Asisten Administrasi Keuangan

Peserta mempelajari profil dan struktur organisasi Puskesmas Wonokusumo, status dan karakteristik pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum Daerah (BLUD), struktur pengelola keuangan, serta alur perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban keuangan Puskesmas. Materi mencakup pengenalan sumber pendapatan, jenis belanja, aplikasi dan dokumen keuangan yang digunakan, serta pembagian fungsi pengusul, verifikator, pemberi persetujuan, dan pelaksana pembayaran. Kegiatan dilakukan melalui orientasi, observasi alur kerja, dan diskusi dengan mentor atau pengelola keuangan.

Peserta mempelajari jenis transaksi penerimaan dan pengeluaran serta berbagai dokumen pendukung keuangan, meliputi dokumen permintaan pembayaran, surat perintah membayar, invoice atau tagihan, bukti pembayaran dan transfer, kuitansi, nota pembelian, surat tugas dan perjalanan dinas, daftar hadir, dokumen kegiatan, kontrak, dan surat pesanan. Kegiatan praktik meliputi pengelompokan dokumen transaksi, pemeriksaan kelengkapan administratif menggunakan checklist, pencocokan nama, tanggal, jumlah, dan uraian transaksi, serta identifikasi dokumen yang belum lengkap. Seluruh kegiatan dilakukan di bawah supervisi mentor atau pengelola keuangan.

Peserta mempelajari prinsip dasar pencatatan transaksi keuangan, klasifikasi penerimaan dan belanja, penggunaan buku bantu, serta pencatatan kas sederhana sesuai prosedur yang berlaku. Kegiatan praktik meliputi membantu input data transaksi berdasarkan dokumen pendukung, mengelompokkan transaksi berdasarkan jenis belanja, menyusun buku bantu sederhana, dan membuat rekapitulasi transaksi bulanan. Peserta juga mempelajari penggunaan Microsoft Excel atau Google Sheets untuk pengolahan data keuangan, termasuk penggunaan rumus dasar, filter, dan pivot table, dengan supervisi mentor atau pengelola keuangan.

Peserta mempelajari siklus perencanaan anggaran, penyusunan kebutuhan kegiatan, pengelompokan kebutuhan berdasarkan jenis belanja, penetapan target dan pagu anggaran, serta penyusunan rencana anggaran kegiatan. Kegiatan praktik meliputi membantu merekap usulan kebutuhan kegiatan dari penanggung jawab program, mengelompokkan kebutuhan berdasarkan jenis belanja, menyusun matriks anggaran, serta memahami hubungan antara rencana kegiatan dan kebutuhan pendanaan. Seluruh kegiatan dilaksanakan berdasarkan dokumen dan arahan mentor atau pengelola keuangan.

Peserta mempelajari prinsip sistem pengendalian internal dalam pengelolaan keuangan Puskesmas, termasuk pemisahan fungsi (segregation of duties), pengendalian proses penerimaan dan pengeluaran, serta identifikasi risiko administrasi keuangan. Materi mencakup risiko pembayaran ganda, bukti transaksi tidak sah, keterlambatan dokumen, dan ketidaksesuaian antara pelaksanaan kegiatan dengan pertanggungjawaban keuangan. Kegiatan praktik meliputi pemetaan alur proses keuangan, identifikasi titik risiko pada setiap tahapan, penyusunan peta risiko administrasi keuangan, serta pembuatan checklist pengendalian di bawah supervisi mentor.

Peserta mempelajari dan mempraktikkan identifikasi permasalahan administrasi keuangan berdasarkan kegiatan pemagangan sebelumnya, menentukan prioritas masalah, menganalisis penyebab, serta menyusun tujuan dan indikator keberhasilan proyek perbaikan. Peserta menyusun rencana kegiatan perbaikan tata kelola keuangan, termasuk alternatif digitalisasi arsip, standardisasi dokumen, pemantauan kelengkapan pertanggungjawaban, rekonsiliasi sederhana, atau pemantauan anggaran dan realisasi. Seluruh kegiatan dilakukan berdasarkan arahan dan persetujuan mentor.

Peserta mempelajari prinsip akuntabilitas, transparansi, efektivitas, dan efisiensi dalam pengelolaan keuangan Puskesmas. Materi mencakup etika profesi, integritas, benturan kepentingan, pencegahan kecurangan (fraud) dan gratifikasi, serta kerahasiaan dokumen keuangan. Kegiatan praktik meliputi observasi proses pengajuan dan pertanggungjawaban pembayaran, pengenalan jenis dokumen transaksi, identifikasi titik kontrol dalam proses keuangan, penyusunan bagan alur transaksi penerimaan dan pengeluaran, serta pencatatan awal risiko administrasi keuangan di bawah bimbingan mentor.

Peserta mempelajari prinsip validitas, kewajaran, dan keterlacakan transaksi serta tata cara pengendalian nomor dokumen dan pengarsipan dokumen keuangan fisik maupun elektronik. Kegiatan praktik meliputi penyusunan indeks dokumen, pengarsipan berdasarkan jenis dan periode, pemindaian dokumen (scanning), penerapan standar penamaan berkas elektronik, penelusuran kembali dokumen, serta penyusunan rekapitulasi status kelengkapan dan pertanggungjawaban dokumen. Peserta juga menyusun usulan perbaikan sistem pengarsipan dengan tetap menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen keuangan.

Peserta mempelajari prinsip rekonsiliasi data keuangan melalui pencocokan dokumen pendukung dengan laporan dan rekapitulasi transaksi, termasuk pencocokan kuitansi, bukti transfer, dan data transaksi. Kegiatan praktik meliputi membantu identifikasi selisih, data ganda, kesalahan tanggal, atau kesalahan klasifikasi, menyusun daftar ketidaksesuaian, serta membuat grafik komposisi transaksi atau belanja dan dashboard sederhana menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets. Peserta juga mempelajari pengamanan data, pembatasan akses, serta tata cara menyampaikan temuan kepada mentor untuk ditindaklanjuti oleh petugas berwenang.

Peserta mempelajari monitoring realisasi anggaran, perbandingan antara anggaran dan realisasi, analisis selisih (variance), pemantauan penyerapan anggaran, kalender kegiatan dan kebutuhan dana, serta prinsip efisiensi penggunaan anggaran. Kegiatan praktik meliputi membantu menyusun matriks anggaran dan realisasi, menghitung persentase penyerapan anggaran, mengidentifikasi kegiatan yang belum terealisasi, membuat grafik realisasi per bulan, dan menyiapkan bahan evaluasi anggaran. Peserta juga membantu menyusun daftar tindak lanjut serta berkoordinasi dengan penanggung jawab program di bawah supervisi mentor atau pengelola keuangan.

Peserta mempelajari prinsip pencegahan kecurangan (fraud), gratifikasi, benturan kepentingan, penerapan jejak audit (audit trail), serta pengendalian arsip dan akses data keuangan. Kegiatan praktik meliputi membantu pemeriksaan sampel dokumen secara administratif di bawah supervisi, mengelompokkan jenis ketidaksesuaian, memantau kelengkapan dokumen dan tindak lanjut temuan, serta menyusun matriks risiko dan rencana mitigasi sederhana. Peserta juga mempelajari pentingnya integritas, kepatuhan terhadap prosedur, dan kerahasiaan dokumen dalam mendukung akuntabilitas pengelolaan keuangan Puskesmas.

Peserta melaksanakan uji coba proyek perbaikan administrasi keuangan sesuai rencana dan di bawah supervisi mentor, melakukan pemantauan serta evaluasi hasil berdasarkan indikator yang telah ditetapkan, dan mendokumentasikan perubahan sebelum dan sesudah perbaikan. Peserta menyusun laporan proyek, portofolio hasil pemagangan, serta bahan presentasi akhir yang memuat permasalahan, analisis penyebab, langkah perbaikan, hasil evaluasi, dan rekomendasi tindak lanjut. Peserta mengikuti evaluasi akhir terkait pemahaman tata kelola keuangan, ketelitian administrasi, integritas, kepatuhan, komunikasi, dan kualitas hasil proyek.