Trainee Admin Engineering (Hotel)

• Perkenalan dengan manajemen dan orientasi hotel • Grooming & personal hygiene • Heartist Service Culture & standar pelayanan Novotel

• Mengembangkan kemampuan administrasi dan pemantauan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kebutuhan operasional departemen Engineering dan kebutuhan tak terduga yang terjadi dalam operasional hotel secara keseluruhan • Pengenalan manning principles, struktur organisasi, dan alokasi tenaga kerja • Pemahaman dasar kebutuhan personel berdasarkan fungsi, shift, dan cakupan pekerjaan • Administrasi jadwal kerja, roster, dan pembagian shift sesuai arahan atasan

• Pencatatan laporan kerusakan dan permintaan perbaikan (sistem JDS) • Pengenalan work order dan alur penanganannya (sistem JDS &manual WO) • Pengelolaan data pekerjaan berdasarkan status: pending, in progress, dan completed • Koordinasi administrasi dengan Engineering Technician dan departemen user • Pemantauan tindak lanjut pekerjaan serta dokumentasi penyelesaiannya • Pengarsipan laporan perbaikan dan dokumen pendukung • Penyusunan rekapitulasi pekerjaan harian atau mingguan • Pencatatan kehadiran, cuti, izin, dan perubahan jadwal kerja • Pengenalan dokumen-dokumen penunjang pengupahan

• Pengenalan konsep preventive maintenance dan tujuannya • Memahami administrasi pemeliharaan preventif dan mendukung pemantauan jadwal serta penyelesaian pekerjaan sesuai timeline • Pembaruan data jadwal dan dokumentasi pemeliharaan • Penyusunan laporan sederhana mengenai pencapaian jadwal pemeliharaan

• Pengenalan prinsip ketelitian data, kerahasiaan dokumen, dan kepatuhan terhadap prosedur pelaporan lingkungan • Pengenalan dokumen-dokumen dalam penyusunan laporan operasional Engineering, pengelolaan dokumen teknis, serta membantu pengumpulan dan rekapitulasi data untuk kebutuhan pelaporan lingkungan dan kepatuhan hotel kepada Dinas Lingkungan Hidup (DLH) dan instansi terkait

• Mampu mengelola administrasi work order dari penerimaan laporan hingga pencatatan penyelesaian secara mandiri • Mampu melakukan pemantauan jadwal dan dokumentasi preventive maintenance • Mampu melakukan pembaruan data manning principles, roster, dan rekapitulasi kebutuhan personel di bawah supervisi minimal • Mampu menyusun laporan operasional bulanan ang ditugaskan oleh Mentor • Hasil kerja konsisten dalam hal kelengkapan dokumen administrasi dan ketepatan waktu • Dapat berkoordinasi tindak lanjut dengan tim teknis dan departemen terkait secara mandiri • Penerapan SOP, ketelitian administrasi, dan komunikasi antar departemen dilakukan secara profesional

• Pengenalan tim dan pembagian section kerja departemen Engineering • Memahami fungsi departemen Engineering • Memahami alur kerja operasional • Memahami dasar administrasi pemeliharaan dan perbaikan fasilitas hotel

• Administrasi jadwal kerja, roster, dan pembagian shift sesuai arahan Mentor • Pengelolaan data jumlah personel aktual dibandingkan dengan kebutuhan yang ditetapkan • Pencatatan kehadiran, cuti, izin, dan perubahan jadwal kerja • Penyediaan dokumen-dokumen penunjang pengupahan • Pemantauan kebutuhan pengganti ketika terdapat ketidakhadiran atau kekosongan jadwal • Penyusunan rekapitulasi tenaga kerja dan pelaporan ketidaksesuaian • Koordinasi administrasi dengan atasan departemen dan People & Culture sesuai kebutuhan

• Pencatatan laporan kerusakan dan permintaan perbaikan (sistem JDS) • Pengenalan work order dan alur penanganannya (sistem JDS &manual WO) • Pengelolaan data pekerjaan berdasarkan status: pending, in progress, dan completed • Koordinasi administrasi dengan Engineering Technician dan departemen user • Pemantauan tindak lanjut pekerjaan serta dokumentasi penyelesaiannya • Pengarsipan laporan perbaikan dan dokumen pendukung • Penyusunan rekapitulasi pekerjaan harian atau mingguan

• Pengelolaan jadwal pemeliharaan rutin fasilitas dan peralatan hotel • Pencatatan checklist dan laporan pelaksanaan pemeliharaan • Pemantauan pekerjaan yang telah selesai, tertunda, atau belum dilaksanakan • Pembaruan data jadwal dan dokumentasi pemeliharaan • Koordinasi jadwal pekerjaan dengan tim teknis dan departemen terkait • Penyusunan laporan sederhana mengenai pencapaian jadwal pemeliharaan • Membantu menyiapkan rekapitulasi pemeliharaan untuk ditinjau oleh Mentor

• Penyusunan dan rekapitulasi laporan aktivitas serta pekerjaan Engineering secara berkala • Pengumpulan dan pengarsipan data pendukung pelaporan lingkungan, termasuk dokumen terkait AMDAL atau dokumen lingkungan yang berlaku di hotel • Membantu memperbarui catatan pemantauan lingkungan sesuai penugasan, seperti penggunaan air dan energi, pengelolaan air limbah, serta data pendukung lainnya yang relevan • Melakukan checklist awal atas kelengkapan dokumen, formulir, dan data pendukung pelaporan • Membantu menyusun rekapitulasi data bulanan untuk kebutuhan pelaporan kepada DLH dan instansi kepatuhan terkait • Pengelolaan jadwal pelaporan, pengingat tenggat waktu, serta pengarsipan bukti dan dokumen pendukung • Koordinasi pengumpulan data dengan personel Engineering dan departemen terkait di bawah arahan Mentor

• Mengintegrasikan kompetensi administrasi yang telah dipelajari untuk mendukung kelancaran operasional departemen Engineering secara akurat dan tepat waktu • Final Assessment dengan Mentor • Mampu menjalankan SOP secara umum dan menyusun hand over list untuk trainee berikutnya

• Pengenalan fungsi dan tanggung jawab departemen Engineering (shadowing Mentor) • Pengenalan struktur organisasi, pembagian tugas, dan koordinasi dengan departemen lain • Pengenalan fasilitas hotel, peralatan teknis, dan istilah dasar Engineering • Pengelolaan dokumen, pengarsipan, dan administrasi departemen • Pengenalan SOP, standar keselamatan kerja, dan prosedur pelaporan kerusakan • Pengenalan sistem komunikasi dan pencatatan pekerjaan Engineering • Pengenalan dasar pengaturan manning, struktur tenaga kerja, dan kebutuhan personel departemen