Procurement Operation - KPS

Fokus: Memahami ekosistem pengadaan internal perusahaan, regulasi dasar, dan standar operasional prosedur (SOP) pengadaan (inbound). Aktivitas: o Mempelajari alur kerja Procurement Operation, terminologi teknis, serta pengenalan vendor dan kategori barang/jasa yang sering ditangani. o Membantu staf senior dalam memeriksa kelengkapan dokumen administratif (PR, penawaran harga, dan faktur). o Membiasakan diri dengan perangkat kerja internal (ERP/Sistem Pelacakan Pengadaan). Target: Menguasai alur dasar administrasi pengadaan dan mampu memproses dokumen rutin secara mandiri dengan pengawasan minimal.

Fokus: Terjun langsung dalam eksekusi operasional harian dan penataan sistem data. Aktivitas: o Terlibat aktif dalam pembuatan dan pemantauan status Purchase Order (PO) hingga tahap pengiriman barang/jasa. o Mengonfigurasi atau memperbarui pelacakan pengadaan (misalnya menggunakan Microsoft Lists atau spreadsheet terstruktur) dengan kolom kalkulasi dan format bersyarat untuk memantau tahapan pengadaan. o Berkoordinasi dengan bagian gudang atau pengguna internal (user) untuk memastikan ketepatan spesifikasi barang inbound (seperti spare part atau perlengkapan operasional). Target: Peningkatan kecepatan pemrosesan dokumen dan terwujudnya visibilitas data status pengadaan yang lebih rapi serta transparan.

Fokus: Analisis vendor dan penanganan pengadaan non-rutin (misalnya rekondisi atau perbaikan fasilitas). Aktivitas: o Membantu mengevaluasi kinerja penyedia jasa/vendor berdasarkan ketepatan waktu, kualitas barang, dan kesesuaian harga. o Mendukung proses pengadaan untuk kebutuhan pemeliharaan gedung, perbaikan fasilitas, atau pengadaan pendukung operasional lainnya. o Menerapkan prinsip komunikasi taktis dan negosiasi dasar dalam berkorespondensi dengan vendor untuk konfirmasi ketersediaan dan jadwal pengiriman. Target: Menyusun laporan rekapitulasi performa vendor triwulanan pertama dan mengelola alur pengadaan pemeliharaan secara efektif

Fokus: Efisiensi kerja melalui otomatisasi alat bantu administratif. Aktivitas: o Mengembangkan atau mengoptimalkan skrip sederhana (seperti pemanfaatan Excel VBA atau templat dokumen otomatis) untuk mempercepat penyusunan draf dokumen pengadaan dan integrasi data antar aplikasi. o Menganalisis hambatan (bottleneck) yang sering terjadi pada siklus persetujuan dokumen pengadaan sebelumnya. o Menguji coba templat pelaporan otomatis untuk mengurangi kesalahan entri data manual. Target: Implementasi alat automasi/templat yang terbukti memangkas waktu pengerjaan dokumen repetitif di unit pengadaan

Fokus: Peninjauan ulang (review) kepatuhan administratif dan persiapan penutupan proyek pengadaan semester. Aktivitas: o Melakukan audit mandiri (pemeriksaan berkas silang) terhadap kelengkapan arsip BAST, faktur, dan kontrak kerja sama untuk meminimalisasi risiko audit. o Membantu menyusun dokumentasi penutupan proyek pengadaan yang sedang berjalan menjelang akhir periode magang. o Mengidentifikasi peluang penghematan biaya (cost efficiency) dari tren pembelian selama beberapa bulan terakhir. Target: Seluruh berkas administrasi pengadaan dalam periode berjalan tertib, lengkap, dan tersimpan rapi sesuai standar kearsipan perusahaan.

Fokus: Refleksi pencapaian, penyusunan portofolio magang, dan diseminasi pengetahuan (knowledge sharing). Aktivitas: o Menyusun laporan akhir magang yang merangkum kontribusi operasional, perbaikan sistem yang telah dibuat, serta rekomendasi strategis bagi unit Procurement. o Melakukan handover (serah terima) tugas rutin dan dokumentasi sistem otomatisasi kepada tim tetap agar kesinambungan operasional tetap terjaga. o Mengikuti evaluasi akhir magang bersama mentor pembimbing dan pihak pengelola Magang Hub Kemenaker. Target: Presentasi laporan akhir yang komprehensif, penyerahan dokumentasi sistem operasional secara tuntas, serta perolehan umpan balik konstruktif untuk pengembangan karier profesional.