Optimalisasi Proses Bisnis

Pendalaman teoretis mengenai siklus hidup BPM, standar notasi Business Process Model and Notation (BPMN 2.0), metodologi Lean dan Six Sigma (DMAIC), serta teknik Value Stream Mapping (VSM). Pembahasan mendalam mengenai karakteristik alur bisnis perdagangan barang (logistik, inventaris, rantai pasok) dan layanan jasa (SLA layanan, kepuasan pelanggan, respon penawaran). Pengenalan teknik pengumpulan data operasional dan penyusunan kerangka kerja KPI/SLA.

Peserta mempraktikkan teknik wawancara operasional dan shadowing bersama tim terkait (Procurement, Sales, Warehouse, Legal, Finance). Mempraktikkan pembuatan flowchart dan diagram Swimlane menggunakan perangkat lunak pemetaan (seperti Visio, Bizagi, atau Lucidchart) untuk mendokumentasikan kondisi alur bisnis saat ini (As-Is Process), serta memverifikasi kesesuaian antara dokumen SOP lama dengan eksekusi di lapangan.

Peserta mempraktikkan pengolahan data durasi siklus proses (cycle time) dan tingkat kesalahan (error rate). Menggunakan alat analisis seperti Fishbone Diagram (Ishikawa), 5 Whys, dan Pareto Chart untuk mengidentifikasi akar penyebab keterlambatan (misal: penumpukan persetujuan manual, redundansi input data barang/jasa, atau waktu tanggap penawaran yang lambat). Peserta juga mempraktikkan analisis alokasi beban kerja (workload balance analysis).

Peserta mempraktikkan penyusunan draf model alur kerja baru (To-Be Process) yang memangkas langkah non-nilai tambah (non-value-added steps). Merancang usulan penyederhanaan birokrasi persetujuan dan otomatisasi tugas repetitif (seperti penggunaan formulir digital, otomatisasi notifikasi transaksi, atau integrasi data). Menyusun analisis dampak (Impact Analysis) serta perkiraan efisiensi waktu dan biaya dari alur kerja baru tersebut.

Peserta mempraktikkan pelaksanaan pilot test alur bisnis baru pada divisi atau kategori transaksi tertentu. Menyusun draf pembaruan dokumen SOP, Instruksi Kerja (IK), dan formulir operasional yang telah disesuaikan. Mempraktikkan prinsip Change Management dengan menyiapkan bahan sosialisasi/pelatihan bagi pengguna (user training guide) dan mendokumentasikan umpan balik (feedback) pengguna untuk penyempurnaan alur.

Peserta mempraktikkan pembuatan dasbor visualisasi pemantauan kinerja proses (Business Process Dashboard) menggunakan spreadsheet tingkat lanjut atau perangkat Business Intelligence (seperti Power BI / Looker Studio). Di 10 hari terakhir, peserta menyusun dan mempresentasikan Proyek Akhir Business Process Re-engineering (BPR) yang berisi hasil pengukuran efisiensi sebelum dan sesudah optimasi di hadapan Manajemen Operasional.