Tata Usaha (Direktorat Keuangan)

Mempelajari dasar-dasar kearsipan, fungsi arsip aktif dan inaktif, prinsip asal-usul dan aturan asli, klasifikasi arsip, siklus hidup arsip, serta pengenalan tata naskah dan prosedur pengelolaan arsip di lingkungan Direktorat Keuangan. Melakukan observasi ruang dan sarana penyimpanan, mengenali jenis dokumen, serta berlatih mengidentifikasi arsip dengan bimbingan pembimbing.

Melaksanakan identifikasi, pengelompokan berdasarkan klasifikasi, pemberian indeks dan kode serta pemberkasan arsip aktif sesuai fungsi dan kegiatan unit kerja. Memeriksa kelengkapan berkas, urutan dokumen, dan kesesuaian dengan prosedur yang ditetapkan; mencatat berkas yang memerlukan perbaikan di bawah supervisi pembimbing.

Melakukan penataan arsip aktif secara sistematis, menyusun daftar berkas dan daftar isi berkas, memberi label atau identitas berkas, serta menempatkan berkas pada sarana penyimpanan yang sesuai. Mempraktikkan pencatatan lokasi simpan dan simulasi temu kembali agar arsip dapat ditemukan secara cepat dan akurat.

Mengidentifikasi arsip yang telah menurun frekuensi penggunaannya bersama pembimbing, memeriksa kelengkapan dan kondisi fisik, memilah arsip sesuai kelompok dan periode serta menyiapkan arsip inaktif untuk dipindahkan ke tempat penyimpanan. Mempraktikkan pencatatan dan pelabelan boks serta penyusunan daftar arsip inaktif dengan tetap mengikuti kewenangan dan prosedur unit kerja.

Melaksanakan penataan arsip inaktif dalam boks dan rak sesuai sistem penomoran serta lokasi simpan yang ditetapkan. Mempraktikkan perlindungan fisik arsip, pengendalian akses, pencatatan peminjaman, pemantauan kondisi penyimpanan, dan layanan temu kembali berdasarkan daftar arsip tanpa mengubah atau memusnahkan arsip di luar kewenangan.

Melaksanakan praktik terpadu penataan arsip aktif dan inaktif berdasarkan arahan pembimbing, memeriksa kelengkapan daftar berkas dan daftar isi berkas, menguji ketepatan temu kembali, serta mengevaluasi kerapian, konsistensi klasifikasi, keamanan, dan ketertiban penyimpanan. Menyusun laporan akhir yang memuat kegiatan, hasil, kendala, dokumentasi yang diizinkan, serta saran perbaikan pengelolaan arsip di Sekretariat dan Tata Usaha Direktorat Keuangan.