Administrasi Perkantoran Rumah Sakit

Peserta memahami fungsi administrasi perkantoran dan alur koordinasi di rumah sakit. Materi pokok: • Pengenalan profil, struktur organisasi, unit kerja, dan layanan rumah sakit. • Peran administrasi perkantoran dalam mendukung pelayanan dan operasional rumah sakit. • Etika kerja, komunikasi profesional, budaya pelayanan, dan penampilan kerja. • Pengenalan tata naskah dinas, surat masuk/keluar, disposisi, dan alur persetujuan. • Kerahasiaan informasi, perlindungan data pribadi, dan pembatasan akses dokumen. • Pengenalan K3RS, keselamatan lingkungan kerja, serta prosedur keadaan darurat. • Pengenalan aplikasi perkantoran dan sistem informasi yang digunakan sesuai akses yang diberikan.

• Mencatat, memilah, dan mendistribusikan surat masuk sesuai prosedur. • Menyiapkan konsep surat keluar, undangan, notula, daftar hadir, dan dokumen administrasi lain untuk diperiksa mentor. • Melakukan pencatatan disposisi dan memantau tindak lanjut administrasi. • Mengelola jadwal rapat, agenda kegiatan, peminjaman ruang, dan kebutuhan administrasi rapat. • Melayani permintaan informasi administratif secara sopan dan sesuai kewenangan. • Menggunakan bahasa Indonesia yang baik, format dokumen yang konsisten, dan tata letak yang rapi. • Memeriksa kelengkapan dokumen sebelum diajukan kepada mentor atau pejabat berwenang.

• Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis, unit, tanggal, nomor, dan klasifikasi yang berlaku. • Membuat register surat, daftar dokumen, indeks arsip, serta sistem penamaan berkas. • Melakukan pemindaian, penggandaan, penataan, dan penyimpanan dokumen sesuai izin. • Menerapkan prosedur peminjaman, pengembalian, dan pelacakan dokumen. • Memahami perbedaan dokumen aktif, inaktif, terbatas, dan dokumen yang memuat informasi rahasia. • Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas dan mengidentifikasi dokumen yang belum lengkap. • Menjaga keamanan dokumen fisik dan digital serta tidak membagikan data tanpa otorisasi.

• Menggunakan aplikasi pengolah kata untuk menyusun surat, notula, laporan, dan formulir. • Menggunakan spreadsheet untuk pencatatan, validasi sederhana, rekapitulasi, dan penyajian data administratif. • Membuat presentasi dan materi rapat menggunakan aplikasi yang tersedia. • Melakukan entri dan pembaruan data administratif sesuai tugas, hak akses, dan arahan mentor. • Mengenal alur penggunaan SIMRS atau sistem informasi internal yang relevan tanpa mengakses data di luar kewenangan. • Memeriksa akurasi data, konsistensi format, kelengkapan isian, dan kesesuaian antara sumber dengan rekap. • Menerapkan keamanan akun, pengelolaan kata sandi, dan penyimpanan file sesuai kebijakan organisasi.

• Menyiapkan kebutuhan administrasi kegiatan, rapat, pelatihan, atau agenda unit kerja. • Menyusun kerangka jadwal, daftar kebutuhan, daftar hadir, notula, dan dokumentasi kegiatan. • Melakukan koordinasi administratif dengan unit terkait melalui jalur komunikasi resmi. • Memantau status dokumen dan tindak lanjut pekerjaan menggunakan daftar kendali sederhana. • Menyusun rekapitulasi kegiatan, laporan berkala, dan daftar pekerjaan yang belum selesai. • Mengidentifikasi kendala administrasi dan menyampaikan usulan perbaikan kepada mentor. • Menyusun laporan dengan format, angka, lampiran, dan bukti pendukung yang konsisten.

• Melakukan evaluasi mandiri atas keterampilan administrasi yang telah dipelajari. • Menilai ketepatan waktu, akurasi pencatatan, kelengkapan dokumen, kerapian arsip, dan kualitas layanan. • Mengidentifikasi risiko kesalahan administrasi serta menerapkan pemeriksaan berjenjang sesuai arahan mentor. • Menjaga kerahasiaan informasi pasien, pegawai, keuangan, dan dokumen internal rumah sakit. • Menyusun usulan perbaikan sederhana, seperti checklist dokumen, register, atau alur kerja administrasi. • Menyelesaikan proyek akhir berdasarkan kebutuhan unit tanpa menggunakan atau menampilkan data rahasia. • Menyusun dan mempresentasikan laporan hasil magang 6 bulan di hadapan mentor/unit kerja.