Purchasing Intern

Peserta magang akan diberikan pengenalan fungsi, tugas, dan tanggung jawab Departemen Purchasing serta pemahaman SOP dan Instruksi Kerja (IK) yang berlaku. Pembelajaran mencakup alur proses pembelian barang mulai dari permintaan hingga penerimaan barang, koordinasi dengan departemen terkait, supplier, dan bagian gudang, serta prosedur administrasi dan pengelolaan dokumen Purchasing. Peserta magang juga melakukan observasi terhadap proses kerja Purchasing untuk memahami penerapan prosedur dalam kegiatan operasional sehari-hari.

Peserta magang melakukan pengenalan terkait dengan jenis, fungsi, dan keterkaitan dokumen Purchasing, meliputi Sales Contract, Purchase Order (PO), Material Receipt, Bill of Lading (B/L), Invoice, dan Packing List. Pembelajaran mencakup pemeriksaan kelengkapan serta kesesuaian data pada dokumen pembelian dan pengiriman barang, pengelolaan dokumen pembayaran dan penerimaan barang, serta praktik pengarsipan dokumen secara fisik maupun digital. Peserta magang juga mempelajari prosedur penamaan dan penyimpanan dokumen secara sistematis agar dokumen mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.

Peserta akan dikenalkan mengenai data stok barang serta data penjualan atau pemakaian barang sebagai dasar perencanaan kebutuhan pembelian. Pembelajaran mencakup perhitungan rata-rata penjualan atau pemakaian barang, penentuan minimum dan maksimum stok sesuai ketentuan perusahaan, serta identifikasi kondisi empty stock dan potensi kekurangan stok. Peserta magang akan melakukan praktik perhitungan forecasting dan stok barang menggunakan Microsoft Excel serta memeriksa ketepatan hasil perhitungan berdasarkan data yang tersedia.

Peserta magang akan melakukan praktik pengolahan data pembelian dan stok barang menggunakan Microsoft Excel, meliputi penggunaan rumus SUM, IF, dan VLOOKUP serta PivotTable untuk merangkum dan menganalisis data. Peserta magang mengolah data forecasting, rata-rata penjualan atau pemakaian, minimum stok, maksimum stok, dan empty stock berdasarkan data yang tersedia. Pembelajaran juga mencakup pemeriksaan dan validasi kesesuaian data dengan sumbernya serta identifikasi dan perbaikan kesalahan pengolahan data untuk menjaga akurasi hasil.

Peserta akan melakukan praktik penyusunan laporan Purchasing berdasarkan data pembelian dan stok barang yang telah diolah. Pembelajaran mencakup penyusunan laporan forecasting dan stok barang, penyajian data rata-rata penjualan atau pemakaian, minimum stok, maksimum stok, dan empty stock, serta pembuatan tabel ringkasan menggunakan Microsoft Excel. Peserta magang melakukan pemeriksaan kelengkapan, konsistensi, dan ketepatan data sebelum menyusun laporan sesuai format yang digunakan perusahaan. Hasil laporan kemudian ditinjau bersama mentor untuk memastikan kesesuaian data dan mengidentifikasi kebutuhan tindak lanjut.

Mentor akan melakukan evaluasi pemahaman dan keterampilan peserta magang dalam menjalankan proses kerja Purchasing, meliputi pemahaman SOP, pengelolaan dan pengarsipan dokumen, perhitungan forecasting dan stok barang, pengolahan data menggunakan Microsoft Excel, serta penyusunan laporan Purchasing. Peserta magang menyelesaikan studi kasus yang mencakup pengolahan data stok, perhitungan kebutuhan barang, dan penyusunan laporan, kemudian mempresentasikan hasilnya kepada mentor. Evaluasi akhir juga mencakup ketelitian, ketepatan waktu, komunikasi, inisiatif, dan kemampuan menyelesaikan tugas sesuai prosedur perusahaan.