Staf Penata Rekening Rawat Jalan

1. Peserta memahami struktur dan fungsi IVPP, tugas Staf Penata Rekening, SOP, sistem informasi, jenis penjamin serta alur pasien mulai dari pendaftaran, verifikasi jaminan, approval, pelayanan, billing, pembayaran sampai penyelesaian administrasi. 2. Peserta mempelajari komponen billing pasien, jenis transaksi pelayanan, tarif, tindakan, pemeriksaan penunjang, obat dan transaksi lainnya serta melakukan pengecekan kesesuaian antara pelayanan yang diberikan dengan billing pasien. 3. Peserta mampu melakukan pengecekan billing, menerima transaksi tunai dan non-tunai, memastikan nominal pembayaran, melakukan input transaksi, menerbitkan bukti pembayaran serta memastikan kesesuaian transaksi dengan billing pasien. Target Bulan 1: Peserta memahami alur pelayanan Rawat Jalan Eksekutif dan mampu melakukan transaksi serta penatarekening dasar dengan pendampingan.

1. Peserta mampu melakukan pengecekan kepesertaan, masa berlaku jaminan, benefit, plafon, hak kelas/layanan, jenis pelayanan yang dijamin dan tidak dijamin serta ketentuan khusus masing-masing perusahaan/asuransi. 2. Peserta mampu memeriksa surat jaminan, kartu peserta, surat rujukan/pengantar, diagnosis, rencana tindakan, estimasi biaya dan dokumen lain yang dipersyaratkan oleh masing-masing penjamin. 3. Peserta mampu menyiapkan dan mengirim permohonan approval secara lengkap, mencatat waktu pengajuan, memastikan permohonan diterima penjamin dan mendokumentasikan seluruh proses komunikasi dan hasil approval. Target Bulan 2: Peserta mampu melakukan verifikasi jaminan dan pengajuan approval perusahaan/asuransi secara benar dengan supervisi.

1. Peserta mempelajari daftar pasien yang telah terjadwal, melakukan identifikasi jenis penjamin, pengecekan kepesertaan, benefit, kelengkapan administrasi dan kebutuhan approval sebelum pasien datang ke rumah sakit. 2. Peserta mampu mengajukan approval berdasarkan jadwal dan rencana pelayanan pasien, memastikan kelengkapan dokumen serta melakukan follow-up agar persetujuan sedapat mungkin diperoleh sebelum pasien datang. 3. Peserta mampu menyusun dan mengelola worklist pasien berdasarkan tanggal pelayanan, jenis penjamin, jenis pelayanan dan status approval sehingga tidak terdapat pasien terjadwal yang terlewat dari proses verifikasi. Target Bulan 3: Peserta mulai mampu menjalankan fungsi inti Verifikasi Back Office, khususnya pre-verification dan pre-approval pasien terjadwal.

1. Peserta mampu melakukan monitoring status Submitted, On Process, Pending, Need Additional Document, Approved dan Rejected, termasuk waktu pengajuan dan waktu respons penjamin. 2. Peserta mampu menghitung dan memonitor waktu proses approval, mengidentifikasi permohonan yang mendekati/melewati SLA serta menentukan prioritas tindak lanjut berdasarkan jadwal pelayanan pasien. 3. Peserta mampu melakukan follow-up kepada penjamin, berkoordinasi dengan unit pelayanan untuk memenuhi kekurangan dokumen dan melakukan eskalasi kepada PJ/atasan apabila approval berpotensi menghambat pelayanan pasien. Target Bulan 4: Peserta mampu mengendalikan pending approval secara aktif sehingga fungsi Back Office tidak hanya mengajukan jaminan, tetapi juga memastikan penyelesaiannya.

1. Peserta mampu membandingkan pelayanan aktual, billing dan approval penjamin serta mengidentifikasi tindakan atau biaya yang belum mendapatkan jaminan. 2. Peserta mampu mengidentifikasi perubahan atau tambahan tindakan yang memerlukan AB55approval tambahan dan segera mengajukan perluasan jaminan kepada perusahaan/asuransi. 3. Peserta mampu melakukan verifikasi dan penerimaan uang muka pasien masuk rawat/intra rawat, mengidentifikasi selisih biaya yang menjadi tanggungan pasien serta melakukan pengecekan kesesuaian pembayaran dengan billing dan sistem. 4. Peserta mampu mengidentifikasi potensi pelayanan yang belum ter-billing, pelayanan yang belum terjamin, selisih jaminan, kekurangan approval dan ketidaksesuaian transaksi untuk segera ditindaklanjuti sebelum menjadi piutang bermasalah. Target Bulan 5: Peserta mampu menghubungkan proses approval – pelayanan – billing – pembayaran, sehingga fungsi Back Office turut mendukung pengamanan pendapatan rumah sakit.

1. Peserta mengelola proses mulai dari worklist pasien terjadwal → pre-verification → verifikasi benefit → kelengkapan dokumen → pre-approval → monitoring SLA → follow-up → eskalasi → approval → informasi kepada Front Office/unit pelayanan → validasi billing → penyelesaian administrasi. 2. Peserta diberikan kasus seperti approval terlambat, benefit tidak sesuai, dokumen tidak lengkap, perubahan tindakan, approval ditolak atau selisih billing untuk dinilai kemampuan analisis, koordinasi dan penyelesaiannya. 3. Peserta mampu membuat monitoring jumlah pasien yang diverifikasi, jumlah pengajuan approval, status pending, approval selesai, waktu penyelesaian approval dan kasus yang memerlukan eskalasi. 4. Evaluasi meliputi ketepatan verifikasi, kecepatan approval, ketelitian billing, kemampuan menggunakan sistem, komunikasi dengan penjamin, monitoring SLA, kemampuan eskalasi, problem solving, kepatuhan SOP dan kemampuan bekerja mandiri. Target Bulan 6: Peserta dinilai siap mendukung operasional Verifikasi Back Office Rawat Jalan Eksekutif secara mandiri sesuai kewenangan dan tetap dalam supervisi PJ/atasan.