Administration Support Intern (Jakarta)

Peserta mempelajari alur kerja dokumentasi ekspor-impor, fungsi dasar setiap dokumen, serta tahapan proses pengiriman dari awal hingga akhir. Peserta diperkenalkan dengan Microsoft Outlook untuk mengelola email operasional, melakukan korespondensi, menindaklanjuti permintaan, dan mengatur komunikasi berdasarkan prioritas. Selain itu, peserta akan mempelajari penggunaan sistem internal, prosedur pembaruan data, alur pengiriman dokumen, serta standar administrasi dan ketelitian yang diperlukan dalam pekerjaan dokumentasi.

Peserta mulai mempraktikkan proses pembuatan booking melalui sistem internal dengan memahami kebutuhan data, kelengkapan informasi pengiriman, dan tahapan verifikasi sebelum transaksi diproses. Peserta juga mempelajari hubungan antara data booking dan dokumen pengiriman, termasuk pemeriksaan kesesuaian informasi shipper, consignee, detail muatan, jadwal, serta informasi lain yang relevan. Fokus pembelajaran adalah membangun ketelitian dalam memasukkan data, mengenali ketidaksesuaian, dan mengikuti prosedur pemrosesan dokumen sesuai standar operasional.

Peserta mengembangkan kemampuan dalam memproses dokumen pengiriman, khususnya Sea Waybill dan Original Bill of Lading (B/L), mulai dari pemeriksaan data, validasi informasi, hingga mengikuti prosedur penerbitan dan pengiriman dokumen melalui sistem. Peserta juga mempelajari proses pembuatan Delivery Order (DO), persyaratan dokumen pendukung, serta verifikasi data sebelum DO diproses. Pembelajaran mencakup perbedaan fungsi dan karakteristik dokumen, pentingnya akurasi informasi, serta koordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan dokumen diproses sesuai ketentuan dan kebutuhan operasional.

Peserta mulai menangani kendala dokumentasi yang umum terjadi, seperti ketidaksesuaian data, dokumen yang belum lengkap, keterlambatan penerbitan, kesalahan input, atau kendala dalam penggunaan sistem. Peserta belajar mengidentifikasi sumber masalah, memeriksa riwayat komunikasi dan status dokumen, menentukan langkah tindak lanjut sesuai prosedur, serta melakukan eskalasi kepada pihak yang berwenang apabila diperlukan. Pengembangan kompetensi juga mencakup penyusunan komunikasi yang jelas melalui email, pemantauan penyelesaian kendala, dan dokumentasi tindak lanjut untuk meminimalkan kesalahan berulang.

Peserta meningkatkan kemandirian dalam menangani kendala dokumentasi dengan memahami keterkaitan antara booking, penerbitan dokumen pengiriman, pengiriman dokumen, dan pemrosesan DO. Peserta akan berlatih menentukan prioritas berdasarkan urgensi dan dampak kendala terhadap proses operasional, berkoordinasi dengan tim internal maupun pihak terkait, serta memantau penyelesaian masalah hingga tuntas. Pada tahap ini, peserta juga mulai mengidentifikasi pola kendala yang berulang, mengevaluasi potensi penyebabnya, dan memahami bagaimana ketepatan data, kejelasan alur kerja, serta ketepatan waktu komunikasi memengaruhi kelancaran proses dokumentasi.

Peserta menyusun laporan berdasarkan aktivitas dokumentasi yang telah dipelajari, dengan meninjau alur kerja secara end-to-end mulai dari booking, pemeriksaan data, penerbitan Sea Waybill atau Original Bill of Lading, hingga pembuatan Delivery Order. Peserta mempelajari cara merangkum aktivitas dan kendala dokumentasi, mengidentifikasi potensi bottleneck, serta mengevaluasi peluang peningkatan akurasi data, ketepatan waktu pemrosesan, koordinasi, dan efektivitas penggunaan sistem internal. Berdasarkan analisis tersebut, peserta menyusun rekomendasi perbaikan proses yang realistis dan relevan dengan kebutuhan operasional, kemudian mempresentasikan hasilnya kepada pembimbing atau tim terkait.