Staff Rekam Medis

Peserta magang mempelajari profil rumah sakit, budaya kerja, struktur organisasi, etika dan komunikasi profesional, serta prinsip kerahasiaan informasi pasien. Peserta juga diperkenalkan pada fungsi dan ruang lingkup administrasi divisi penunjang medis, alur kerja, pengelolaan dokumen, serta koordinasi dengan unit terkait. Pada akhir bulan ke-1, peserta diharapkan memahami lingkungan kerja rumah sakit, fungsi, regulasi, peserta diharapkan mampu memahami alur kerja unit rekam medis, mengenali jenis dan fungsi dokumen rekam medis, serta melakukan pengelompokan dan penataan dokumen dasar sesuai SOP di bawah supervisi pembimbing.

Membantu proses assembling, yaitu penyusunan dokumen rekam medis berdasarkan urutan formulir, jenis pelayanan, dan standar kelengkapan yang ditetapkan rumah sakit. Melakukan pemeriksaan awal terhadap kelengkapan administratif dokumen serta mengidentifikasi formulir yang belum lengkap untuk ditindaklanjuti oleh petugas yang berwenang. Pada akhir bulan kedua, peserta diharapkan mampu menyusun dokumen rekam medis secara sistematis, melakukan pemeriksaan awal terhadap kelengkapan dokumen, serta mengidentifikasi ketidaksesuaian administratif sesuai prosedur yang berlaku.

Melaksanakan kegiatan scanning dan digitalisasi dokumen rekam medis pasien ke dalam format PDF sesuai prosedur dan standar kualitas yang ditetapkan rumah sakit. Membantu memastikan hasil pemindaian terbaca dengan jelas, seluruh halaman terdokumentasi, serta urutan dokumen sesuai dengan berkas aslinya. Melakukan pengelompokan dan penamaan file digital sesuai ketentuan serta membantu penyimpanan dokumen ke sistem yang telah ditentukan. Pada akhir bulan ketiga, peserta diharapkan mampu melakukan scanning dan digitalisasi dokumen rekam medis ke dalam format PDF dengan memperhatikan keterbacaan, kelengkapan halaman, ketepatan urutan, dan tata cara penyimpanan sesuai SOP.

Membantu pelaksanaan filing atau penyimpanan dokumen rekam medis fisik berdasarkan sistem pengarsipan, nomor rekam medis, dan ketentuan penempatan dokumen yang berlaku. Membantu penataan, penelusuran, serta pengembalian dokumen ke lokasi penyimpanan yang sesuai. Selain itu, membantu penataan arsip rekam medis elektronik melalui pengelompokan file hasil digitalisasi dan pemeriksaan kesesuaian identitas dokumen sesuai prosedur penyimpanan. Pada akhir bulan keempat, peserta diharapkan mampu melakukan pengarsipan dan penataan dokumen rekam medis manual maupun elektronik secara teratur, serta membantu proses penelusuran dan pengembalian dokumen sesuai sistem penyimpanan rumah sakit.

Membantu proses identifikasi, pendataan, dan pengelompokan dokumen rekam medis yang telah memasuki masa retensi berdasarkan jadwal retensi arsip serta kebijakan rumah sakit dan ketentuan yang berlaku. Melakukan pencatatan dokumen yang perlu ditindaklanjuti dalam proses retensi, baik untuk arsip manual maupun elektronik, serta membantu penataan dokumen berdasarkan kategori dan status penyimpanannya. Peserta juga mempelajari prosedur penyimpanan arsip inaktif dan tahapan administrasi pemusnahan dokumen sesuai kewenangan petugas yang bertanggung jawab. Pada akhir bulan kelima, peserta diharapkan mampu membantu pendataan, pengelompokan, dan pencatatan arsip rekam medis yang memasuki masa retensi serta memahami prosedur pengelolaan arsip inaktif dan administrasi pemusnahan sesuai ketentuan yang berlaku.

Melaksanakan praktik terpadu yang mencakup pengelolaan dokumen, assembling, scanning, filing, pemeriksaan kelengkapan, serta pendataan retensi rekam medis di bawah supervisi pembimbing. Membantu memeriksa kesesuaian antara dokumen fisik dan hasil digitalisasi, memantau kerapian penyimpanan arsip, serta menyusun rekapitulasi kegiatan administrasi rekam medis sebagai bahan evaluasi. Pada akhir bulan keenam, peserta diharapkan mampu menerapkan keterampilan dasar pengelolaan rekam medis secara terintegrasi, melaksanakan tugas administrasi dengan teliti sesuai SOP, menjaga kerahasiaan informasi pasien, serta menyusun laporan kegiatan magang sebagai bentuk evaluasi kompetensi yang telah diperoleh.