Admin Transport

Memahami profil perusahaan, proses bisnis, serta peran transportasi dalam mendukung kegiatan logistik dan distribusi.

Mempelajari pencatatan permintaan transportasi, penjadwalan pengiriman, dan koordinasi waktu keberangkatan serta tujuan.

Mempelajari pemantauan status pengiriman, pencatatan waktu keberangkatan dan kedatangan, serta pembaruan informasi perjalanan.

Mempelajari penginputan dan pembaruan data pengiriman dalam sistem perusahaan sesuai hak akses dan prosedur yang berlaku.

Mempelajari pencatatan biaya transportasi seperti tol, parkir, bahan bakar, dan biaya operasional lain sesuai dokumen pendukung.

Mempelajari dasar perencanaan jadwal dan rute pengiriman dengan mempertimbangkan tujuan, waktu, kapasitas kendaraan, dan kebutuhan operasional.

Memahami struktur organisasi Logistic & Warehouse, tanggung jawab Admin Transport, dan koordinasi dengan departemen terkait.

Memahami dokumen pengiriman, surat jalan, pencocokan informasi barang dan tujuan, serta kelengkapan administrasi sebelum pengiriman.

Mencatat ketersediaan dan penggunaan kendaraan untuk membantu perencanaan operasional transportasi

Menggunakan Excel untuk rekapitulasi pengiriman, jadwal kendaraan, biaya transportasi, dan pemantauan status operasional.

Melakukan rekapitulasi data biaya perjalanan dan memeriksa kelengkapan bukti transaksi sesuai prosedur.

Memeriksa kesesuaian data pengiriman antara jadwal, surat jalan, bukti penerimaan, dan laporan operasional.

Mempelajari alur operasional transportasi mulai dari permintaan pengiriman, persiapan kendaraan, proses pengiriman, hingga konfirmasi penerimaan.

Melakukan pembaruan data kendaraan, pengemudi, nomor polisi, dokumen kendaraan, dan masa berlaku dokumen sesuai ketentuan perusahaan.

Mempelajari pencatatan keterlambatan, kendala perjalanan, perubahan jadwal, serta proses eskalasi kepada atasan.

Menyusun laporan aktivitas pengiriman, penggunaan kendaraan, ketepatan waktu, dan kendala operasional berdasarkan data yang tersedia.

Memahami administrasi koordinasi dengan vendor transportasi atau ekspedisi, termasuk pencatatan jadwal, status layanan, dan dokumen pendukung.

Mengidentifikasi kendala administrasi yang berulang dan menyusun usulan perbaikan sederhana untuk meningkatkan ketertiban serta efisiensi kerja.

Memahami SOP transportasi, keselamatan perjalanan, pemeriksaan dasar kendaraan sesuai prosedur, dan pelaporan kondisi tidak normal.

Mengelola pengarsipan dokumen pengiriman, bukti penerimaan, dan dokumen pendukung lainnya agar mudah ditelusuri.

Memeriksa dan mengarsipkan bukti penerimaan barang, mencatat status pengiriman, serta mengidentifikasi dokumen yang belum lengkap.

Mengenal indikator kinerja transportasi seperti on-time delivery, tingkat penyelesaian pengiriman, utilisasi kendaraan, dan kelengkapan dokumen.

Mempelajari koordinasi terkait kesiapan barang, jadwal muat, prioritas pengiriman, dan informasi status pengiriman.

Menyelesaikan tugas akhir berupa pengelolaan rekapitulasi pengiriman, pemeriksaan dokumen, atau laporan operasional transportasi serta mempresentasikan hasil kepada mentor.