Admin & General

Pengenalan profil hotel, visi-misi, struktur organisasi, tata tertib, dan K3 di area perkantoran. Intern mempelajari peran dan fungsi sekretaris atau admin di hotel (mendukung General Manager dan manajemen), alur kerja antardepartemen, serta etika profesional seperti kerahasiaan dokumen, integritas, grooming, dan sikap kerja. Tujuannya agar intern memahami posisi dan tanggung jawab fungsi administrasi dalam operasional hotel.

Mencakup jenis dan format surat resmi (surat masuk, surat keluar, memo, surat perjanjian, dan surat undangan), penomoran dan pencatatan surat, sistem pengarsipan fisik dan digital, serta pengelolaan inventaris alat tulis kantor (ATK). Praktiknya berupa menyusun dan mengirim surat, mengelola buku agenda surat, dan menata arsip. Tujuannya agar intern mampu mengelola dokumen secara rapi, akurat, dan mudah ditelusuri.

Intern mempelajari komunikasi bisnis dalam bahasa Indonesia dan Inggris, etika menerima dan menyaring telepon, penulisan email profesional, protokol menerima tamu manajemen dan tamu eksternal (VIP, rekanan, instansi pemerintah), serta tata krama komunikasi dengan atasan dan antardepartemen. Praktiknya berupa role play penerimaan telepon dan tamu, serta latihan menulis email dan surat balasan. Tujuannya agar intern percaya diri berkomunikasi secara profesional dan mewakili manajemen dengan baik.

Meliputi pengelolaan kalender dan agenda atasan, penjadwalan serta persiapan rapat (undangan, ruang, perlengkapan, konsumsi, dan materi), pencatatan notulen dan tindak lanjut hasil rapat, serta pengurusan perjalanan dinas (tiket, akomodasi, dan administrasi biaya). Praktik dilakukan di bawah supervisi dengan penekanan pada ketepatan waktu, ketelitian, dan antisipasi kebutuhan. Tujuannya agar intern mampu mendukung kegiatan manajemen secara terorganisasi.

Intern mempelajari penyusunan laporan rutin dan presentasi manajemen, pengolahan dokumen dan data menggunakan aplikasi perkantoran (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan Google Workspace), pengelolaan dokumen legal dan perizinan hotel, serta pengelolaan data secara rahasia dan aman. Praktiknya berupa membuat laporan bulanan, rekapitulasi data dalam spreadsheet, dan slide presentasi sederhana. Tujuannya agar intern mampu menghasilkan dokumen yang rapi, akurat, dan siap digunakan manajemen.

Intern bertugas lebih mandiri dalam menangani surat-menyurat, jadwal, dan permintaan harian, termasuk berkoordinasi dengan departemen lain seperti HR, Finance, Sales, dan Front Office. Di akhir bulan dilakukan asesmen berupa observasi kinerja, ujian praktik (misalnya menyusun surat, mengatur agenda rapat, dan membuat notulen), serta presentasi singkat, misalnya usulan perbaikan sistem administrasi atau pengarsipan. Tujuannya mengukur kesiapan intern dan memberi umpan balik untuk pengembangan lebih lanjut.