Event Officer

Memahami ruang lingkup Event Officer yang mencakup dukungan inisiatif offline marketing, aktivitas promosi, event, partnership dengan mall, serta kolaborasi brand. Mengenali alur kerja tim, tujuan komersial setiap aktivitas, stakeholder terkait, dan standar pelaksanaan BUUMI.

Membantu persiapan dan pelaksanaan inisiatif offline marketing, termasuk pengecekan kebutuhan materi promosi, koordinasi lokasi, jadwal, perlengkapan, dan PIC. Memastikan aktivitas berjalan sesuai brief serta mendokumentasikan kendala dan tindak lanjut selama pelaksanaan.

Mendukung persiapan dan operasional event internal serta aktivasi, mulai dari checklist kebutuhan, koordinasi PIC, penyiapan materi dan perlengkapan, hingga dukungan pada hari pelaksanaan. Memastikan kebutuhan yang menjadi tanggung jawabnya ditindaklanjuti sesuai timeline dan arahan pembimbing.

Membantu mengidentifikasi calon brand yang relevan dengan positioning BUUMI dan potensi kolaborasi retail. Menyusun daftar awal berdasarkan kategori, kesesuaian audiens, kehadiran di mall, aktivitas pemasaran, dan peluang sinergi untuk ditinjau bersama pembimbing.

Melakukan riset dasar mengenai tren retail, offline campaign, aktivasi mall, kolaborasi brand, dan aktivitas kompetitor. Mengelompokkan temuan berdasarkan relevansi, target konsumen, mekanisme campaign, dan potensi pembelajaran untuk BUUMI, dengan mencantumkan sumber informasi.

Dengan supervisi, mengoordinasikan satu rangkaian aktivitas offline marketing atau aktivasi, termasuk timeline, checklist, kebutuhan materi, koordinasi mall atau brand, dokumentasi, dan pelaporan. Memantau progres dan mengeskalasi risiko atau perubahan yang berdampak pada pelaksanaan.

Mengenali jenis dokumen yang digunakan dalam partnership dan sales, seperti proposal, penawaran, konfirmasi kerja sama, kebutuhan aktivitas, dan dokumen pendukung lainnya. Memahami proses penyimpanan, pencatatan status, pengecekan kelengkapan, serta jalur persetujuan yang berlaku.

Membantu memantau aktivitas promosi dan aktivasi yang berjalan di mall, termasuk jadwal, kebutuhan materi, kesiapan lokasi, serta koordinasi dengan pihak internal dan pengelola mall. Memperbarui tracker aktivitas dan mengeskalasi perubahan atau hambatan kepada PIC terkait.

Membantu komunikasi operasional dengan pihak mall terkait jadwal, ketentuan aktivasi, kebutuhan area, materi promosi, dan persyaratan pelaksanaan. Mencatat informasi dan kesepakatan yang telah dikonfirmasi serta meneruskan isu yang memerlukan keputusan kepada PIC berwenang.

Mendukung koordinasi kolaborasi brand yang sedang berjalan, termasuk pencatatan ruang lingkup aktivitas, timeline, kebutuhan materi, PIC, dan tindak lanjut. Memastikan komunikasi serta dokumentasi tertata, dan tidak membuat komitmen komersial tanpa persetujuan pihak yang berwenang.

Mengolah hasil pemantauan tren, kompetitor, dan kinerja kampanye menjadi insight awal yang dapat ditindaklanjuti. Menyusun rekomendasi sederhana terkait peluang kampanye, kolaborasi, atau perbaikan aktivitas berdasarkan bukti yang tersedia dan mendiskusikannya dengan pembimbing.

Menyusun mini project berbasis hasil riset dan data yang tersedia, berupa usulan kampanye offline, aktivasi mall, atau peluang kolaborasi brand. Proyek mencakup latar belakang, target audiens, alasan strategis, konsep awal, kebutuhan koordinasi, indikator keberhasilan, dan rencana tindak lanjut untuk ditinjau pembimbing.

Mempelajari sumber informasi untuk memantau tren marketing, retail, perilaku konsumen, serta aktivitas brand dan mall. Berlatih mengumpulkan contoh kampanye atau kolaborasi yang relevan dan merangkum temuan awal untuk dibahas bersama pembimbing.

Menjalankan tugas administratif harian seperti pembaruan tracker, pengarsipan dokumen, penjadwalan, pencatatan hasil koordinasi, dan tindak lanjut kebutuhan tim. Menjaga akurasi, keteraturan, dan ketepatan waktu agar informasi mudah diakses dan pekerjaan dapat dipantau.

Mengumpulkan informasi pelaksanaan aktivitas, status kerja sama, materi dokumentasi, dan data pendukung untuk laporan. Menyusun laporan yang ringkas dan faktual, memastikan informasi konsisten dengan tracker dan dokumen sumber, serta menandai data yang belum tersedia.

Membantu mengumpulkan indikator kinerja yang tersedia, seperti partisipasi, penggunaan promosi, respons audiens, hasil penjualan terkait, atau output kerja sama sesuai tujuan aktivitas. Memperbarui tracker secara konsisten dan membandingkan hasil dengan target atau baseline yang telah ditentukan tim.

Memeriksa kelengkapan dan konsistensi dokumen partnership dan sales, memperbarui status tindak lanjut, serta membantu menyiapkan rekap untuk kebutuhan internal. Mengonfirmasi perbedaan data kepada PIC dan mengikuti prosedur persetujuan yang berlaku.

Meninjau pencapaian kompetensi dalam eksekusi aktivitas offline, koordinasi mall dan brand, administrasi partnership dan sales, pelaporan, serta analisis tren dan kinerja. Menyusun ringkasan pekerjaan, arsip dokumen, status tindak lanjut, dan rekomendasi untuk aktivitas berikutnya.