Staf Kesekretariat

Pengenalan profil perusahaan, visi-misi, nilai budaya kerja, tata tertib, dasar-dasar K3LH, serta etika dan perilaku kerja bagi peserta magang.

Pembekalan mengenai format surat resmi, penomoran surat, distribusi surat masuk dan surat keluar, disposisi, pencatatan agenda surat, serta standar administrasi dan korespondensi perusahaan.

Pembekalan mengenai klasifikasi dokumen, sistem penyimpanan arsip fisik dan digital, penamaan file, pengendalian akses, retensi arsip, serta prinsip kerahasiaan dan keamanan informasi perusahaan.

Pembekalan mengenai pengelolaan jadwal rapat, undangan rapat, persiapan administrasi rapat, pencatatan notulen, penyusunan daftar tindak lanjut, serta koordinasi dengan unit kerja terkait.

Pembekalan mengenai pengolahan data administrasi, penggunaan Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint, penyusunan laporan berkala, pemeriksaan ketepatan data, serta penyajian informasi secara sistematis.

Pelaksanaan tugas terintegrasi di bawah pengawasan mentor, meliputi pengelolaan surat-menyurat, pengarsipan, administrasi rapat, pengolahan data, penyusunan laporan, dan koordinasi administrasi dengan unit kerja terkait.

Pengenalan struktur organisasi, fungsi unit kesekretariatan, alur koordinasi, tata naskah dinas, prosedur administrasi, serta pengelolaan surat-menyurat dan dokumen perusahaan.

Praktik membantu pencatatan, penginputan, pengelompokan, pendistribusian, dan pemantauan surat masuk dan surat keluar, termasuk penyusunan konsep surat sesuai arahan mentor serta pengelolaan agenda surat secara tertib.

Praktik melakukan inventarisasi, klasifikasi, pemindaian, penamaan, penyimpanan, dan penelusuran dokumen fisik maupun digital, serta pemutakhiran daftar arsip untuk meningkatkan ketertiban dan kemudahan pencarian dokumen.

Praktik membantu persiapan dan pelaksanaan rapat, penyusunan undangan, daftar hadir, notulen, dokumentasi rapat, serta rekapitulasi hasil rapat dan tindak lanjut berdasarkan arahan mentor.

Praktik melakukan rekapitulasi data surat dan dokumen, menyusun laporan administrasi, membuat materi presentasi, memperbarui basis data administrasi, serta mengidentifikasi peluang perbaikan proses kerja melalui pemanfaatan teknologi digital.

Evaluasi capaian kompetensi peserta, finalisasi laporan akhir, serta presentasi hasil pekerjaan berupa rekapitulasi administrasi, dokumentasi kegiatan, dan usulan perbaikan proses kesekretariatan kepada mentor dan unit kerja terkait.