HR Employee Benefits

Memahami fungsi HR Administration dalam mendukung pengelolaan karyawan, khususnya dalam administrasi payroll, employee benefits, BPJS, dan database ketenagakerjaan. Peserta diperkenalkan dengan alur administrasi karyawan sejak proses joining, selama masa kerja, hingga employee exit serta pentingnya ketelitian dan kerahasiaan data karyawan.

Memahami alur proses payroll dari pengumpulan data hingga pembayaran gaji. Peserta mempelajari komponen payroll seperti basic salary, allowances, deductions, overtime, attendance, serta komponen lain yang dapat memengaruhi jumlah pembayaran karyawan.

Mempelajari proses input dan pengelolaan data absensi karyawan sebagai salah satu data pendukung dalam administrasi payroll. Peserta belajar memasukkan data kehadiran secara tepat, melakukan pengecekan terhadap kelengkapan dan kesesuaian data, serta mengidentifikasi data absensi yang belum lengkap atau membutuhkan tindak lanjut.

Memahami fungsi BPJS Kesehatan dalam employee benefits serta proses administrasinya. Peserta mempelajari proses pendaftaran peserta, perubahan data, penambahan anggota keluarga, perubahan status, pengecekan kepesertaan, serta administrasi yang berkaitan dengan BPJS Kesehatan.

Mempelajari cara melakukan monitoring terhadap masa berlaku kontrak PKWT menggunakan database atau spreadsheet. Peserta belajar membuat monitoring berdasarkan tanggal kontrak, mengidentifikasi kontrak yang akan berakhir, serta menyiapkan informasi yang diperlukan untuk proses perpanjangan atau tindak lanjut berikutnya.

Memahami pengelolaan employee benefits secara keseluruhan, termasuk BPJS dan benefit lain yang diberikan perusahaan. Peserta mempelajari proses administrasi benefit, perubahan eligibility, pencatatan benefit, serta komunikasi informasi benefit kepada karyawan atau pihak terkait.

Mempelajari pengelolaan dan pemutakhiran database karyawan yang menjadi dasar berbagai proses HR. Peserta memahami informasi penting seperti identitas karyawan, posisi, site, tanggal masuk, status hubungan kerja, data rekening, data BPJS, serta informasi lain yang diperlukan untuk proses payroll dan administrasi benefit.

Mempelajari proses pengumpulan dan validasi data yang menjadi input payroll. Peserta memahami bagaimana melakukan pengecekan terhadap data kehadiran, employee movement, salary changes, overtime, deductions, serta perubahan status karyawan sebelum data digunakan dalam proses payroll.

Mempelajari hubungan antara data absensi dengan perubahan status karyawan, seperti karyawan baru bergabung, karyawan keluar, perpindahan site, maupun perubahan periode kerja. Peserta belajar melakukan pengecekan agar data absensi sesuai dengan periode dan status karyawan yang tercatat dalam database HR.

Mempelajari administrasi BPJS Ketenagakerjaan bagi karyawan, termasuk proses registrasi, perubahan data, status kepesertaan, serta pengelolaan informasi program yang berkaitan dengan hubungan kerja. Peserta memahami pentingnya memastikan data kepesertaan sesuai dengan data karyawan.

Memahami proses administrasi ketika kontrak PKWT diperpanjang, berakhir, atau mengalami perubahan status. Peserta mempelajari cara memperbarui database dan memastikan perubahan status tersebut tercermin pada data HR, payroll, dan administrasi benefit terkait.

Mempelajari penyusunan laporan HR menggunakan data payroll, BPJS, dan PKWT. Peserta belajar menyajikan informasi seperti employee movement, jumlah peserta BPJS, status kontrak, contract expiry, dan payroll-related data dalam bentuk laporan atau dashboard yang mudah dipahami.

Memahami konsep Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) serta administrasinya. Peserta mempelajari cara mencatat data kontrak karyawan, tanggal mulai dan berakhir kontrak, status perpanjangan, serta melakukan monitoring database PKWT agar informasi masa kontrak selalu diperbarui dan dapat ditindaklanjuti tepat waktu.

Memahami pengaruh perubahan status karyawan terhadap payroll, seperti employee joining, resignation, termination, transfer site, perubahan gaji, maupun perubahan status kerja. Peserta belajar mengidentifikasi perubahan yang perlu diperhitungkan dalam payroll dan memastikan informasi tersebut tercatat secara tepat.

Mempelajari proses administrasi slip gaji, mulai dari memperoleh file payslip, melakukan pengecekan data dasar, mengelompokkan atau memisahkan payslip sesuai kebutuhan, hingga melakukan upload atau distribusi slip gaji melalui sistem yang digunakan perusahaan. Peserta juga memahami pentingnya memastikan slip gaji diberikan kepada karyawan yang tepat dan menjaga kerahasiaan informasi di dalamnya.

Mempelajari proses administrasi BPJS ketika karyawan bergabung maupun keluar dari perusahaan. Peserta memahami bagaimana employee movement memengaruhi status kepesertaan BPJS serta pentingnya ketepatan waktu dalam melakukan update data untuk mencegah ketidaksesuaian antara status karyawan dan status kepesertaan.

Mempelajari hubungan antara employee master data, payroll, BPJS, dan database PKWT. Peserta dilatih memastikan bahwa perubahan seperti joining, contract renewal, salary adjustment, transfer, maupun employee exit tercatat secara konsisten pada seluruh database dan tidak menimbulkan perbedaan informasi.

Mempelajari berbagai permasalahan yang dapat muncul dalam administrasi payroll, BPJS, dan PKWT, seperti data tidak sesuai, keterlambatan update, duplicate data, perubahan status yang belum tercatat, atau perbedaan antar-database. Peserta dilatih melakukan root cause identification dan menyusun langkah perbaikan proses.

Mempelajari pentingnya akurasi, konsistensi, dan keamanan dalam pengelolaan data HR. Peserta belajar melakukan pengecekan kelengkapan dokumen, mencocokkan data antar-dokumen dan sistem, mengelola perubahan data, serta menjaga kerahasiaan informasi pribadi karyawan.

Mempelajari dasar perhitungan payroll serta melakukan pengecekan hasil payroll. Peserta belajar memahami hubungan antara salary components, attendance, overtime, deductions, dan benefit serta melakukan reconciliation sederhana untuk menemukan kemungkinan kesalahan sebelum payroll diproses.

Mempelajari pengelolaan dokumen pendukung payroll serta proses pemberian informasi kepada karyawan terkait administrasi gaji. Peserta belajar melakukan filing dan penyimpanan dokumen payroll secara sistematis, melakukan pengecekan apabila terdapat data yang tidak sesuai, serta meneruskan pertanyaan atau kendala karyawan kepada pihak yang berwenang.

Mempelajari proses pengecekan data kepesertaan BPJS dengan database karyawan serta dokumen pembayaran iuran. Peserta belajar melakukan reconciliation antara jumlah peserta, data karyawan, iuran, dan payment records serta mengidentifikasi perbedaan yang perlu diperbaiki.

Mempelajari proses pengecekan data HR secara berkala sebelum monthly closing. Peserta melakukan reconciliation terhadap employee movement, payroll data, BPJS membership, serta PKWT database untuk memastikan seluruh perubahan karyawan telah tercatat dengan benar sebelum periode berikutnya dimulai.

Peserta melakukan simulasi atau project yang mengintegrasikan seluruh materi selama program, mulai dari employee joining, pengelolaan database, PKWT, payroll input, BPJS registration, employee movement, hingga employee exit. Peserta kemudian melakukan reconciliation dan menyusun laporan sebagai evaluasi kemampuan dalam mengelola administrasi HR secara menyeluruh.