Staff Accounting

Bulan pertama difokuskan pada pengenalan lingkungan kerja dan dasar-dasar perputaran uang tunai. Peserta magang belajar pemahaman alur kas hotel, pencatatan transaksi kasir harian, manajemen petty cash. Selain itu, mereka mulai dilatih melakukan rekonsiliasi pembayaran digital modern (seperti e-wallet dan QRIS) yang saat ini sangat masif digunakan. Dari sisi IT, peserta magang diberikan orientasi umum mengenai Property Management System (PMS), Point of Sales (POS), dan topologi jaringan dasar yang digunakan operasional hotel.

Fokus beralih ke arus kas keluar dan manajemen vendor. Peserta magang akan bertugas menerima invoice supplier, pencocokan dengan PO, persiapan jadwal pembayaran. Mereka diajarkan alur birokrasi pembelian (purchasing), mulai dari pengajuan spesifikasi barang, perbandingan harga, hingga proses administrasi tukar faktur. Fase ini melatih mereka untuk teliti dalam memastikan keabsahan dokumen sebelum uang hotel dikeluarkan.

Setelah memahami pengeluaran, peserta magang bergeser ke arus kas masuk dan pengelolaan piutang. Mereka akan melakukan penagihan ke travel agent/corporate, rekonsiliasi kartu kredit, follow-up piutang. Bulan ini sangat penting untuk melatih komunikasi profesional (business communication) karena mereka harus menagih pembayaran kepada klien B2B atau instansi pemerintahan secara tegas namun tetap menjaga hubungan baik (hospitality mindset).

Peserta magang mulai menjalankan fungsi kontrol internal. Mereka bertugas mengecek laporan pendapatan harian dari FO dan F&B, verifikasi void/diskon guna mencegah kebocoran pendapatan (revenue leakage). Pada tahap ini, porsi IT kembali dimasukkan; peserta magang diajarkan prosedur keamanan data, seperti pentingnya back-up data harian, serta pengenalan dasar pengelolaan server (misalnya konsep Virtual Private Server / VPS) agar operasional sistem hotel dapat berjalan secara terus-menerus dan terotomatisasi.

Bulan kelima berfokus pada efisiensi operasional dan penjagaan aset. Peserta magang akan terjun langsung ke gudang (store) untuk membantu proses store requisition, inventory check, proses pembelian barang (PO), pengecekan market list. Mereka dilatih untuk menganalisis rasio pemakaian barang, khususnya penghitungan food and beverage cost, agar biaya yang dikeluarkan operasional tetap sejalan dengan anggaran (budget) yang ditetapkan.

Di bulan terakhir, peserta magang menghadapi siklus tersibuk di departemen keuangan. Mereka diwajibkan membantu persiapan laporan akhir bulan, stock opname bulanan, evaluasi akhir (closing buku). Bersamaan dengan itu, mereka juga dievaluasi kemampuan troubleshooting IT dasarnya, seperti membantu penanganan perangkat keras ringan (printer error), merespons kendala koneksi internet di kamar tamu, atau melakukan reset password sistem bagi karyawan lain. Kurikulum ini ditutup dengan penilaian kompetensi secara menyeluruh.