Staf Kearsipan pada Biro Keuangan Kemendag

Pengenalan struktur organisasi, tugas, dan fungsi unit kearsipan serta Biro Keuangan di Kementerian Perdagangan. Pemahaman dasar kearsipan (pengertian, jenis, dan siklus hidup arsip) serta dasar-dasar administrasi negara. Kuliah teori juga mencakup pengenalan regulasi yang berlaku terkait kearsipan, tata kelola keuangan, serta pengelolaan Barang Milik Negara (BMN).

Praktik pencatatan surat masuk dan keluar, registrasi dokumen ke dalam buku agenda atau aplikasi kearsipan, serta pemberian nomor dan kode klasifikasi arsip. Materi diintegrasikan dengan praktik koordinasi administrasi, penyusunan draf dokumen dinas, serta verifikasi kelengkapan dokumen keuangan dan administrasi umum sebelum masuk ke proses pengarsipan.

Praktik penataan arsip berdasarkan sistem klasifikasi (subjek, kronologis, atau kombinasi), penyusunan skema klasifikasi arsip, serta penataan berkas ke dalam folder atau boks arsip sesuai kaidah kearsipan. Peserta juga dilatih dalam teknis penyusunan serta pelaksanaan pelaporan berkala terkait administrasi internal dan dokumen pendukung pelaporan keuangan.

Praktik penyimpanan arsip pada sarana fisik (rak, filing cabinet, ruang arsip), penerapan prosedur pemeliharaan fisik arsip untuk mencegah kerusakan, serta pemantauan kondisi lingkungan penyimpanan. Materi ini dikombinasikan dengan praktik pembinaan administrasi serta penataan dokumen aset untuk mendukung pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Negara Kementerian Perdagangan.

Pemahaman prosedur penyusutan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta praktik penilaian arsip untuk menentukan kategori aktif, inaktif, dimusnahkan, atau diserahkan. Praktik ini difokuskan pada penilaian dokumen pertanggungjawaban pengelolaan keuangan negara agar proses penyusutan tetap menjaga akuntabilitas dan kesesuaian dengan ketentuan yang berlaku.

Simulasi komprehensif yang mengintegrasikan seluruh siklus tugas nyata di lingkungan Kementerian Perdagangan. Peserta akan mempraktikkan alur koordinasi, penyusunan anggaran/laporan, pelaksanaan administrasi, hingga pengelolaan keuangan dan BMN. Seluruh proses ini dibarengi dengan sistem pengelolaan arsip yang tertib, mulai dari pencatatan hingga kecepatan penyediaan dan penelusuran dokumen saat dibutuhkan oleh pengguna.