Staff Purchasing

Melakukan riset pasar untuk menemukan calon vendor/supplier yang mampu menyediakan barang atau jasa sesuai spesifikasi perusahaan.

Mengirimkan Request for Quotation ke beberapa vendor untuk membandingkan harga, syarat pembayaran (payment terms), dan waktu pengiriman.

Memeriksa formulir permintaan barang dari departemen internal (misal: tim gudang, IT, atau operasional) untuk memastikan spesifikasi dan alasannya jelas.

Membuat dokumen kesepakatan jual-beli resmi (PO) dan mengirimkannya ke vendor yang telah dipilih.

Bekerja sama dengan tim Gudang/QC untuk memastikan barang yang datang jumlah dan kondisinya sesuai dengan spesifikasi di PO.

Mengumpulkan dokumen lengkap (PO, Surat Jalan/Delivery Order, dan Invoice dari vendor) untuk diteruskan ke tim Finance/Accounting agar pembayaran dapat diproses.

Memproses Formulir Permintaan (Purchase Requisition): Menerima dan memeriksa formulir permintaan barang yang diajukan oleh berbagai departemen (F&B, Housekeeping, Front Office, dll). Membuat Purchase Order (PO): Menerbitkan dokumen PO resmi berdasarkan permintaan yang sudah disetujui oleh manajemen (Purchasing Manager/Financial Controller), lalu mengirimkannya ke vendor.

Mencari Vendor Terbaik: Mencari, menyeleksi, dan membandingkan supplier baru untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik (minimal meminta 3 penawaran harga/kuotasi untuk barang non-rutin).

Melakukan Negosiasi: Menegosiasikan harga barang, diskon, biaya pengiriman, serta sistem pembayaran (Term of Payment) dengan pihak supplier agar menguntungkan arus kas hotel. Memelihara Hubungan Baik: Menjaga komunikasi yang profesional dengan vendor lama dan baru untuk memastikan pelayanan mereka tetap prima.

Memantau Pengiriman (Follow-up): Memastikan vendor mengirimkan barang sesuai tanggal yang dijanjikan, terutama untuk kebutuhan mendesak (urgent order) seperti bahan makanan segar untuk event wedding atau banquet. Koordinasi dengan Tim Receiving (Penerimaan): Bekerja sama dengan bagian Receiving untuk memastikan barang yang datang jumlah dan kualitasnya sesuai dengan PO.

Mengurus Retur Barang: Jika ditemukan barang yang rusak, kedaluwarsa, atau tidak sesuai spesifikasi saat diperiksa oleh tim Receiving, Purchasing Staff wajib menghubungi vendor untuk meminta penggantian atau retur.

Melakukan Market Survey: Rutin melakukan survei pasar secara berkala untuk memantau fluktuasi harga bahan baku segar (perishable goods) seperti sayur, buah, dan daging. Melakukan pembelanjaan ke market lapangan secara langsung untuk memenuhi kebutuhan operasional. Pengarsipan Dokumen: Menyusun dan merapikan semua dokumen pembelian (PR, PO, nota penawaran) ke dalam sistem (seperti VHP, Realta, atau SAP) agar mudah diaudit oleh tim Accounting.