Purchasing Intern

• Memahami struktur organisasi dan alur kerja departemen • Mempelajari SOP Purchasing • Pengenalan dokumen utama dalam proses pengadaan • Pengenalan tools/software dan sistem yang digunakan Output: Dokumen ringkasan alur kerja departemen Purchasing dan daftar dokumen utama pengadaan

• Input dan tracking Purchase Requisition (PR) dari user/department • Membuat draft Purchase Order (PO) sesuai format perusahaan • Monitoring status approval PO • Koordinasi dengan user untuk kelengkapan dokumen Output: Draft PR dan PO dari existing project serta tracker status approval PO

• Mengirim RFQ ke vendor • Mengkompilasi dan membandingkan penawaran vendor • Mendokumentasikan hasil evaluasi penawaran Output: Dokumen kompilasi penawaran vendor dan template evaluasi RFQ

• Mengecek kesesuaian invoice vs PO vs delivery order • Koordinasi dengan tim Finance untuk proses pembayaran • Tracking pembelian barang • Pengelolaan surat menyurat dan distribusi dokumen • Pengarsipan dokumen fisik dan digital secara sistematis • Maintenance logbook dokumen pengadaan Output: Logbook dokumen pengadaan dan sistem pengarsipan digital sederhana

• Update dan maintenance database vendor • Follow up pengiriman, dokumen, dan pembayaran ke vendor • Komunikasi rutin dengan vendor terkait status order • Memproses booking tiket dan akomodasi untuk karyawan/tamu

• Membuat laporan progress monthly • Menyusun rekap hasil kerja selama masa magang • Evaluasi dan presentasi akhir magang kepada supervisor Output: Laporan rekap hasil kerja selama masa magang dan presentasi akhir kepada supervisor