Admin Mutu (Dokumen Kontrol)

Memahami visi, misi, budaya kerja, struktur organisasi, serta peraturan yang berlaku di rumah sakit. Mempelajari fungsi dan tanggung jawab Unit Mutu Medik dalam menjaga kualitas pelayanan, keselamatan pasien, serta pemenuhan standar mutu rumah sakit. Mengenal peran Pengendali Dokumen (Document Control), jenis dokumen mutu yang digunakan, seperti kebijakan, pedoman, panduan, Standar Prosedur Operasional (SPO), dan formulir, serta memahami pentingnya pengelolaan dokumen yang tertib, akurat, dan sesuai ketentuan rumah sakit.

Mempelajari sistem pengendalian dokumen rumah sakit, meliputi klasifikasi dokumen, penomoran, pemberian kode, identitas dokumen, tanggal berlaku, serta pengesahan dokumen. Melaksanakan kegiatan pendukung pendataan dan pengelompokan dokumen berdasarkan jenis serta unit kerja terkait. Mempelajari penyusunan daftar induk dokumen (Master List), pemeriksaan kelengkapan administratif, dan pencatatan status dokumen untuk memastikan setiap dokumen dapat diidentifikasi dan ditelusuri sesuai prosedur yang berlaku.

Melaksanakan kegiatan pendukung pengarsipan dokumen mutu secara fisik dan digital, meliputi pengelompokan berkas, pemberian label, penataan dokumen, pemindaian dokumen, serta penyimpanan arsip sesuai klasifikasi yang ditetapkan. Mempelajari tata cara pencatatan dokumen masuk dan keluar, pemeliharaan arsip, serta penelusuran dokumen saat dibutuhkan oleh unit terkait. Memahami pentingnya ketelitian, keteraturan penyimpanan, pembatasan akses, dan kerahasiaan dokumen dalam mendukung kelancaran administrasi serta menjaga keutuhan informasi rumah sakit.

Mempelajari alur pengajuan perubahan, revisi, pemeriksaan, persetujuan, dan pemberlakuan dokumen sesuai prosedur pengendalian dokumen rumah sakit. Melaksanakan kegiatan pendukung pencatatan riwayat revisi, pembaruan daftar induk dokumen, serta distribusi dokumen kepada unit terkait berdasarkan arahan pembimbing. Mempelajari proses penarikan dan pemisahan dokumen yang sudah tidak berlaku, termasuk pengendalian salinan dokumen untuk mencegah penggunaan versi yang tidak sesuai. Memahami pentingnya keseragaman dokumen dan ketepatan informasi dalam mendukung pelaksanaan prosedur kerja di setiap unit.

Melaksanakan kegiatan pendukung monitoring kelengkapan dokumen mutu pada unit kerja, meliputi pemeriksaan kesesuaian dokumen dengan daftar induk, pencatatan dokumen yang belum lengkap, serta pendataan dokumen yang memerlukan pembaruan. Mempelajari persiapan administrasi untuk audit mutu internal dan akreditasi rumah sakit, termasuk pengumpulan, pengelompokan, dan penataan dokumen pendukung serta bukti pelaksanaan kegiatan. Memahami peran pengendalian dokumen dalam memastikan ketersediaan bukti tertulis, mendukung ketertelusuran informasi, dan membantu pemenuhan standar mutu serta keselamatan pasien.

Melaksanakan rekapitulasi data dokumen, pembaruan daftar induk, pencatatan status revisi, serta evaluasi ketertiban pengarsipan dan kelengkapan administrasi dokumen. Mempelajari identifikasi kendala dalam proses penyimpanan, distribusi, dan penelusuran dokumen, serta menyusun masukan perbaikan sesuai hasil pengamatan dan arahan pembimbing. Menyusun laporan kegiatan magang yang mencakup proses pengendalian dokumen, pengarsipan, pemutakhiran data, dan dukungan administrasi mutu. Mengikuti evaluasi akhir untuk menilai pemahaman sistem pengendalian dokumen, ketelitian, kedisiplinan, kemampuan administrasi, dan kepatuhan terhadap prosedur serta kerahasiaan informasi rumah sakit.