Export-Import Administration Specialist

Orientasi K3 dan pengenalan jenis-jenis transaksi ekspor-impor di perusahaan. Mempelajari para pemangku kepentingan (stakeholders) internal (Sales, PPIC, Warehouse) dan eksternal (forwarder, Bea Cukai, Bank).

Membantu mengecek kesesuaian data antar dokumen (Invoice vs Packing List vs BL) untuk mengidentifikasi kesalahan ketik/selisih jumlah.

Mempelajari prosedur pemantauan posisi kapal/pesawat (vessel/flight tracking) dan jadwal ETD/ETA.

Mengidentifikasi titik-titik keterlambatan dalam pengurusan dokumen (misal: lamanya persetujuan internal atau respons dari pihak ke-3).

Membangun dashboard pemantauan berbasis visual untuk melihat ringkasan shipment status, pending documents, dan jadwal kedatangan.

Mengubah seluruh alur kerja perbaikan, penggunaan checklist, dan tata cara filing menjadi dokumen SOP dan WI resmi.

Mengamati dan mencatat alur perjalanan dokumen dari saat order dibuat hingga barang dikirim/diterima di gudang.

Mempelajari sistem penyimpanan arsip dokumen Exim eksisting (fisik maupun softcopy).

Merancang format basis data (berbasis Excel/Google Sheets) untuk mencatat status pergerakan barang dan status kelengkapan dokumen.

Menganalisis faktor penyebab dokumen hilang/terselip atau adanya penginputan data berulang di beberapa tempat.

Membuat template laporan status ekspor-impor (harian/mingguan/bulanan) yang siap pakai untuk dikirimkan ke manajerial.

Mensosialisakan dan memberikan panduan singkat cara pengoperasian shipment tracker dan filing system kepada tim internal Exim.

Mempelajari jenis-jenis dokumen standar (Invoice, Packing List, BL/AWB, PEB/PIB, COO, Insuransi). Menyusun rencana kerja (Work Plan) magang 6 bulan.

Merancang struktur penamaan folder digital (coding/naming convention) dan pemilahan berkas fisik berdasarkan nomor PO/Shipment.

Melakukan pembaruan (update) data shipment secara berkala melalui koordinasi dengan Sales, PPIC, Warehouse, dan forwarder.

Mengumpulkan data historis timbulnya biaya ekstra akibat keterlambatan dokumen/clearance untuk analisis potensi pencegahan.

Menerapkan penggunaan checklist dokumen, sistem filing baru, dan dashboard pemantauan pada transaksi Exim berjalan secara live.

Menyusun laporan komprehensif seluruh proyek perbaikan administrasi Exim dan menyiapkan bahan presentasi eksekutif.

Menyusun lembar kendali kelengkapan dokumen (document checklist) terstandar untuk setiap transaksi ekspor maupun impor.

Menguji coba penggunaan basis data pemantauan untuk menghasilkan laporan status pengiriman mingguan bagi manajemen.

Menyusun draf usulan penyederhanaan alur administrasi dan eliminasi proses redundan bersama tim PPIC Exim.

Mengumpulkan feedback dari staff Exim dan melakukan penyesuaian/perbaikan pada instrumen tracker maupun checklist.

Mempresentasikan hasil akhir proyek di hadapan Manajemen PT Topsystem Asia Base, serah terima instrumen kerja, dan penutupan program.