Staf Pengadaan dan Logistik

Memahami fungsi, tanggung jawab, dan hubungan kerja bagian purchasing dengan logistik dalam perusahaan jasa K3. Mempelajari cara mengidentifikasi kebutuhan barang berdasarkan permintaan divisi operasional, teknis, dan administrasi.

Mengidentifikasi pemasok yang mampu menyediakan barang sesuai kebutuhan dan spesifikasi perusahaan. Membandingkan harga, kualitas, spesifikasi, garansi, biaya pengiriman, serta waktu pemenuhan pesanan.

Memahami proses penerimaan, penyimpanan, penataan, pengambilan, dan pengeluaran barang. Memeriksa jumlah, kondisi fisik, spesifikasi, dan kesesuaian barang dengan PO serta dokumen pengiriman.

Menyusun jadwal dan kebutuhan pengiriman barang ke lokasi kerja, pelatihan, inspeksi, atau kegiatan operasional lainnya. Mengatur proses pengemasan, penyiapan dokumen, pemilihan jasa pengiriman, dan pemantauan status barang.

Membandingkan biaya pembelian dengan anggaran yang telah disetujui dan mengidentifikasi potensi penghematan. Mengarsipkan permintaan pembelian, penawaran harga, PO, surat jalan, bukti penerimaan, dan dokumen pendukung lainnya.

Menyusun rencana pengadaan berdasarkan kebutuhan operasional, data pemakaian, dan persediaan yang tersedia. Membuat matriks penilaian pemasok untuk menentukan pilihan berdasarkan kualitas, harga, layanan, dan ketepatan pengiriman.

Memahami alur permintaan barang, persetujuan pembelian, pemilihan pemasok, pemesanan, hingga penerimaan barang. Memahami prosedur internal terkait pembelian, penerimaan, penyimpanan, distribusi, dan pengendalian persediaan.

Menyusun PO berdasarkan permintaan yang telah disetujui, termasuk spesifikasi, jumlah, harga, dan jadwal pengiriman. Menilai pemasok berdasarkan ketepatan waktu, kesesuaian barang, kualitas, kelengkapan dokumen, dan respons pelayanan.

Menentukan batas persediaan minimum dan kebutuhan pemesanan ulang berdasarkan tingkat pemakaian. Mengatur penyimpanan APD dan peralatan pendukung sesuai petunjuk produsen, kondisi lingkungan, serta ketentuan keselamatan yang relevan.

Memantau masa berlaku atau umur pakai barang apabila relevan, serta jadwal pemeriksaan, kalibrasi, atau pemeliharaan peralatan sesuai ketentuan. Mendokumentasikan barang rusak, kurang jumlah, salah spesifikasi, atau tidak sesuai pesanan dan mengoordinasikan tindak lanjut.

Membuat laporan pembelian, persediaan, penggunaan barang, biaya pengadaan, dan distribusi secara berkala. Memahami KPI seperti ketepatan waktu pengiriman, akurasi stok, kesesuaian barang, dan efisiensi biaya.

Melaksanakan simulasi dari permintaan barang, perbandingan penawaran, penerbitan PO, penerimaan, pencatatan stok, hingga distribusi. Menyusun laporan pengadaan dan logistik berdasarkan studi kasus kebutuhan perlengkapan K3, lengkap dengan evaluasi pemasok, stok, biaya, dan rekomendasi perbaikan.