Operation Support Administration

Memahami dasar operasional perusahaan outsourcing dan bagaimana fungsi operasional mendukung pelaksanaan layanan tenaga kerja di berbagai site atau client. Peserta diperkenalkan pada perbedaan aktivitas operasional security dan non-security, serta peran Operations Support Administrator dalam membantu kelancaran administrasi operasional.

Mempelajari administrasi dasar manpower security yang ditempatkan pada site client. Peserta belajar mengelola informasi seperti nama personel, posisi, site penempatan, status kerja, dan data pendukung lainnya berdasarkan informasi yang telah diberikan oleh tim operasional.

Mempelajari administrasi data kehadiran dan informasi operasional manpower security sebagai bagian dari supporting activity. Peserta belajar melakukan input atau update data berdasarkan sumber informasi yang tersedia serta melakukan pengecekan sederhana terhadap data yang belum lengkap atau tidak sesuai.

Memahami karakteristik administrasi tenaga kerja non-security dan perbedaannya dengan administrasi security. Peserta diperkenalkan pada jenis data dan dokumen yang perlu dikelola untuk mendukung kebutuhan operasional tenaga kerja non-security di berbagai client atau site.

Mempelajari pengelolaan data Headcount non-security sebagai bagian dari supporting activity operasional. Peserta belajar melakukan update data berdasarkan perubahan manpower yang diterima dari lapangan serta membantu memastikan database HC tetap sesuai dengan informasi terbaru.

Mempelajari proses pengecekan dan pencocokan data manpower security dan non-security dengan dokumen atau informasi pendukung. Peserta dilatih menemukan perbedaan sederhana pada data dan melakukan klarifikasi kepada pihak terkait sebelum data digunakan lebih lanjut.

Mempelajari perbedaan karakteristik tenaga kerja security dan non-security serta kebutuhan administrasi masing-masing. Peserta memahami jenis informasi yang umumnya dikelola oleh admin operasional, seperti data manpower, site, penempatan, kehadiran, dan dokumen pendukung lainnya.

Mempelajari cara melakukan monitoring Headcount security pada masing-masing site. Peserta belajar membandingkan data manpower dengan kebutuhan atau informasi operasional yang tersedia serta membantu memperbarui data apabila terdapat perubahan seperti joiner, leaver, atau perpindahan personel.

Mempelajari administrasi perubahan manpower security, seperti karyawan baru, karyawan keluar, perpindahan site, atau perubahan penempatan. Peserta belajar memperbarui database dan dokumen operasional berdasarkan informasi yang telah dikonfirmasi oleh pihak terkait.

Memahami peran Operations Support Administrator dalam membantu Relation Officer (RO) yang bekerja di lapangan. Peserta belajar menerima informasi dan dokumen dari RO, memahami kebutuhan administrasinya, serta membantu menginput atau melengkapi data sesuai format yang telah ditentukan.

Mempelajari teknik melakukan data entry secara akurat serta melakukan validasi sederhana terhadap informasi yang diterima dari Relation Officer. Peserta belajar membandingkan data dengan dokumen sumber, menemukan data yang belum lengkap, dan meneruskan ketidaksesuaian kepada pihak yang berwenang.

Mempelajari cara melakukan monitoring terhadap pekerjaan administrasi operasional yang sedang berjalan. Peserta belajar membuat atau memperbarui tracking sederhana untuk MSR, HC, document request, data update, dan pekerjaan administratif lainnya sehingga status pekerjaan dapat dipantau dengan jelas.

Mempelajari pengelolaan data dasar manpower atau Headcount (HC) yang digunakan dalam kegiatan operasional. Peserta belajar melakukan input, update, dan pengecekan data karyawan berdasarkan informasi yang diterima dari tim terkait serta memahami pentingnya menjaga kesesuaian data antara database dan kondisi operasional.

Memahami fungsi dan tujuan MSR (Manpower/Security Report) sebagai salah satu laporan pendukung kegiatan operasional security. Peserta diperkenalkan pada struktur informasi dalam MSR, sumber data yang digunakan, serta bagaimana laporan tersebut membantu monitoring kondisi manpower security di site.

Mempelajari cara melakukan pengecekan sederhana terhadap laporan operasional security sebelum digunakan atau diteruskan kepada pihak terkait. Peserta belajar memastikan kelengkapan data, kesesuaian format, periode laporan, dan informasi manpower yang tercantum di dalam laporan.

Mempelajari proses penginputan dan pembaruan data manpower non-security berdasarkan informasi yang diterima dari Relation Officer atau tim lapangan. Peserta belajar memastikan data seperti nama karyawan, site, posisi, status, dan informasi lainnya tercatat secara lengkap dan konsisten.

Mempelajari alur penerimaan dan pemrosesan permintaan administrasi dari Relation Officer atau tim lapangan. Peserta belajar mencatat request, mengidentifikasi dokumen atau data yang diperlukan, melakukan proses administrasi sesuai kewenangan, serta memonitor status penyelesaiannya.

Mempelajari cara menangani permasalahan administratif sederhana yang umum terjadi, seperti data tidak lengkap, dokumen belum diterima, informasi dari lapangan tidak sesuai, atau adanya perbedaan data. Peserta belajar melakukan pengecekan sumber informasi, mencatat masalah, dan melakukan eskalasi kepada supervisor apabila diperlukan.

Mempelajari jenis dokumen yang digunakan dalam administrasi operasional serta cara melakukan filing secara sistematis. Peserta belajar mengelompokkan dokumen berdasarkan site, client, periode, atau kebutuhan administrasi lainnya sehingga dokumen dapat ditemukan dan digunakan kembali dengan mudah.

Mempelajari proses pengisian dan pembaruan data pada MSR berdasarkan informasi yang tersedia. Peserta berlatih melakukan data entry, pengecekan kelengkapan informasi, serta membantu menyiapkan laporan MSR secara rutin sesuai format dan prosedur yang telah ditentukan.

Mengintegrasikan aktivitas administrasi security yang telah dipelajari, seperti update HC, MSR, manpower movement, attendance support, dan filing. Peserta berlatih menyelesaikan tugas administrasi sederhana berdasarkan instruksi dan prioritas yang diberikan oleh supervisor atau tim operasional.

Mempelajari proses pengelolaan dokumen administrasi yang berasal dari Relation Officer maupun tim lapangan. Peserta belajar melakukan pengecekan kelengkapan dokumen, mencatat dokumen yang masih kurang, melakukan follow-up administratif sesuai arahan, dan menyimpan dokumen dengan sistem filing yang tepat.

Mempelajari penyusunan dan pembaruan laporan administrasi operasional non-security berdasarkan data yang tersedia. Peserta belajar melakukan input data, pengecekan kelengkapan, dan formatting laporan sebelum disampaikan kepada supervisor atau pihak terkait.

Peserta melakukan project atau simulasi yang menggabungkan aktivitas administrasi security dan non-security, mulai dari menerima informasi manpower, melakukan update HC, membantu pengisian MSR, memproses data atau dokumen dari Relation Officer, melakukan pengecekan administrasi, hingga menyusun tracking atau laporan sederhana. Project dilakukan dengan supervisi untuk mengevaluasi ketelitian dan pemahaman peserta terhadap alur kerja Operations Support.