Admin Operasional & Invoicing Intern

Mengenal dan menguasai alur serta anatomi seluruh dokumen penting yang digunakan dalam siklus pengiriman logistik harian. Verifikasi Surat Jalan & Manifest Mempelajari komponen, keabsahan, dan pencatatan awal data pengiriman pada Surat Jalan dan Manifest muatan. Pengelolaan Proof of Delivery (POD) Melakukan pengumpulan, penyortiran, dan validasi dokumen bukti penerimaan barang (POD) dari lapangan secara tertib.

Menguasai prosedur pemeriksaan, pertanggungjawaban, dan validasi pengeluaran dana operasional harian pengemudi (uang jalan). Pemeriksaan Bukti Pengeluaran Melakukan audit terhadap kuitansi, nota, dan slip pertanggungjawaban uang jalan yang diserahkan oleh pengemudi. Rekonsiliasi Kas Operasional Mencocokkan catatan pengeluaran aktual di lapangan dengan anggaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Memahami prinsip dasar akuntansi komersial yang berkaitan langsung dengan pencatatan dan penagihan piutang pelanggan (billing). Pencatatan Tagihan Pelanggan Membantu proses rekapitulasi data pengiriman yang telah selesai untuk dijadikan dasar penerbitan faktur penagihan (invoice). Monitoring Accounts Receivable (AR) Memantau status jatuh tempo piutang dan membantu koordinasi administratif terkait status pembayaran klien.

Mengasah kemampuan analisis dalam mendeteksi, menginvestigasi, dan menyelesaikan ketidaksesuaian data operasional maupun finansial. Investigasi Selisih Data Lapangan Menganalisis perbedaan antara data muatan awal, hasil pengiriman di POD, dengan laporan tagihan atau biaya. Penyusunan Berita Acara Rekonsiliasi Membuat laporan penyesuaian (adjustment) dan dokumentasi penyelesaian selisih untuk persetujuan manajerial.

Meningkatkan efisiensi kerja administrasi melalui pemanfaatan sistem digital dan pengoptimalan format pelaporan penagihan. Digitalisasi Arsip Dokumen Penagihan Mengintegrasikan dokumen fisik (Surat Jalan, POD, Invoice) ke dalam sistem basis data digital perusahaan agar lebih mudah diakses. Penyusunan Laporan Rekapitulasi Berkala Membuat laporan analitis bulanan mengenai status penagihan dan efisiensi biaya operasional menggunakan perangkat spreadsheet lanjutan.

Menyelesaikan proyek akhir yang berfokus pada perbaikan alur kerja penagihan dan percepatan siklus pencairan piutang (Cash-to-Cash Cycle). Audit Efisiensi Siklus Invoicing Menganalisis hambatan (bottleneck) keterlambatan penerbitan tagihan dari awal pengiriman hingga faktur dikirim ke klien. Pengembangan Standar SOP Pengarsipan Dokumen Tagihan Menyusun panduan atau SOP baru untuk meminimalisasi risiko hilangnya dokumen pendukung (POD/Surat Jalan) yang dapat menghambat proses penagihan.