Staff Purchasing

Memahami peran Staff Purchasing dalam memenuhi kebutuhan barang perusahaan dan pelanggan secara tepat waktu serta sesuai anggaran. Mempelajari alur permintaan pembelian, pencarian pemasok, permintaan penawaran, pemilihan pemasok, penerbitan PO, hingga penerimaan barang.

Mencari pemasok potensial melalui direktori bisnis, distributor resmi, produsen, marketplace bisnis, dan jaringan pemasok. Membuat dan memperbarui database pemasok yang mencakup identitas, kontak, kategori barang, wilayah layanan, dan riwayat transaksi.

Mempelajari negosiasi harga, diskon, minimum order, biaya pengiriman, termin pembayaran, garansi, dan waktu penyerahan barang. Membuat PO yang memuat identitas pemasok, deskripsi barang, jumlah, harga, jadwal pengiriman, serta ketentuan transaksi.

Memantau status pesanan mulai dari konfirmasi pemasok, persiapan barang, pengiriman, hingga penerimaan. Melakukan tindak lanjut kepada pemasok terkait stok, jadwal pengiriman, perubahan harga, dan kendala pemenuhan pesanan.

Menghitung total biaya pembelian, termasuk harga barang, pengiriman, penanganan, dan komponen biaya lain yang relevan. Membantu menyusun rencana kebutuhan pembelian berdasarkan permintaan pelanggan, proyeksi kebutuhan, dan batas anggaran.

Memastikan dokumen pembelian dan penerimaan barang mendukung proses verifikasi invoice serta pembayaran kepada pemasok. Menggunakan spreadsheet, aplikasi purchasing, atau sistem ERP untuk mengelola data pemasok, PO, harga, dan status pesanan.

Memahami spesifikasi, jumlah, kualitas, merek, satuan, dan waktu kebutuhan barang berdasarkan permintaan yang diterima. Mengelompokkan barang berdasarkan jenis, fungsi, tingkat kebutuhan, ketersediaan, dan karakteristik pemasok.

Membandingkan penawaran pemasok berdasarkan harga, kualitas, biaya pengiriman, pajak yang relevan, waktu pengiriman, dan ketentuan pembayaran. Memeriksa kelengkapan dokumen usaha, legalitas yang relevan, kemampuan pasokan, serta referensi dan rekam jejak pemasok.

Memantau status persetujuan internal dan memastikan pembelian dilakukan sesuai batas kewenangan. Mengelola dokumen RFQ, penawaran, PO, kontrak, korespondensi, dan bukti transaksi secara terstruktur.

Memahami stok minimum, stok pengaman, waktu tunggu pengadaan (lead time), serta hubungan antara persediaan dan kebutuhan pembelian. Membantu proses dokumentasi retur, penggantian barang, klaim garansi, dan penyelesaian ketidaksesuaian pesanan.

Mengenali risiko keterlambatan, perubahan harga, ketergantungan pada pemasok tertentu, barang palsu, dan ketidaksesuaian spesifikasi. Membuat laporan pembelian, status pesanan, evaluasi pemasok, perbandingan harga, dan rekomendasi perbaikan proses pengadaan.

Mempraktikkan proses mulai dari penerimaan PR, pencarian pemasok, evaluasi penawaran, penerbitan PO, hingga penerimaan barang. Menyusun portofolio pengadaan yang mencakup database pemasok, perbandingan harga, dokumen PO, monitoring pesanan, dan laporan evaluasi.