Vendor Management

Minggu 1: Company Onboarding & Orientasi Divisi Vendor Management / Supply Chain Materi & Aktivitas: Pengenalan profil PT Remala Abadi Tbk, budaya kerja, serta struktur Divisi Vendor Management, Procurement, Legal, Finance, dan Operations. Pemahaman tentang peran Vendor Management: Menjamin ketersediaan, kualitas, kepatuhan legal, dan efisiensi biaya mitra/pemasok. Pengenalan segmentasi vendor perusahaan (Pemasok Perangkat Jaringan/Active-Passive, Mitra Subkontraktor FO/Civil Work, Provider Upstream/Bandwidth, Ekspedisi/3PL, General Service). Deliverable: Ringkasan Pemahaman Role & Ekosistem Vendor Management Perusahaan. Minggu 2: Pengenalan Regulasi Legalitas Pemasok & Kepatuhan (Vendor Compliance) Materi & Aktivitas: Mempelajari dokumen legalitas vendor wajib: NIB (OSS), NPWP, Akta Pendirian & Perubahan, SPPKP, Sertifikasi Teknis (Telekomunikasi/K3/ISO jika ada), serta Rekening Bank. Memahami standar kepatuhan regulasi (Compliance Standard) dan aturan Anti-Korupsi/Gratifikasi perusahaan. Deliverable: Checklist Standard Dokumen Legalitas & Kepatuhan Vendor. Minggu 3: Pengenalan System Master Data Vendor (Vendor Database Management) Materi & Aktivitas: Pengenalan dan praktik penggunaan modul Vendor Master Data pada ERP / Portal Vendor internal. Mempelajari aturan penataan, pengkodean ID Vendor, dan kategorisasi klasifikasi usaha vendor (KBLI/Spesialisasi). Deliverable: Clean Database Master Vendor & Latihan Input Data Vendor Baru. Minggu 4: Prosedur Vendor Onboarding & Due Diligence Dasar Materi & Aktivitas: Mempelajari alur Vendor Registration & Onboarding. Mengisi dan memverifikasi Formulir Pendaftaran Pemasok (VRF) serta melakukan Due Diligence Check latar belakang vendor. Evaluasi pemahaman bulan pertama. Deliverable: Laporan Audit Kelengkapan Berkas Vendor Onboarding & Ujian Pemahaman Dasar.

Minggu 5: Penjajakan & Sourcing Mitra/Pemasok Baru (Vendor Sourcing) Materi & Aktivitas: Melakukan riset pasar (Market Research) untuk mencari kandidat vendor alternatif (misal: Kontraktor Penarik Kabel FO, Provider Transit, Suplier Perangkat). Membuat daftar rekomendasi vendor baru (Approved Vendor Candidate List). Deliverable: Dokumen Pemetaan Potensi Vendor Baru (Vendor Sourcing Matrix). Minggu 6: Administrasi Non-Disclosure Agreement (NDA) & Request for Information (RFI) Materi & Aktivitas: Penyusunan dan pengiriman dokumen NDA (Non-Disclosure Agreement) sebelum pertukaran data sensitif dengan vendor. Menyusun dan menyebarkan Request for Information (RFI) / Request for Qualification (RFQ) untuk menilai kapabilitas calon vendor. Deliverable: Folder Digital NDA Terverifikasi & Rekapitulasi Jawaban RFI Vendor. Minggu 7: Administrasi Perjanjian Kerja Sama (PKS / Contract Management) Materi & Aktivitas: Mempelajari struktur dokumen Perjanjian Kerja Sama (PKS), Master Service Agreement (MSA), dan Service Level Agreement (SLA) vendor. Membantu pemantauan proses Drafting, Review oleh Tim Legal, hingga Penandatanganan Kontrak. Deliverable: Database Tracker Masa Berlaku Kontrak Vendor (Contract Lifecycle Sheet). Minggu 8: Pemantauan Kontrak Mendekati Expired & Renewal Process Materi & Aktivitas: Mengidentifikasi kontrak-kontrak vendor yang akan habis masa berlakunya dalam waktu 60–90 hari (Contract Expiry Alert). Menyiapkan dokumen pemberitahuan perpanjangan (Renewal) atau adendum kontrak. Deliverable: Laporan Status Kontrak Mendekati Expired & Drafting Surat Perpanjangan.

Minggu 9: Perancangan & Pengumpulan Data KPI Vendor (Vendor Rating Metric) Materi & Aktivitas: Mempelajari indikator penilaian kinerja vendor (Vendor Key Performance Indicators): Quality: Kesesuaian spesifikasi, rasio barang rusak. Delivery/SLA: Ketepatan waktu pengiriman/penyelesaian proyek. Cost: Kompetisi harga, kejelasan billing. Service & Compliance: Responsivitas, kepatuhan K3/SOP. Pengumpulan feedback dari unit pengguna (Internal User Feedback - NOC, Warehouse, Project, Procurement). Deliverable: Form Rekapitulasi Internal User Feedback Kinerja Vendor. Minggu 10: Pengolahan & Pembuatan Vendor Performance Scorecard Materi & Aktivitas: Mengolah data mentah kinerja vendor menjadi nilai akhir (Vendor Performance Scorecard / Rating). Pengkategorian vendor berdasarkan hasil skor (Tier A: Preferred, Tier B: Acceptable, Tier C: Conditional/Warning, Tier D: Blacklist). Deliverable: Vendor Performance Scorecard Report Triwulanan. Minggu 11: Administrasi Audit & Verifikasi Lapangan Vendor (Vendor Site Visit / Audit) Materi & Aktivitas: Membantu persiapan instrumen Checklist Audit Lapangan Vendor (pemeriksaan kantor, workshop, ketersediaan alat kerja, kecukupan SDM). Mendampingi mentor dalam pelaksanaan kunjungan/audit fisik/virtual vendor. Deliverable: Dokumen Laporan Hasil Audit Lapangan Vendor (Vendor Audit Summary Report). Minggu 12: Penyusunan Surat Peringatan & Mitigation Plan Vendor bermasalah Materi & Aktivitas: Menyusun draft Surat Peringatan / Notice of Non-Compliance untuk vendor yang tidak mencapai KPI minimum atau melanggar SLA. Meminta Corrective Action Plan (CAP) dari vendor bermasalah. Deliverable: Berkas Surat Peringatan Vendor & Form Pemantauan Corrective Action Plan (CAP).

Minggu 13: Identifikasi & Penyusunan Matriks Risiko Vendor (Vendor Risk Assessment) Materi & Aktivitas: Mempelajari pemetaan risiko vendor (Risko Ketergantungan/Single Supplier, Risiko Kebangkrutan, Risiko Legal, Risiko Kebocoran Data). Menyusun Vendor Risk Matrix untuk vendor-vendor kategori kritikal (Single Source / High Impact Vendor). Deliverable: Dokumen Matriks Penilaian Risiko Vendor (Vendor Risk Assessment Matrix). Minggu 14: Verifikasi Klaim Restitusi / Penalty SLA Vendor Materi & Aktivitas: Berkoordinasi dengan Tim NOC & Project untuk mengidentifikasi pelanggaran SLA oleh vendor (downtime/delay). Menghitung nilai denda/pinalti atau klaim restitusi yang harus dipotongkan pada tagihan vendor sesuai klausul PKS. Deliverable: Laporan Rekapitulasi Klaim Pinalti/Restitusi SLA Vendor. Minggu 15: Pemantauan Kesehatan Finansial & Kepatuhan Pajak Vendor Materi & Aktivitas: Memeriksa pembaruan data perpajakan (SPPKP, status NPWP aktif) dan validitas rekening bank vendor. Berkoordinasi dengan Tim Finance terkait keteraturan pembayaran dan pencegahan potensi sengketa tagihan. Deliverable: Laporan Audit Kepatuhan Data Keuangan & Pajak Vendor Master. Minggu 16: Monthly Executive Vendor Management Report Materi & Aktivitas: Menyusun slide presentasi/dokumen laporan bulanan untuk jajaran Manajemen Supply Chain & Procurement. Menyajikan distribusi Tier Vendor, ringkasan skor KPI, status perpanjangan kontrak, dan daftar vendor bermasalah. Deliverable: Draft Monthly Executive Vendor Management Report

Minggu 17: Pelaksanaan Program Pembinaan & Komunikasi Vendor (Vendor Gathering / Review Meeting) Materi & Aktivitas: Membantu persiapan agenda Business Review Meeting (QBR) bersama vendor-vendor strategis. Menyusun materi presentasi evaluasi tahunan dan ruang diskusi kolaborasi/perbaikan layanan. Deliverable: Notulensi & Berita Acara Pertemuan Quarterly Business Review (QBR) Vendor. Minggu 18: Evaluasi Bottleneck Onboarding & Streamlining Process Materi & Aktivitas: Menganalisis alur kerja administrasi yang memicu lamanya proses pendaftaran atau perpanjangan kontrak vendor. Menyusun usulan penyederhanaan alur (streamlining) administrasi registrasi dan evaluasi vendor. Deliverable: Dokumen Usulan Perbaikan Alur Kerja Vendor Management. Minggu 19: Digitalisasi & Automation Template Admin Vendor Management Materi & Aktivitas: Membuat/memperbarui template kerja otomatis menggunakan Google Sheets / Excel / Looker Studio (misal: Automated Scorecard Calculator, Contract Expiry Alert System, Vendor Portal Tracker). Deliverable: Paket Automated Vendor Admin Templates & Scorecard Dashboard. Minggu 20: Standardisasi Document Template & Playbook Vendor Management Materi & Aktivitas: Memperbarui dan menyelaraskan seluruh template kerja (Template VRF, Template SLA Clause, Template Form Audit, Template Surat Peringatan). Deliverable: Paket Standardisasi Template Dokumen Admin Vendor Management.

Minggu 21: Pengerjaan Capstone Project Magang Materi & Aktivitas: Peserta mengerjakan proyek akhir berbasis pemecahan masalah riil dalam tata kelola vendor di PT Remala Abadi Tbk. Contoh Topik: "Digitalisasi Monitoring Performance Scorecard dan Risk Assessment Vendor Berbasis Google Looker Studio" atau "Perancangan Standard Operating Playbook untuk Vendor Onboarding dan Audit Mitra Subkontraktor FO". Deliverable: Progress Report 50% Capstone Project. Minggu 22: Finalisasi Capstone Project & Pengujian Solusi Materi & Aktivitas: Finalisasi dokumen, dashboard, atau sistem proyek akhir. Pengujian dan simulasi penggunaan solusi bersama Vendor Management Lead. Deliverable: Dokumen Final & Produk Capstone Project Siap Digunakan. Minggu 23: Penyusunan Vendor Management Playbook & Process Handover Materi & Aktivitas: Menyusun User Manual / Playbook Administrasi Vendor Management sebagai panduan bagi staf baru atau pemagang berikutnya. Serah terima (handover) seluruh berkas digital, database master vendor, dan contract tracker kepada tim internal. Deliverable: Buku Panduan Operasional (Playbook) Admin Vendor Management. Minggu 24: Presentasi Akhir, Evaluasi Kinerja & Closing Program Materi & Aktivitas: Presentasi laporan pertanggungjawaban magang dan Capstone Project di depan Mentor, Head of Procurement/Supply Chain, dan HRD. Penilaian kinerja komprehensif oleh supervisor. Penutupan program magang dan administrasi kelulusan Magang Hub. Deliverable: Slide Presentasi Final, Laporan Akhir Magang, dan Lembar Evaluasi Kinerja Peserta.