Admin Legal Koordinator

Materi pembelajaran : - Fungsi departemen legal. - Pengenalan dokumen hukum dan administrasi perusahaan. - Dasar tata naskah, penomoran surat, pencatatan dokumen masuk dan keluar. - Sistem pengarsipan fisik dan digital. - Kerahasiaan informasi, kontrol akses, dan etika pengelolaan dokumen. Praktik kerja - Menginventarisasi dokumen legal yang diizinkan untuk diakses. - Membuat struktur folder dan standar penamaan file. - Mencatat surat masuk, surat keluar, serta status distribusi dokumen. - Membuat daftar dokumen dan kebutuhan kelengkapan administrasi. Target akhir bulan: memahami alur administrasi legal dan mampu mengarsipkan serta mencatat dokumen dengan supervisi.

Materi pembelajaran : - Jenis dokumen perusahaan: perjanjian, surat kuasa, berita acara, dan korespondensi legal. - Struktur umum dokumen kontrak dan identifikasi informasi administratif. - Pengendalian versi dokumen dan pencatatan revisi. - Proses permintaan, pemeriksaan kelengkapan, persetujuan, dan penyimpanan dokumen. - Dasar penggunaan Excel atau Google Sheets untuk register dokumen. Praktik kerja : - Membuat register kontrak dan dokumen legal. - Memeriksa kelengkapan administratif berdasarkan checklist. - Mencatat pihak terkait, tanggal dokumen, status persetujuan, dan lokasi penyimpanan. - Mengelola daftar dokumen yang menunggu pemeriksaan atau persetujuan. Target akhir bulan : mampu memperbarui register kontrak dan mengendalikan dokumen administratif secara tertib.

Materi pembelajaran : - Pengenalan jenis perizinan dan dokumen legal sesuai bidang usaha perusahaan. - Pengelolaan data NIB, izin usaha, sertifikat, dan dokumen pendukung yang relevan. - Monitoring masa berlaku, tenggat, dan kebutuhan pembaruan dokumen. - Pengenalan kalender kepatuhan dan checklist administratif. - Dasar penelusuran informasi regulasi melalui sumber resmi dengan arahan pembimbing. Praktik kerja : - Membuat matriks perizinan dan masa berlaku dokumen. - Mengidentifikasi dokumen yang belum lengkap atau perlu ditindaklanjuti. - Menyusun kalender pengingat tenggat. - Mengumpulkan dokumen pendukung untuk proses pembaruan izin sesuai arahan. Target akhir bulan : mampu melakukan monitoring administrasi perizinan dan melaporkan dokumen yang memerlukan tindak lanjut.

Materi pembelajaran : - Teknik koordinasi dengan HR, finance, procurement, operasional, dan manajemen. - Penyusunan agenda, notulen rapat, serta daftar tindakan lanjutan. - Pengelolaan permintaan dokumen dari unit internal dan pihak eksternal. - Komunikasi bisnis profesional dan korespondensi administratif. - Penggunaan tracker tugas, prioritas, PIC, tenggat, dan status penyelesaian. Praktik kerja : - Membuat tracker permintaan dan tindak lanjut legal. - Menyusun notulen rapat dan daftar action items. - Memantau dokumen yang menunggu data, revisi, atau persetujuan. - Menyampaikan pengingat tenggat kepada PIC melalui jalur komunikasi yang disetujui. Target akhir bulan : mampu mengoordinasikan pekerjaan administratif legal dan memantau penyelesaian tugas secara sistematis.

Materi pembelajaran : - Pembuatan dashboard monitoring dokumen dan perizinan. - Penggunaan filter, fungsi spreadsheet, dan pivot table dasar. - Pengukuran ketepatan waktu, kelengkapan dokumen, dan status tindak lanjut. - Identifikasi risiko administratif dan eskalasi kepada pembimbing. - Penyusunan laporan berkala dan dokumentasi proses kerja. Praktik kerja : - Membuat laporan status kontrak, perizinan, dan dokumen penting. - Mengidentifikasi dokumen yang mendekati tenggat berdasarkan data yang tersedia. - Menganalisis hambatan proses administrasi dan keterlambatan tindak lanjut. - Menyusun rekomendasi perbaikan alur kerja administratif. Target akhir bulan : mampu menghasilkan laporan monitoring legal yang akurat, mudah dibaca, dan dapat ditindaklanjuti.

Materi pembelajaran : - Integrasi pengarsipan, monitoring kontrak, perizinan, dan koordinasi. - Penyusunan atau penyempurnaan SOP administrasi legal. - Manajemen prioritas, akuntabilitas, dan kontrol kualitas dokumen. - Presentasi hasil kerja serta serah terima administrasi. Praktik kerja : - Menjalankan proyek perbaikan administrasi legal dengan supervisi. - Menyusun sistem monitoring dokumen atau kalender kepatuhan yang dapat digunakan tim. - Mendokumentasikan SOP dan panduan penggunaan tracker. - Menyusun laporan akhir dan mempresentasikan hasil proyek. - Melakukan serah terima file dan daftar pekerjaan yang masih terbuka. Target akhir bulan : mampu menjalankan administrasi legal rutin secara mandiri sesuai SOP, batas kewenangan, dan arahan pembimbing.