Event Management Officer

Orientasi nilai perusahaan, struktur organisasi Catering & Event Management, serta profil grup/klien utama.

Penyusunan BEO yang mendetail memuat jadwal acara, rincian menu F&B, layout ruangan, kebutuhan audio-visual, dan instruksi khusus.

Penjadwalan dan penyiapan sesi pembuatan dan cicip menu (food tasting) antara klien, Event Manager, dan Executive Chef.

Pelaksanaan pemeriksaan akhir (checklist) terkait kebersihan ruangan, suhu, pencahayaan, layout meja-kursi, dan kesiapan buffet/coffee break.

Pencatatan dan verifikasi jumlah tamu aktual (cover count) yang hadir dibandingkan dengan jumlah jaminan (guaranteed count).

Pengumpulan survei kepuasan pelanggan (Guest Satisfaction Index), analisis masukan klien, dan rapat evaluasi internal (post-con review).

Pengenalan detail dimensi ruangan, batas beban, tipe set-up (Classroom, Theater, U-Shape, Banquet/Round Table, Cocktail), dan fasilitas AV/lighting.

Prosedur distribusi BEO ke seluruh departemen terkait dan pengelolaan alur revisi mendadak dari klien.

Penyiapan dan pelaksanaan rapat teknis bersama penyelenggara acara (EO/Client) dan para kepala departemen hotel.

Menyambut kedatangan pimpinan grup/klien dan menjadi titik kontak utama (single point of contact) selama acara berlangsung.

Perekapan jumlah konsumsi F&B tambahan, penggunaan barang pecah belah, serta pemakaian fasilitas ekstra.

Penyusunan proposal proyek inovasi (misal: digitalisasi alur pembuatan BEO, efisiensi waktu set-up banquet, atau pembuatan paket themed coffee break kreatif).

Pemahaman variasi menu buffet, set menu, coffee break, outside catering, dan penanganan batasan diet (dietary requirements).

Penyusunan dokumen rangkuman untuk acara grup besar yang mencakup alokasi kamar, jadwal makan, dan meeting space.

Koordinasi dengan pihak ketiga/vendor luar (dekorasi, sound system, dokumentasi, pertunjukan) terkait jadwal loading dan unloading barang.

Pemantauan alur keluar-masuk makanan, ketepatan waktu coffee break, serta koordinasi dengan tim Banquet Service dan Kitchen.

Penyusunan ringkasan tagihan akhir acara (Event Master Bill), pengecekan deposit, dan verifikasi tanda tangan pengesahan dari klien.

Penyusunan Laporan Akhir MagangHub Kemnaker dan penilaian akhir kompetensi oleh Catering & Event Manager.

Standar penampilan profesional dan tata cara penanganan komunikasi dengan penyelenggara acara (Event Organizer/Meeting Planner).

Input dan pemutakhiran status pemesanan function room pada sistem manajemen properti.

Verifikasi kesiapan teknis mencakup proyektor, sound system, mikrofon, tata cahaya, dan koneksi internet bersama tim Engineering/IT.

Penanganan kendala teknis atau perubahan mendadak dari klien di lokasi acara secara cepat dan profesional.

Evaluasi kesiapan karier sebagai Event Executive / Banquet Sales Coordinator dan penyerahan sertifikat magang.