Staff Front Office

Peserta mempelajari fungsi dan peran Front Office dalam mendukung citra dan kelancaran operasional perusahaan, standar pelayanan profesional, etika komunikasi, penerimaan tamu, komunikasi melalui telepon dan media lainnya, pengelolaan informasi, kerahasiaan informasi, serta SOP dan alur koordinasi dengan bagian terkait.

Peserta melakukan praktik komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal, mengidentifikasi kebutuhan informasi, memberikan informasi sesuai kewenangan, menerima dan meneruskan pesan, serta melakukan pencatatan informasi secara tepat. Peserta juga belajar menangani berbagai situasi pelayanan dengan menerapkan komunikasi yang profesional dan solutif.

Peserta melakukan praktik pengelolaan administrasi dokumen dan barang yang diterima melalui Front Office, mulai dari penerimaan, pengecekan, pencatatan, pengelompokan, hingga distribusi kepada pihak terkait. Peserta juga melakukan pengarsipan dan pembaruan data agar informasi mudah ditelusuri ketika dibutuhkan

Peserta melakukan praktik koordinasi kebutuhan pelayanan dengan bagian terkait, termasuk menghubungkan tamu atau pihak eksternal dengan PIC yang tepat, melakukan follow-up kebutuhan layanan, mencatat aktivitas dan status penyelesaian, serta membantu memastikan kebutuhan pelayanan ditindaklanjuti dengan baik.

Peserta melakukan praktik pengumpulan dan pengolahan data aktivitas Front Office untuk mengetahui pola kebutuhan pelayanan, jenis permintaan yang sering muncul, kendala dalam proses kerja, serta aktivitas yang membutuhkan tindak lanjut. Peserta membantu menyusun rekapitulasi dan melakukan evaluasi sederhana untuk menemukan peluang peningkatan kualitas pelayanan dan administrasi.

Peserta melakukan praktik kerja Front Office secara terintegrasi mulai dari menerima kebutuhan pelayanan, berkomunikasi dengan pihak terkait, mengelola informasi dan dokumen, melakukan koordinasi, mencatat aktivitas, hingga memastikan tindak lanjut. Pada akhir masa magang, peserta membuat satu program atau alat bantu yang bertujuan meningkatkan efektivitas, ketepatan, atau kemudahan proses kerja Front Office berdasarkan permasalahan yang ditemukan selama praktik. Peserta mempresentasikan permasalahan, solusi yang dibuat, cara penerapan, dan manfaat program kepada pembimbing sebagai bagian dari evaluasi akhir.