan. • Pengenalan aplikasi persuratan dan kearsipan yang digunakan instansi. Praktik • Simulasi identifikasi arsip berdasarkan JRA tanpa mengambil keputusan pemusnahan. Target hasil: Peserta magang mampu membantu digitalisasi dan pengolahan data arsip serta memahami tahapan penyusutan arsip.

Materi pembelajaran • Integrasi pengelolaan persuratan dan kearsipan. • Pengendalian kelengkapan administrasi. • Penyusunan laporan kegiatan dan evaluasi hasil kerja. • Etika profesi, disiplin, dan tanggung jawab administrasi. Praktik • Melaksanakan tugas persuratan dan kearsipan sesuai arahan pembimbing. • Menyelesaikan satu proyek mini, misalnya penataan satu kelompok arsip yang telah disetujui pembimbing. • Menyusun rekapitulasi kegiatan dan hasil pekerjaan. • Mempresentasikan hasil magang serta menyerahkan laporan akhir. Target hasil: Peserta Magang mampu menerapkan kompetensi yang telah dipelajari dan menyampaikan hasil pekerjaan secara tertib.