Corporate Secretary Intern

Memahami peran, fungsi, dan tanggung jawab Sekretaris Perusahaan pada perusahaan terbuka, termasuk peraturan OJK dan BEI, Undang-Undang Perseroan Terbatas, Anggaran Dasar, serta kewajiban pelaporan berkala dan insidentil.

Memahami ketentuan keterbukaan informasi atau fakta material, penilaian materialitas, tenggat waktu pengungkapan, tanggapan atas permintaan penjelasan BEI, larangan perdagangan orang dalam dan manipulasi pasar, serta pengelolaan daftar orang dalam dan periode larangan transaksi.

Memahami tugas, wewenang, dan ketentuan rapat Direksi, Dewan Komisaris, serta komite terkait, termasuk kuorum, pengambilan keputusan, keputusan sirkuler, benturan kepentingan, frekuensi rapat, dan ketentuan kehadiran.

Memahami ketentuan dan linimasa RUPS Tahunan maupun RUPS Luar Biasa, termasuk pemberitahuan kepada OJK, pengumuman, pemanggilan, materi mata acara, kuorum, pemungutan suara, penggunaan kuasa, pemungutan suara elektronik, dan pelaporan setelah rapat.

Memahami ketentuan transaksi afiliasi, transaksi benturan kepentingan, transaksi material, perubahan kegiatan usaha, serta aksi korporasi seperti dividen, pembelian kembali saham, penambahan modal, dan program kepemilikan saham karyawan/manajemen.

Memahami pedoman tata kelola perusahaan terbuka dari OJK, prinsip comply-or-explain, ASEAN Corporate Governance Scorecard, pengungkapan tata kelola dalam laporan tahunan, ketentuan situs web perusahaan, serta kebijakan utama seperti Kode Etik, whistleblowing, dan antikorupsi.

Membantu memperbarui kalender kepatuhan perusahaan yang mencakup kewajiban pelaporan kepada OJK dan BEI. Memetakan tenggat waktu, dasar regulasi, dan pemilik data, serta mengkaji ketepatan waktu dan kelengkapan laporan untuk mengidentifikasi potensi kesenjangan atau risiko keterlambatan.

Membantu memantau perkembangan perusahaan dan entitas anak, melakukan penilaian awal materialitas, serta menyiapkan draf keterbukaan informasi, pengumuman publik, dan tanggapan atas permintaan penjelasan BEI. Memelihara log keterbukaan informasi dan mengoordinasikan proses kaji ulang dengan tim Legal, Finance, dan Investor Relations.

Mendukung penyusunan kalender rapat, agenda, materi rapat, daftar hadir, dan risalah rapat. Membantu menyiapkan keputusan sirkuler, memantau tindak lanjut hasil rapat, serta memeriksa kelengkapan dokumentasi dan pemenuhan ketentuan administrasi rapat.

Mendukung persiapan RUPS melalui penyusunan linimasa, daftar periksa, pengumuman, pemanggilan, materi rapat, tata tertib, naskah pimpinan rapat, dan daftar pertanyaan. Membantu koordinasi dengan Biro Administrasi Efek, notaris, dan KSEI serta menyiapkan dokumentasi dan laporan pasca-RUPS.

Membantu mengkaji transaksi dan aksi korporasi berdasarkan klasifikasi transaksi, ambang batas, pengecualian, kewajiban keterbukaan informasi, persetujuan, dan tenggat waktu. Memeriksa dokumen pendukung serta menyusun daftar periksa untuk membantu unit bisnis mengidentifikasi kewajiban kepatuhan sebelum transaksi dilaksanakan.

Membantu menganalisis kesenjangan antara praktik, kebijakan, dan pengungkapan tata kelola perusahaan dengan pedoman OJK, ASEAN Corporate Governance Scorecard, dan praktik perusahaan sejenis. Mengkaji situs web perusahaan, piagam tata kelola, dan bagian tata kelola laporan tahunan untuk mengidentifikasi peluang perbaikan.

Membantu mengkaji dokumen korporasi perusahaan dan entitas anak, termasuk Anggaran Dasar, akta notaris, persetujuan dan pemberitahuan Kementerian Hukum, susunan serta masa jabatan Direksi dan Dewan Komisaris, dan dokumen wajib lainnya. Mengidentifikasi kekurangan dokumen dan mencatat tindak lanjut yang diperlukan.

Membantu memantau data pemegang saham dari Biro Administrasi Efek dan KSEI, memeriksa pelaporan kepemilikan saham Direksi, Dewan Komisaris, dan pemegang saham utama, serta mendukung pemantauan kepatuhan free float dan penyusunan laporan komposisi pemegang saham.

Mengonsolidasikan hasil kaji ulang kepatuhan pelaporan, keterbukaan informasi, administrasi rapat, RUPS, tertib administrasi korporasi, transaksi, dan tata kelola menjadi rekomendasi perbaikan yang terstruktur berdasarkan prioritas.