Project Management Officer (PMO)

Pengenalan profil PT Excellent Infotama Kreasindo dan Excellent Group, struktur organisasi, unit bisnis, budaya kerja, serta peran PMO dalam mendukung pimpinan dan koordinasi tim.

Membuat dan mengelola project, section, dan task (assign PIC, due date, status, label, custom field) sesuai standar yang berlaku.

Memperbarui progres task, memantau tenggat waktu, mengidentifikasi pekerjaan tertunda, serta mencatat hambatan.

Membantu administrasi umum kantor: pencatatan, penyusunan surat/dokumen, pengelolaan berkas, dan penataan arsip agar rapi serta mudah ditelusuri.

Mencatat risiko dan kendala proyek, mengelola daftar action item, serta memantau tindak lanjut ke pihak terkait.

Menjalankan kombinasi perencanaan, monitoring, pelaporan, koordinasi, administrasi umum, konten, dan dokumentasi secara terstruktur di bawah supervisi.

Pembelajaran peraturan perusahaan, kedisiplinan, etika komunikasi, tanggung jawab profesional, perlindungan data, serta kerahasiaan informasi dan dokumen.

Menyusun timeline proyek, milestone, serta jadwal yang realistis dan mudah dipantau.

Menyusun dashboard status proyek, laporan progres berkala, daftar pekerjaan berjalan, dan status penyelesaian.

Mendukung kebutuhan administratif dan logistik kantor, termasuk persiapan kegiatan, pemesanan kebutuhan operasional, dan komunikasi dengan pihak terkait.

Menjaga konsistensi status, PIC, dan due date; menyinkronkan task antar list dan project asal; memverifikasi kelengkapan data.

Menangani penugasan dengan arahan awal pembimbing, menyusun prioritas, mengidentifikasi kendala, mengusulkan alternatif, serta melakukan eskalasi bila perlu.

Pengelolaan dokumen digital, penyusunan surat dan formulir umum, penamaan serta pengarsipan file, penggunaan spreadsheet, dan administrasi kantor sehari-hari.

Memecah pekerjaan menjadi task yang jelas, mengelompokkan berdasarkan urgensi, prioritas, dan beban kerja.

Melakukan riset kebutuhan perusahaan (vendor, harga, produk, properti, kompetitor) berdasarkan arahan pembimbing dengan sumber yang relevan.

Membantu membuat konten untuk kanal media sosial perusahaan (Facebook, Instagram, dan kanal lain): ide/kalender konten, penulisan caption, materi visual dasar, hingga penjadwalan unggahan sesuai arahan.

Melakukan koordinasi administratif dengan berbagai divisi dan entitas Excellent Group (Excellent, Aktiva, Zeze Zahra, Yayasan Ultima Insani Madania) sesuai penugasan.

Menyusun laporan berkala aktivitas dan portofolio proyek yang memuat pekerjaan yang dilaksanakan, hasil, progres, kendala, dan tindak lanjut.

Pengenalan alur kerja PMO dan dukungan administratif PA, penerimaan instruksi, pencatatan dan prioritas tugas, pengenalan aplikasi Kaizen, serta pelaporan progres kepada pembimbing.

Mencatat tenggat waktu, mengirim pengingat, memantau pekerjaan yang belum selesai, serta melaporkan kendala kepada pembimbing.

Mengumpulkan dan mengelompokkan data, menyusun tabel perbandingan harga/layanan, serta membuat rangkuman kelebihan dan kekurangan setiap alternatif.

Membantu melakukan riset singkat ketika dibutuhkan (pasar, properti, vendor, harga, kompetitor, atau topik lain), lalu merangkum temuan dan menyajikannya secara ringkas.

Menyusun SOP kerja, template laporan, dan playbook proses kerja agar konsisten dan mudah diikuti.

Menyusun laporan akhir magang, mempresentasikan hasil pembelajaran, menerima evaluasi kompetensi, serta menyampaikan usulan perbaikan proses kerja.

Mengenal konsep dasar manajemen proyek secara umum: apa itu proyek dan bedanya dengan pekerjaan rutin harian, peran PMO dalam membantu kelancaran tim, serta istilah dasar yang sering dipakai (scope, milestone, PIC).

Menyusun draf email, surat, dan pesan profesional, undangan, serta komunikasi tindak lanjut kepada pihak internal maupun eksternal dengan memperhatikan etika komunikasi.

Menggunakan spreadsheet untuk input, pembersihan, pengelompokan, perhitungan sederhana, pembuatan rekap, dan penyajian tabel/grafik.

Mengelola pengarsipan dokumen dan berkas proyek secara rapi dan mudah ditelusuri pada sistem perusahaan.