Staff Administrasi Project

Pada bulan pertama, peserta difokuskan pada penguasaan teori dasar administrasi perkantoran dan sistem dokumentasi proyek di PT. Burhani Putra Perkasa. Materi mencakup pemahaman struktur organisasi proyek konstruksi, standar tata naskah dinas (format surat proyek, berita acara, memo internal), serta prinsip dasar pengarsipan dokumen teknik (document control). Peserta juga mempelajari etika komunikasi bisnis dan koordinasi antar-divisi (relevan untuk Ilkom/Manajemen), serta pengenalan elemen kompetensi SKKNI Administrasi. Tujuannya adalah membangun ketelitian dan pemahaman standar tata krama bisnis sebelum peserta mengolah data administrasi proyek aktual.

Mengimplementasikan teori tata naskah dari bulan pertama, peserta mulai mempraktikkan pembuatan surat-menyurat resmi proyek konstruksi. Peserta menyusun draf surat keluar masuk dengan instansi atau sub-kontraktor, membuat Berita Acara Serah Terima (BAST) lapangan, serta menyusun memo koordinasi harian untuk mendukung kelancaran operasional di site office.Output SKKNI: Peserta mampu memproduksi dokumen korespondensi dan tata naskah kedinasan proyek konstruksi secara rapi, profesional, dan sesuai format standar perusahaan.

Berbekal surat-menyurat dan dokumen teknik yang masuk, peserta mempraktikkan tata kelola kearsipan khusus proyek (Document Control). Peserta melakukan klasifikasi, indeksasi, dan pengkodean dokumen gambar kerja (Shop Drawing), spesifikasi teknis, serta dokumen kontrak secara fisik maupun digital (cloud-based storage), memastikan revisi terbaru cepat terlacak oleh tim teknik.Output SKKNI: Peserta mampu menerapkan sistem kearsipan modern dan mengoperasikan pengendalian dokumen teknik (document control) agar aman dan mudah diakses.

Menyambung pengelolaan arsip dari bulan sebelumnya, peserta kini berlatih mengolah data operasional harian proyek. Peserta mempraktikkan entri data rekapitulasi kehadiran staf lapangan, pencatatan logistik keluar-masuk material dari laporan harian site engineer ke dalam spreadsheet, serta membantu menyusun draf ringkasan laporan mingguan proyek.Output SKKNI: Peserta mampu mengoperasikan aplikasi perkantoran untuk mengolah data administratif operasional dan menyusun rekapitulasi laporan harian proyek.

Mengoptimalkan keilmuan Ilmu Komunikasi dan Manajemen, peserta mempraktikkan pengelolaan komunikasi eksternal dan internal di kantor proyek. Peserta melayani tamu atau stakeholder proyek, mengelola penjadwalan rapat koordinasi mingguan, serta mempraktikkan penulisan notulensi rapat (minutes of meeting) secara akurat dan mendistribusikannya kepada pihak terkait.Output SKKNI: Peserta mampu memberikan layanan prima (service excellence), melakukan komunikasi bisnis profesional, dan mengatur administrasi pertemuan/rapat proyek.

Sebagai tahap akhir penutupan proyek, peserta mempraktikkan penyusunan dokumen pengarsipan akhir proyek (Project Close-out Administration) serta merapikan As-Built Drawing dan dokumen jaminan. Sisa waktu magang difokuskan penuh untuk mengumpulkan, menyeleksi, dan menyusun seluruh bukti kerja (Draf surat, log document control, rekap data harian, notulensi rapat) ke dalam satu map portofolio.Output SKKNI: Peserta memiliki kelengkapan bukti kerja (portofolio) administratif yang valid, terstruktur, dan siap diajukan sebagai prasyarat mendaftar proses Asesmen Sertifikasi BNSP skema Staf Administrasi Proyek.