HR Payroll

Minggu 1: Company Onboarding & Orientasi Divisi HR & Finance Materi & Aktivitas: Pengenalan profil PT Remala Abadi Tbk, budaya kerja, serta struktur Divisi Human Capital/HR dan kaitannya dengan Finance/Accounting. Pemahaman tentang alur kerja penggajian (Payroll Cycle & Schedule): Timekeeping -> Overtime & Cut-off -> Benefit Calculation -> Payroll Processing -> Approval -> Tax/BPJS Reporting -> Payment Slip Distribution. Memahami prinsip kerahasiaan data karyawan (Data Confidentiality & Non-Disclosure Agreement). Deliverable: Ringkasan Pemahaman End-to-End Payroll Lifecycle & Confidentiality Commitment. Minggu 2: Pengenalan HRIS & Pengelolaan Database Karyawan (Master Data) Materi & Aktivitas: Pengenalan dan praktik penggunaan modul Human Resource Information System (HRIS) atau aplikasi penggajian internal. Mempelajari penataan Master Data Karyawan (NIK, Status Kerja, Data Keluarga, NPWP, Rekening Bank, PTKP Status). Verifikasi kelengkapan berkas personalia untuk karyawan baru (onboarding HR docs). Deliverable: Checklist Audit Master Data Karyawan & Latihan Input Data HRIS. Minggu 3: Pengolahan Data Kehadiran (Timekeeping & Absence Management) Materi & Aktivitas: Melakukan download dan verifikasi data absensi dari mesin mesin absensi/aplikasi HRIS. Merekapitulasi data keterlambatan, izin, sakit, cuti (paid leave), dan unpaid leave sebelum tanggal cut-off. Verifikasi ketersediaan dokumen pendukung (Surat Dokter, Form Cuti, Surat Tugas Dinas). Deliverable: Clean Attendance & Absence Dataset Periode Cut-Off. Minggu 4: Pengolahan & Validasi Lembur (Overtime Calculation & Verification) Materi & Aktivitas: Mempelajari aturan perhitungan uang lembur sesuai regulasi UU Ketenagakerjaan / Perppu Cipta Kerja dan kebijakan internal PT Remala Abadi Tbk. Validasi Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL) dengan jam masuk/keluar absensi aktual. Evaluasi pemahaman bulan pertama. Deliverable: Rekapitulasi Data Lembur Terverifikasi & Ujian Pemahaman Aturan Overtime.

Minggu 5: Perhitungan & Administrasi BPJS Kesehatan Materi & Aktivitas: Mempelajari komponen perhitungan iuran BPJS Kesehatan (persentase ditanggung perusahaan vs karyawan, batas atas/bawah gaji). Pengelolaan pendaftaran karyawan baru, perubahan data keluarga, dan penonaktifan karyawan resign pada portal Edabu BPJS Kesehatan. Deliverable: Dokumen Rekapitulasi Iuran & Audit Data Peserta Edabu BPJS Kesehatan. Minggu 6: Perhitungan & Administrasi BPJS Ketenagakerjaan (SIPP) Materi & Aktivitas: Mempelajari program BPJS Ketenagakerjaan: JJK, JK, JHT, JP, dan JKP beserta rumus persentase iurannya. Praktik penggunaan portal SIPP BPJS Ketenagakerjaan untuk pendaftaran/penonaktifan peserta dan pelaporan iuran bulanan. Deliverable: Dokumen Rekapitulasi Iuran & Draft Mutasi SIPP BPJS Ketenagakerjaan. Minggu 7: Administrasi Klaim & Tunjangan Karyawan (Medical & Allowances) Materi & Aktivitas: Mempelajari struktur tunjangan (Tunjangan Tetap vs Tunjangan Tidak Tetap, Tunjangan Jabatan, Tunjangan Shift/Operasional Field Engineer). Memverifikasi pengajuan klaim medis (reimbursement), uang makan, atau uang duka/pernikahan sesuai kebijakan perusahaan. Deliverable: Reimbursement Tracking Log & Rekapitulasi Tunjangan Terverifikasi. Minggu 8: Rekapitulasi Potongan Karyawan (Deductions & Loan Tracker) Materi & Aktivitas: Pencatatan dan pemantauan potongan rutin: Potongan keterlambatan, kasbon/pinjaman karyawan (employee loan), atau pengembalian aset. Menyusun Employee Loan & Deduction Schedule. Deliverable: Master Sheet Log Potongan Gaji Karyawan Bulanan.

Minggu 9: Pemahaman Dasar & Perhitungan PPh 21 Karyawan (TER Method) Materi & Aktivitas: Mempelajari mekanisme pemotongan Pajak Penghasilan (PPh Pasal 21) menggunakan metode Tarif Efektif Rata-Rata (TER) dan perhitungan masa pajak terakhir (Desember). Mengidentifikasi status PTKP (K/0, TK/0, K/1, dll.) dan dampaknya pada besaran potongan pajak. Deliverable: Kertas Kerja Perhitungan Simulasi PPh 21 Metode TER. Minggu 10: Processing Draft Penggajian (Gross-to-Net Calculation) Materi & Aktivitas: Menggabungkan seluruh komponen: Gaji Pokok + Tunjangan + Overtime - Potongan Absen/Keterlambatan - BPJS Karyawan - PPh 21 - Potongan Lain = Net Salary. Melakukan pengujian akurasi rumus matematika (Gross-to-Net Calculation) pada spreadsheet penggajian. Deliverable: Master Draft Payroll Sheet (Rekapitulasi Gaji Bersih Karyawan). Minggu 11: Rekonsiliasi & Variance Analysis Data Penggajian (Payroll Reconciliation) Materi & Aktivitas: Menganalisis selisih/perubahan total beban gaji bulan berjalan dibandingkan bulan sebelumnya (Month-on-Month Payroll Variance Analysis). Mengidentifikasi penyebab kenaikan/penurunan (efek karyawan baru, resign, lembur berlebih, atau penyesuaian gaji). Deliverable: Laporan Analisis Selisih Penggajian (Payroll Variance Report). Minggu 12: Administrasi Slip Gaji (Payslip Distribution) & Koordinasi Bank Transfer Materi & Aktivitas: Menyusun dan menyiapkan berkas instruksi pembayaran transfer bank (Bank Payroll File/Format Transfer CSV). Proses distribusi slip gaji elektronik (E-Payslip) secara aman dan rapi kepada seluruh karyawan. Deliverable: File Format Bank Transfer Terverifikasi & Log Distribusi E-Payslip.

Minggu 13: Administrasi Pelaporan PPh 21 & Koordinasi Tim Tax/Finance Materi & Aktivitas: Membantu penyiapan data rekapan PPh 21 bulanan untuk diserahkan ke Tim Tax/Finance untuk penyetoran dan pelaporan e-Bupot PPh 21. Penataan arsip bukti potong PPh 21 karyawan. Deliverable: Paket Data Rekapitulasi e-Bupot PPh 21 Bulanan. Minggu 14: Perhitungan Hak Karyawan Resign / End of Contract (Offboarding Payroll) Materi & Aktivitas: Mempelajari perhitungan hak termination karyawan (Uang Pesangon, Uang Penghargaan Masa Kerja, Uang Penggantian Hak, atau Kompensasi PKWT) sesuai aturan yang berlaku. Menyusun perhitungan Final Pay (Gaji Terakhir & Prorate Cuti/Gaji). Deliverable: Kertas Kerja Perhitungan Final Pay & Offboarding Settlement. Minggu 15: Internal Audit Kepatuhan Data Payroll & Dokumentasi Materi & Aktivitas: Melakukan audit acak (sampling audit) terhadap kecocokan dokumen persetujuanlembur, form cuti, dan bukti transfer dengan angka di slip gaji. Pengarsipan terstruktur untuk dokumen penggajian fisik dan digital. Deliverable: Laporan Audit Kepatuhan Internal Admin Payroll. Minggu 16: Monthly Executive HR Payroll Report Materi & Aktivitas: Menyusun rekapitulasi total beban personalia (Total Labor Cost), tren lembur per divisi, dan rasio biaya BPJS. Menyiapkan slide ringkasan eksekutif untuk HR Manager & Finance Director. Deliverable: Monthly Executive HR Payroll Summary Report.

Minggu 17: Evaluasi Bottleneck Administrasi Payroll & Streamlining Process Materi & Aktivitas: Menganalisis alur kerja yang dinilai rawan keterlambatan (misal: keterlambatan penyerahan SPKL dari departemen lain, input data manual berulang). Menyusun usulan penyederhanaan alur (streamlining) dan penetapan Strict Cut-off Schedule. Deliverable: Dokumen Usulan Perbaikan Alur Kerja Administrasi Payroll. Minggu 18: Digitalisasi & Automation Template Admin Payroll Materi & Aktivitas: Membuat/memperbarui template kerja otomatis menggunakan Google Sheets / Excel / VBA (misal: Automated Payslip Generator, Overtime Calculator, BPJS Rate Calculator). Deliverable: Paket Automated HR Payroll Admin Templates. Minggu 19: Penyusunan Risk Register & Mitigation Strategy HR Payroll Materi & Aktivitas: Identifikasi potensi risiko dalam operasional penggajian (salah transfer, kebocoran data gaji, keterlambatan pembayaran iuran BPJS/pajak, salah hitung overtime). Menyusun Risk Register payroll beserta prosedur mitigasi darurat. Deliverable: Dokumen HR Payroll Risk Register & Emergency Plan. Minggu 20: Standardisasi Document Template & Standard Operating Playbook Materi & Aktivitas: Memperbarui dan menyelaraskan seluruh template kerja (Form Reimbursement, Template Perhitungan Prorate, Checklist Offboarding Settlement). Deliverable: Paket Standardisasi Template Dokumen HR Payroll.

Minggu 21: Pengerjaan Capstone Project Magang Materi & Aktivitas: Peserta mengerjakan proyek akhir berbasis pemecahan masalah riil dalam administrasi penggajian PT Remala Abadi Tbk. Contoh Topik: "Digitalisasi Monitoring & Rekonsiliasi Otomatis Iuran BPJS dan PPh 21 Berbasis Dashboard Looker Studio" atau "Otomatisasi Sistem Input Overtime & Audit Variance Analysis Payroll". Deliverable: Progress Report 50% Capstone Project. Minggu 22: Finalisasi Capstone Project & Pengujian Solusi Materi & Aktivitas: Finalisasi dokumen, dashboard, atau sistem proyek akhir. Pengujian dan simulasi penggunaan solusi bersama HR Supervisor / Payroll Lead. Deliverable: Dokumen Final & Produk Capstone Project Siap Digunakan. Minggu 23: Penyusunan HR Payroll Admin Playbook & Process Handover Materi & Aktivitas: Menyusun User Manual / Playbook Administrasi HR Payroll sebagai panduan bagi staf baru atau pemagang berikutnya. Serah terima (handover) seluruh berkas digital, master template, dan tracker BPJS/Loan kepada tim internal. Deliverable: Buku Panduan Operasional (Playbook) Admin HR Payroll. Minggu 24: Presentasi Akhir, Evaluasi Kinerja & Closing Program Materi & Aktivitas: Presentasi laporan pertanggungjawaban magang dan Capstone Project di depan Mentor, Head of HR, dan HRD. Penilaian kinerja komprehensif oleh supervisor. Penutupan program magang dan administrasi kelulusan Magang Hub. Deliverable: Slide Presentasi Final, Laporan Akhir Magang, dan Lembar Evaluasi Kinerja Peserta.