Staf Magang Heavy Equipment Parts & Inventory Controller

Pemahaman alur kerja operasional antar-divisi: Workshop/Site, Rental Unit, Purchasing, dan Finance. Prinsip dasar manajemen pergudangan: Konsep barang masuk (inbound), barang keluar (outbound), dan sistem inventori Klasifikasi suku cadang berdasarkan perputaran: Fast-Moving (oli, filter, v-belt), Medium-Moving, dan Slow-Moving. Metodologi 5R / 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) untuk tata ruang gudang dan K3 workshop Pengenalan modul antarmuka sistem inventaris (Accurate System / Spreadsheet Master Stock).

Konsep perhitungan persediaan: Safety Stock, Buffer Stock, Lead Time, dan Reorder Point (ROP). Pengenalan struktur Parts Manual dari berbagai merek unit/alat berat/kendaraan. Teori identifikasi komponen: Mengenal sistem Part Number, Serial Number unit.

Siklus pengadaan barang (Procurement Cycle): Alur Material request (MR), Alur PR (Purchase Requisition) PO (Purchase Order) DO (Delivery Order). Kriteria penentuan vendor: Perbandingan harga, ketersediaan (ready stock vs indent), keaslian part (OEM vs Aftermarket), dan SLA pengiriman. Prosedur penanganan kebutuhan darurat (Urgent Breakdown Orders) untuk meminimalkan downtime unit sewa.

Fungsi legal dan operasional dokumen logistik: Surat Jalan (Delivery Order / DO) Ke Site Customer Alur rantai balik (Reverse Logistics): Standar penarikan kembali part rusak/bekas dari unit sewa di lokasi pelanggan. Regulasi dasar pengelolaan limbah bengkel: Pemilahan limbah B3 (filter oli bekas, aki, majun berminyak) dan scrap besi/logam layak jual.

Metodologi audit inventaris: Perbedaan Periodic Stock Opname vs Cycle Count. Teknik audit fisik: Penanganan selisih stok (stock discrepancy), investigasi akar masalah (5-Why analysis), dan rekonsiliasi data. Prinsip Field Verification: Verifikasi visual kesesuaian komponen fisik terpasang terhadap Work Order kerja mekanik.

Konsep Continuous Improvement (Kaizen / PDCA) pada alur rantai pasok bengkel. Metode penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan pembuatan checklist kerja gudang. Teknik penyusunan laporan teknis dan presentasi evaluasi kinerja.

Observasi fisik tata letak gudang dan pemetaan rak/bin lokasi suku cadang sesuai prinsip 5S. Praktik harian input data entry penerimaan barang (receiving) dan pengeluaran barang (issuing ke mekanik) pada sistem Accurate/Spreadsheet. Melakukan pencatatan mutasi barang fisik ke sistem digital (daily stock update). Menata dan mengelompokkan suku cadang fast-moving pada rak khusus yang mudah diakses.

Menyusun dan memperbarui tabel formula Reorder Point (ROP) untuk oli, dan lain-lain, dan filter di Excel/Google Sheets. Menerima form permintaan part dari mekanik, lalu mencari dan mencocokkan Part Number resmi di aplikasi system Melakukan cross-check kesesuaian antara model dan nomor seri unit yang rusak dengan katalog teknis pabrikan. Membuat rekapitulasi daftar suku cadang yang berada di bawah batas minimum stok harian.

Mengidentifikasi kebutuhan pembelian dari laporan stok kritis atau instruksi mekanik. Menghubungi vendor rekanan untuk meminta penawaran harga (RFQ) dan mengecek estimasi waktu kedatangan (lead time). Menginput material request, stock inventory masuk dan keluar barang, draf formulir Purchase Requisition (PR) ke sistem dengan deskripsi teknis, part number, dan spesifikasi unit yang lengkap. Menjalankan pemantauan harian (ETA tracking) barang yang dipesan ke tim Purchasing / vendor rekanan.

Menerbitkan dan mencetak Surat Jalan pengeluaran suku cadang untuk mekanik servis lapangan. Menerima fisik komponen bekas (replaced parts/scrap) yang dibawa pulang mekanik dari lokasi servis. Memeriksa kesesuaian fisik part bekas dengan data part baru yang keluar di Surat Jalan (reconciliation). Menginput data picking parts, retur/pengembalian barang (Return to Warehouse) ke dalam sistem dan mendokumentasikan serah terima limbah/scrap.

Ikut serta ke lapangan/site pelanggan bersama tim senior untuk memeriksa nomor seri suku cadang yang baru dipasang di unit rental. Menyiapkan form perhitungan (count sheet) dan melakukan penghitungan fisik suku cadang di gudang (Stock Opname). Membandingkan jumlah fisik aktual di rak dengan saldo akhir di sistem Accurate Membuat laporan investigasi awal apabila ditemukan selisih barang (hilang, rusak, atau salah penempatan rak).

Mengevaluasi hambatan (bottleneck) sepanjang siklus kerja 5 bulan sebelumnya: Permintaan Mekanik, PR, Vendor, Pemasangan, Retur Bekas. Mengembangkan proyek perbaikan (Contoh: Pembuatan SOP Checklist Minimum Stock, Redesain Labeling Bin Gudang, atau Digitalisasi Form Retur Part Bekas). Menyusun laporan akhir magang dan portofolio pencapaian kerja. Melakukan presentasi proyek di depan Mentor Lapangan, Workshop Head, dan HR.