Staff General Affairs Intern

Fokus: pengenalan pekerjaan dan prosedur Kegiatan: - Mengikuti pengenalan perusahaan, struktur organisasi, dan fungsi departemen GA. - Mempelajari SOP, alur permintaan layanan, dan prosedur administrasi GA. - Membantu pengarsipan dokumen fisik dan digital. - Membantu pencatatan surat masuk, surat keluar, serta permintaan kebutuhan umum. - Mempelajari penggunaan Microsoft Excel atau aplikasi administrasi perusahaan. Hasil pembelajaran: peserta memahami alur kerja GA dan mampu membantu pencatatan serta pengarsipan dasar.

Fokus: pencatatan dan pengendalian aset Kegiatan: - Membantu pendataan aset dan inventaris kantor. - Memperbarui daftar barang berdasarkan hasil pemeriksaan fisik. - Membantu pencatatan peminjaman, pengembalian, dan perpindahan aset. - Membantu pemeriksaan kondisi perlengkapan kerja. - Membuat rekapitulasi aset dan melaporkan perbedaan data kepada mentor. Hasil pembelajaran: peserta mampu menyusun data inventaris yang terstruktur dan membantu proses pemeriksaan aset.

Fokus: kebutuhan operasional perusahaan Kegiatan: - Membantu merekap permintaan barang dan jasa dari departemen terkait. - Mengumpulkan dan mengadministrasikan penawaran harga vendor. - Membantu membandingkan spesifikasi, harga, dan waktu pengiriman berdasarkan arahan mentor. - Memantau status pemesanan dan penerimaan barang. - Memperbarui database vendor dan menyusun rekapitulasi kebutuhan operasional. Hasil pembelajaran: peserta memahami alur administrasi pengadaan dan dokumentasi transaksi sesuai prosedur perusahaan.

Fokus: fasilitas kerja dan operasional kantor Kegiatan: - Membantu inspeksi rutin kondisi fasilitas kantor. - Mencatat kerusakan sarana kerja dan kebutuhan perbaikan. - Memantau jadwal pemeliharaan fasilitas dan kendaraan operasional apabila menjadi lingkup GA. - Membantu memonitor kebersihan, kerapian, dan ketersediaan perlengkapan kantor. - Merekap keluhan pengguna fasilitas serta status tindak lanjutnya. Hasil pembelajaran: peserta mampu membuat checklist inspeksi dan laporan pemantauan fasilitas secara teratur.

Fokus: ketelitian administrasi dan pelaporan Kegiatan: - Membantu mengumpulkan dan memeriksa kelengkapan dokumen tagihan operasional GA. - Merekap pengeluaran rutin sesuai bukti transaksi yang tersedia. - Membantu mencocokkan dokumen pendukung dengan data administrasi. - Menyusun laporan pemakaian perlengkapan dan kebutuhan operasional. - Membuat rekapitulasi bulanan menggunakan spreadsheet untuk diperiksa mentor. Hasil pembelajaran: peserta mampu menyiapkan laporan administrasi yang rapi, akurat, dan dapat ditelusuri.

Fokus: penerapan kompetensi dan tugas akhir Kegiatan: - Melaksanakan tugas administrasi GA yang menggabungkan materi bulan sebelumnya. - Membantu memperbarui database aset, vendor, fasilitas, dan dokumen operasional. - Mengidentifikasi kendala administrasi sederhana dan mengusulkan perbaikan kepada mentor. - Menyusun laporan hasil kegiatan magang dan dokumentasi pekerjaan. - Mempresentasikan hasil pembelajaran serta mengikuti evaluasi akhir. Hasil pembelajaran: peserta menunjukkan kemampuan melaksanakan tugas GA dasar secara sistematis, bertanggung jawab, dan tetap di bawah supervisi.