Staf Administrasi

Teori: Pengenalan struktur organisasi, visi-misi, tata tertib, budaya kerja, etika pelayanan, komunikasi profesional, kerahasiaan data, serta alur surat-menyurat dan pengarsipan. Praktik: Mengenali unit kerja dan alur koordinasi; mencatat surat masuk/keluar; mengelola agenda; menata dokumen fisik dan digital sesuai ketentuan; serta menggunakan format administrasi yang berlaku. Output: Checklist orientasi, daftar inventaris dokumen, dan rekap surat masuk/keluar.

Teori: Prinsip ketelitian, klasifikasi dokumen, penamaan berkas, penyimpanan dan retensi arsip, perlindungan data pribadi, serta pengendalian akses dokumen. Praktik: Memeriksa kelengkapan berkas; melakukan input dan pembaruan data; memindai serta memberi nama file secara konsisten; membuat daftar kendali dokumen; dan menata arsip agar mudah ditelusuri. Output: Indeks arsip, daftar kendali dokumen, dan laporan hasil pemeriksaan kelengkapan berkas.

Teori: Standar komunikasi layanan, penerimaan permintaan administrasi, penanganan keluhan sesuai kewenangan, alur disposisi, dan koordinasi antarunit. Praktik: Menerima dan meneruskan permintaan administrasi; membuat notula rapat; menyusun jadwal kegiatan; menyiapkan undangan dan daftar hadir; serta memantau tindak lanjut sesuai arahan atasan. Output: Notula rapat, agenda kegiatan, daftar tindak lanjut, dan rekap permintaan layanan.

Teori: Dasar Microsoft Word dan Excel, tabel dan rumus sederhana, validasi data, rekapitulasi, penyajian informasi, serta pemeriksaan konsistensi laporan. Praktik: Menyusun rekap data; menggunakan rumus dasar sesuai kebutuhan; memeriksa data ganda atau tidak lengkap; membuat tabel dan grafik sederhana bila diperlukan; serta menyiapkan laporan berkala untuk diverifikasi atasan. Output: Rekapitulasi data, laporan bulanan, dan lembar pemeriksaan kualitas data.

Teori: Alur permintaan ATK, pencatatan inventaris, administrasi jadwal dan kehadiran bila ditugaskan, pemantauan dokumen kedaluwarsa, serta koordinasi dengan unit terkait. Praktik: Memutakhirkan kartu stok atau daftar inventaris; merekap kebutuhan ATK; memeriksa kelengkapan dokumen administrasi; memperbarui daftar pemantauan; dan melaporkan ketidaksesuaian kepada penanggung jawab. Output: Rekap kebutuhan ATK, daftar inventaris terkini, dan daftar pemantauan dokumen.

Teori: Evaluasi mutu administrasi, indikator ketepatan waktu dan kelengkapan, identifikasi kendala, perbaikan proses sederhana, serta penyusunan rekomendasi. Praktik: Menyelesaikan tugas administrasi terpadu; membandingkan hasil dengan standar unit; menyusun usulan perbaikan alur kerja; mempresentasikan hasil; dan menyerahkan dokumen kerja kepada penanggung jawab. Output: Laporan akhir penempatan, rekomendasi perbaikan administrasi, dan presentasi kepada atasan.