Human Capital & General Affair Intern

Memahami fondasi operasional HCGA dan standar kerahasiaan data karyawan. Orientasi struktur organisasi, alur kerja divisi HCGA, serta pengenalan regulasi ketenagakerjaan dasar. Pemahaman tentang Standard Operating Procedure (SOP) pengelolaan data dan privasi informasi karyawan (Employee Data Confidentiality). Pelatihan pemetaan struktur berkas personal (Personal File) karyawan dari masa onboarding hingga penugasan proyek. Output: Intern memahami klasifikasi dokumen karyawan dan aturan tata kelola arsip HCGA.

Fokus: Transisi dokumen fisik ke digital untuk efisiensi penelusuran data. Pelaksanaan proses pemindaian (scanning), pemberian indeks, dan pengatag-an (tagging) dokumen fisik ke dalam sistem basis data digital (e-filing). Pengorganisasian struktur folder dan pembuatan repositori arsip digital yang aman dan mudah diakses. Pengolahan dan pemutakhiran (updating) data master employee menggunakan Microsoft Excel. Output: Tersusunnya repositori data karyawan digital yang terstruktur, rapi, dan terindeks dengan baik.

Fokus: Mendukung kebutuhan operasional SDM pada proyek/lapangan yang sedang aktif. Administrasi pendaftaran, pencatatan timesheet, dan pemantauan masa berlaku kontrak kerja (PKWT/PKWTT) tenaga kerja proyek. Penyusunan kelengkapan dokumen pendukung mobilisasi/demobilisasi personel (surat tugas, surat izin kerja/K3, dan dokumen MCU). Koordinasi administrasi kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan/Kesehatan dan asuransi untuk pekerja proyek. Output: Matriks pemantauan status kontrak dan kelengkapan administrasi personel proyek yang diperbarui secara berkala.

Fokus: Menjaga keandalan operasional fasilitas fisik dan lingkungan kerja. Prinsip dasar pengelolaan gedung (Building Management) dan implementasi tata kelola tempat kerja (seperti 5S/5R). Pelaksanaan inspection walkthrough berkala untuk memantau kebersihan, kelayakan fasilitas umum, dan kebutuhan perbaikan gedung. Pencatatan dan pengarsipan inventaris fasilitas kantor (office assets) serta alat tulis kantor (ATK). Output: Laporan hasil inspeksi kelayakan fasilitas gedung dan checklist inventarisasi aset kantor.

Memahami penerapan kerahasiaan data karyawan, etika administrasi, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Fokus: Menyintesis pengalaman operasional menjadi rekomendasi perbaikan alur kerja. Penyusunan laporan rekapitulasi harian/bulanan terkait aktivitas operasional HCGA (seperti statistik kelengkapan data karyawan dan maintenance GA). Identifikasi area efisiensi pada proses alur administrasi atau pengelolaan gedung yang telah dijalankan (continuous improvement). Serah terima (handover) seluruh basis data digital, fisik, serta dokumen pemantauan proyek kepada pembimbing lapang. Output: Laporan akhir magang, penyerahan database arsip lengkap, dan presentasi evaluasi program magang.

Pengenalan perusahaan, budaya kerja, fungsi Human Capital, serta standar administrasi kepegawaian dan kerahasiaan data karyawan.

Melakukan scanning dokumen karyawan, penamaan file sesuai standar, quality check hasil scan, dan penyusunan struktur folder digital.

Membantu input, pembaruan, dan validasi database karyawan menggunakan Microsoft Excel atau sistem perusahaan.

Mempelajari jenis dokumen kepegawaian, pengelolaan personal file, pengarsipan, serta standar administrasi Human Capital.

Mengelola arsip digital agar mudah diakses, aman, dan sesuai dengan sistem penyimpanan perusahaan.

Menggunakan Microsoft Word dan Excel untuk administrasi, pengolahan data, dan penyusunan laporan sederhana.

Menata arsip fisik dan digital agar terdokumentasi secara sistematis dan mudah ditelusuri.