Procurement

Memahami profil perusahaan, struktur organisasi, bidang usaha, proses bisnis utama, serta fungsi Procurement dalam mendukung kebutuhan operasional perusahaan. Mempelajari struktur dan pembagian fungsi Procurement serta alur pengadaan barang dan jasa mulai dari identifikasi kebutuhan hingga barang atau jasa diterima oleh user. Mempelajari etika procurement, integritas, transparansi, objektivitas, kerahasiaan informasi, conflict of interest, serta prinsip pengadaan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Selain itu, memahami kebijakan dan SOP Procurement serta dokumen pengadaan seperti Purchase Request, Quotation, Comparison Sheet, Purchase Order, dan dokumen pendukung lainnya.

Mempelajari proses penerimaan kebutuhan dari user, pemeriksaan spesifikasi dan kelengkapan Purchase Request, serta alur proses pengadaan sampai dengan pemenuhan kebutuhan. Memahami proses pencarian, pendataan, klasifikasi, dan monitoring vendor serta pentingnya kelengkapan dan keakuratan informasi vendor. Mempelajari proses permintaan quotation, pengumpulan penawaran, perbandingan harga dan spesifikasi, serta penyusunan comparison sheet sebagai dasar evaluasi pengadaan. Selain itu, mengenal proses pembuatan dan penerbitan Purchase Order, alur approval, penggunaan sistem procurement, serta monitoring status PO sampai dengan pemenuhan kebutuhan.

Mempelajari metode pencarian sumber pemasok, identifikasi vendor potensial, serta evaluasi kesesuaian vendor berdasarkan spesifikasi, harga, kualitas, lead time, dan ketentuan perusahaan. Mempelajari analisis harga pengadaan, perbandingan harga vendor, historical price, serta faktor yang memengaruhi biaya pengadaan sebagai dasar evaluasi penawaran. Memahami teknik komunikasi dan negosiasi dasar dengan vendor terkait harga, spesifikasi, quantity, payment term, lead time, dan ketentuan pengadaan lainnya. Selain itu, memahami proses monitoring Purchase Order, status pemenuhan kebutuhan, lead time, jadwal pengiriman, serta koordinasi dengan vendor dan user apabila terdapat keterlambatan atau kendala.

Melakukan pemeriksaan dan administrasi Purchase Request dengan memastikan kelengkapan informasi kebutuhan, spesifikasi, quantity, serta dokumen pendukung sesuai prosedur. Membantu melakukan pencarian vendor, menghubungi vendor, meminta quotation, mengumpulkan penawaran, serta melakukan dokumentasi hasil komunikasi dengan vendor. Melakukan perbandingan quotation berdasarkan harga, spesifikasi, kualitas, lead time, dan ketentuan lainnya serta membantu menyusun rekomendasi sesuai arahan pembimbing. Selain itu, membantu proses administrasi Purchase Order, melakukan monitoring status PO dan pengiriman, melakukan follow-up kepada vendor, serta memperbarui data status pemenuhan kebutuhan.

Mengidentifikasi permasalahan dalam proses procurement, seperti keterlambatan pengadaan, keterlambatan vendor, ketidaksesuaian dokumen, proses manual, atau kurang optimalnya monitoring. Mengolah dan menganalisis data procurement seperti harga pembelian, vendor, lead time, jumlah transaksi, status Purchase Order, serta data pengadaan lainnya untuk menemukan pola dan peluang perbaikan. Berdasarkan hasil analisis, menyusun usulan perbaikan proses procurement seperti improvement pada vendor database, quotation comparison, PO monitoring, atau procurement reporting. Menerapkan project improvement dengan arahan pembimbing, melakukan monitoring terhadap hasil implementasi, serta mendokumentasikan perubahan dan hasil yang diperoleh.

Menyelesaikan final project terkait proses Procurement mulai dari pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis, penyusunan solusi, hingga menghasilkan output project. Melakukan analisis terhadap hasil project dengan menggunakan data pendukung untuk mengevaluasi hasil implementasi serta menyusun laporan akhir secara sistematis dan berdasarkan data. Mempresentasikan hasil final project kepada pembimbing untuk memperoleh feedback dan melakukan perbaikan berdasarkan masukan yang diberikan. Melakukan evaluasi akhir terhadap pemahaman dan keterampilan peserta dalam procurement process, vendor management, sourcing, quotation analysis, Purchase Order monitoring, komunikasi, problem solving, dan penerapan SOP.