Pengelola kearsipan

Pengenalan struktur organisasi RSUD, tugas dan fungsi bagian tata usaha, unit pengolah dan unit kearsipan, tata tertib, alur administrasi, SOP, serta mekanisme koordinasi dan pelayanan administrasi rumah sakit.

Pembelajaran alur penerimaan, pencatatan, penyortiran, disposisi, pengendalian, pengiriman, serta pendistribusian surat masuk dan surat keluar sesuai tata naskah dinas.

Pembelajaran pengertian dan karakteristik arsip inaktif, pemindahan dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyusunan daftar arsip, penataan, serta standar sarana dan prasarana penyimpanan.

Pembelajaran konsep arsip elektronik, autentisitas, integritas, metadata, siklus hidup arsip digital, tata kelola dokumen elektronik, serta keamanan informasi dan pengendalian akses.

Praktik terbimbing persiapan dokumen, pemindaian, pemeriksaan kualitas hasil pindai, penamaan berkas, pemberian metadata, pengindeksan, dan penyimpanan hasil digitalisasi sesuai SOP.

Pembelajaran fungsi Jadwal Retensi Arsip (JRA), masa simpan arsip aktif dan inaktif, keterangan nasib akhir arsip, identifikasi arsip vital, serta penerapan ketentuan retensi sesuai JRA instansi yang berlaku.

Pembelajaran konsep kearsipan, jenis dan nilai guna arsip, arsip dinamis dan statis, tanggung jawab pengelola arsip, etika profesi, kerahasiaan informasi, serta ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.

Praktik terbimbing pencatatan surat, verifikasi kelengkapan naskah, pemberian nomor sesuai kewenangan, pemantauan disposisi, pengarsipan surat, dan penyusunan rekapitulasi administrasi persuratan.

Praktik terbimbing identifikasi, pengelompokan, pembungkusan, pemberian label, penataan boks, serta pembuatan daftar arsip inaktif berdasarkan ketentuan klasifikasi dan kebutuhan unit kerja.

Praktik terbimbing persiapan dokumen, pemindaian, pemeriksaan kualitas hasil pindai, penamaan berkas, pemberian metadata, pengindeksan, dan penyimpanan hasil digitalisasi sesuai SOP.

Praktik pemeriksaan masa simpan, pencocokan daftar arsip dengan JRA, identifikasi arsip yang memenuhi persyaratan pemindahan, penyusunan daftar usul pindah, serta persiapan dokumen administrasi pemindahan.

Pembelajaran jenis naskah dinas, format surat dinas, pemberian nomor dan Pembelajaran jenis naskah dinas, format surat dinas, pemberian nomor dan kode klasifikasi, penggunaan aplikasi persuratan, serta penerapan tata naskah dinas dan klasifikasi arsip sesuai peraturan pemerintah daerah dan SOP RSUD.

Praktik identifikasi arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan, penerapan kode klasifikasi, pengelompokan berkas, pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas, serta penyimpanan arsip aktif secara sistematis.

Inspeksi kondisi ruang penyimpanan, rak dan boks arsip, kebersihan, suhu dan kelembapan, risiko kebakaran, gangguan hama, serta penerapan langkah pemeliharaan dan perlindungan arsip.

Pengenalan dan simulasi penggunaan SRIKANDI atau aplikasi kearsipan yang berlaku di instansi, termasuk pengelolaan naskah dinas, klasifikasi arsip, pencarian dokumen, serta pengendalian akses pengguna.

Observasi penyusunan daftar usul musnah, proses penilaian dan persetujuan oleh pihak berwenang, kelengkapan berita acara, serta pengenalan prosedur pemusnahan dan penyerahan arsip sesuai ketentuan. Peserta tidak melakukan pemusnahan secara mandiri.

Observasi dan praktik terbimbing pengelolaan surat masuk dan keluar, pencatatan dokumen, pengelompokan arsip, penyimpanan arsip aktif, serta pengenalan alur pengelolaan arsip pada berbagai unit kerja rumah sakit.

Praktik pencarian arsip berdasarkan kode klasifikasi dan daftar arsip, pengendalian peminjaman, pencatatan penggunaan, pengembalian dokumen, serta penerapan pembatasan akses terhadap arsip yang bersifat rahasia.

Praktik inventarisasi arsip, verifikasi kesesuaian daftar dengan kondisi fisik, penentuan lokasi simpan, pencatatan perubahan lokasi, dan simulasi pencarian arsip secara cepat dan tepat.

Penerapan prosedur pengamanan akun, pembatasan hak akses, pengelolaan metadata, pemeriksaan kelengkapan dokumen elektronik, pengenalan pencadangan data, serta identifikasi dan pelaporan insiden keamanan informasi.