Admin Procurement

Minggu 1: Company Onboarding & Orientasi Divisi Supply Chain / Procurement Materi & Aktivitas: Pengenalan profil PT Remala Abadi Tbk, budaya kerja, serta struktur Divisi Procurement, Warehouse, dan Finance/Accounting. Pemahaman tentang alur kerja pengadaan (End-to-End Procurement Process): Purchase Requisition (PR) -> Quotation -> Comparison -> Purchase Order (PO) -> Delivery -> Goods Receipt (GR) -> Invoicing. Pengenalan kategorisasi barang/jasa PT Remala Abadi Tbk (Perangkat Jaringan/Active-Passive Material, Fiber Optic Cable, Jasa Kontraktor/Sewa, IT Equipment, Office Supplies). Deliverable: Ringkasan Pemahaman End-to-End Workflow Procurement. Minggu 2: Pengenalan Sistem ERP / E-Procurement & Administrasi PR (Purchase Requisition) Materi & Aktivitas: Pengenalan dan praktik penggunaan aplikasi ERP/Internal Procurement System perusahaan. Mempelajari tata cara verifikasi dokumen Purchase Requisition (PR) yang diajukan oleh user (NOC, Project/Engineering, General Affair). Mengecek kelengkapan spesifikasi teknis dan ketersediaan anggaran (Budget Availability Check). Deliverable: Checklist Validasi Kelengkapan Dokumen PR. Minggu 3: Standardisasi Naming Convention & Vendor Master Data Management Materi & Aktivitas: Pengenalan Master Data Vendor dan penataan basis data pemasok (Supplier Database). Mempelajari aturan penamaan barang/jasa (Item Naming Convention) untuk memastikan konsistensi pencatatan stok dan pembelian. Praktik penginputan vendor baru ke dalam database internal. Deliverable: Database Draft Update Master Vendor & Latihan Kodifikasi Barang. Minggu 4: Pengenalan Regulasi Legalitas Pemasok & Dokumen Kepatuhan (Vendor Onboarding) Materi & Aktivitas: Mempelajari dokumen legalitas vendor wajib (NIB, NPWP, Akta Pendirian, SPPKP, Rekening Bank). Memahami prosedur Vendor Onboarding & Registration. Evaluasi pemahaman bulan pertama. Deliverable: Laporan Audit Kelengkapan Berkas Legalitas Vendor Baru.

Minggu 5: Penjajakan Penawaran Harga (Request for Quotation / RFQ) Materi & Aktivitas: Menyusun dan mengirimkan dokumen RFQ (Request for Quotation) / RFP (Request for Proposal) ke daftar kandidat vendor. Melakukan follow-up penawaran harga dan waktu pengiriman (lead time) kepada calon vendor. Deliverable: Log Tracking Status RFQ & Pengumpulan Penawaran Harga (Quotation). Minggu 6: Penyusunan Matriks Perbandingan Harga (Commercial Comparison Matrix) Materi & Aktivitas: Membuat lembar perbandingan penawaran (Commercial & Technical Comparison Sheet) dari minimal 3 vendor. Menganalisis komponen biaya: harga satuan, PPN/PPh, ongkos kirim, garansi, term of payment (TOP), dan lead time. Deliverable: Dokumen Matriks Perbandingan Penawaran Harga (Price Comparison Sheet). Minggu 7: Administrasi Berita Acara Negosiasi & Pemilihan Pemasok Materi & Aktivitas: Mengikuti dan mencatat poin-poin kesepakatan dalam proses negosiasi bersama mentor. Penyusunan Berita Acara Negosiasi (BAN) dan Justifikasi Penunjukan Vendor. Deliverable: Draft Berita Acara Negosiasi & Dokumen Usulan Pemenang Pengadaan. Minggu 8: Penerbitan & Administrasi Purchase Order (PO) Materi & Aktivitas: Pembuatan draft Purchase Order (PO) / Work Order (WO) pada sistem ERP berdasarkan hasil persetujuan. Pengiriman PO resmi ke vendor serta pencatatan tanggal konfirmasi persetujuan dari vendor (PO Confirmation Log). Deliverable: Folder Digital PO Terbit & PO Tracking Sheet Mingguan.

Minggu 9: Pemantauan Pengiriman Barang & Pengendalian Lead Time (Expediting) Materi & Aktivitas: Melakukan expediting (pemantauan status pengerjaan/pengiriman barang) kepada vendor secara berkala. Mencatat dan mengantisipasi keterlambatan pengiriman (delay risk) yang berpotensi mengganggu operasional/proyek. Deliverable: Expediting Report Status Pengiriman Material & Jasa. Minggu 10: Sinkronisasi Administrasi Gudang & Goods Receipt (GR / Surat Jalan) Materi & Aktivitas: Berkoordinasi dengan Tim Warehouse untuk memverifikasi pencocokan fisik barang dengan Surat Jalan (Delivery Order) dan PO. Menginput/memverifikasi dokumen Goods Receipt (GR) / Berita Acara Serah Terima (BAST) pekerjaan di sistem. Deliverable: Laporan Rekapitulasi Match Rate antara PO, Surat Jalan, dan GR. Minggu 11: Administrasi Retur & Klaim Perangkat Rusak/Ketidaksesuaian Materi & Aktivitas: Mempelajari penanganan barang cacat/rusak atau tidak sesuai spesifikasi (Discrepancy Report). Menyusun Berita Acara Retur Barang dan pengurusan klaim garansi/penggantian ke vendor. Deliverable: Berita Acara Retur Barang & Log Tracking Klaim Vendor. Minggu 12: Pengelolaan Arsip Kontrak & PKS (Perjanjian Kerja Sama) Materi & Aktivitas: Penataan arsip fisik dan digital untuk dokumen Kontrak, PKS, Kontrak Payung (Master Service Agreement), dan NDA. Pencatatan masa berlaku kontrak vendor (Contract Expiry Monitoring). Deliverable: Database Contract Management & Notifikasi Kontrak Mendekati Expired.

Minggu 13: Pencocokan Dokumen Tagihan (Three-Way Matching Analysis) Materi & Aktivitas: Melakukan proses Three-Way Matching (Mencocokkan PO + GR/BAST + Invoice/Faktur Pajak dari Vendor). Memastikan ketepatan besaran tagihan sebelum diserahkan ke Tim Finance/Tax. Deliverable: Dokumen Kelengkapan Berkas Tagihan Vendor (Payment Requisition Package). Minggu 14: Tracking Payment Status & Koordinasi Tim Finance Materi & Aktivitas: Melakukan pencatatan status pembayaran tagihan vendor sesuai dengan Term of Payment (TOP). Menanggapi pertanyaan/pertanyaan vendor (vendor query) terkait jadwal pembayaran. Deliverable: Dashboard/Log Payment Tracking Vendor. Minggu 15: Penilaian Performa Vendor (Vendor Performance Evaluation / KPI) Materi & Aktivitas: Membantu pengumpulan data penilaian kinerja vendor berkala (Kriteria: Quality, On-Time Delivery, Price Competitiveness, Service/Response). Menyusun Vendor Rating Scorecard. Deliverable: Laporan Evaluasi Kinerja Vendor Triwulanan (Vendor Scorecard). Minggu 16: Monthly Executive Procurement Report Materi & Aktivitas: Menyusun rekapitulasi total belanja perusahaan (Spend Analysis) bulanan berdasarkan divisi dan kategori barang. Menyiapkan slide ringkasan eksekutif untuk Procurement Manager. Deliverable: Monthly Procurement Executive Summary & Spend Analysis Report.

Minggu 17: Perhitungan Efisiensi & Cost Saving Analysis Materi & Aktivitas: Menghitung nilai efisiensi/penghematan biaya (Cost Savings / Cost Avoidance) yang berhasil dicapai dari hasil negosiasi. Mengidentifikasi barang/jasa dengan frekuensi pembelian tinggi untuk diusulkan menjadi Contract Umbrella / Bulk Purchase. Deliverable: Laporan Perhitungan Procurement Cost Savings & Avoidance. Minggu 18: Evaluasi Bottleneck Administrasi Procurement & Streamlining Process Materi & Aktivitas: Menganalisis alur kerja administratif yang memicu keterlambatan penerbitan PO atau persetujuan tagihan. Menyusun usulan penyederhanaan alur (streamlining) administrasi pengadaan. Deliverable: Dokumen Usulan Perbaikan Alur Kerja Administrasi Procurement. Minggu 19: Audit Kepatuhan Prosedur Pengadaan (Procurement Compliance Audit) Materi & Aktivitas: Audit acak (random sampling) pada dokumen pengadaan untuk memastikan kepatuhan terhadap SOP (misal: keberadaan 3 penawaran, tanda tangan persetujuan sesuai limit otorisasi). Mengidentifikasi potensi risiko maladministrasi atau compliance gap. Deliverable: Laporan Audit Kepatuhan Internal Admin Procurement. Minggu 20: Otomatisasi & Digitalisasi Form/Template Admin Procurement Materi & Aktivitas: Membuat/memperbarui template kerja otomatis menggunakan Google Sheets / Excel (misal: PO Generator, Commercial Comparison Auto-Calculator, RFQ Template). Deliverable: Paket Automated Procurement Admin Templates.

Minggu 21: Pengerjaan Capstone Project Magang Materi & Aktivitas: Peserta mengerjakan proyek akhir berbasis pemecahan masalah riil dalam administrasi pengadaan di PT Remala Abadi Tbk. Contoh Topik: "Digitalisasi Database Kinerja Vendor dan Tracking Payment System Berbasis Google Looker Studio" atau "Analisis Efisiensi Pengadaan Material Fiber Optic Melalui Kontrak Payung". Deliverable: Progress Report 50% Capstone Project. Minggu 22: Finalisasi Capstone Project & Pengujian Solusi Materi & Aktivitas: Finalisasi dokumen dan sistem/dashboard proyek akhir. Pengujian dan simulasi penggunaan alat bantu bersama Mentor Procurement. Deliverable: Dokumen Final & Produk Capstone Project Siap Pakai. Minggu 23: Penyusunan Procurement Admin Playbook & Process Handover Materi & Aktivitas: Menyusun User Manual / Playbook Administrasi Pengadaan sebagai panduan bagi staf baru atau pemagang berikutnya. Serah terima (handover) seluruh berkas digital, database vendor, dan tracker pembayaran kepada tim internal. Deliverable: Buku Panduan Operasional (Playbook) Admin Procurement. Minggu 24: Presentasi Akhir, Evaluasi Kinerja & Closing Program Materi & Aktivitas: Presentasi laporan pertanggungjawaban magang dan Capstone Project di depan Mentor, Procurement Lead, dan HRD. Penilaian kinerja komprehensif oleh supervisor. Penutupan program magang dan administrasi kelulusan Magang Hub. Deliverable: Slide Presentasi Final, Laporan Akhir Magang, dan Lembar Evaluasi Kinerja.