Staff Administrasi

Memahami fungsi dan tanggung jawab Staff Administrasi dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan pengadaan barang. Mengenali tugas bagian Administrasi, Purchasing, Finance, Gudang, Sales, dan Operasional serta hubungan kerja antarbagian.

Membuat, mencatat, memeriksa, dan mendistribusikan surat masuk maupun surat keluar sesuai prosedur perusahaan. Mengelompokkan dokumen berdasarkan tanggal, nomor, kategori, pemasok, pelanggan, dan transaksi pengadaan.

Mencatat dan memeriksa permintaan barang dari pelanggan atau bagian internal berdasarkan informasi yang tersedia. Membantu menyiapkan, memeriksa, mencatat, dan menyimpan dokumen PO sesuai alur persetujuan perusahaan.

Menggunakan rumus dasar, IF, SUMIF, filter, sort, dan tabel untuk mengolah data transaksi serta kebutuhan operasional. Menyusun database pemasok, pelanggan, pesanan, pengiriman, dan status dokumen agar mudah dipantau.

Membantu mencatat data barang masuk dan keluar berdasarkan dokumen serta informasi dari bagian Gudang. Mendokumentasikan pengembalian barang, ketidaksesuaian jumlah atau spesifikasi, serta tindak lanjut dengan bagian terkait.

Menghubungkan pencatatan permintaan barang, PO, penerimaan, pengiriman, dan dokumentasi transaksi dalam alur administrasi yang terstruktur. Melaksanakan simulasi pengelolaan pesanan mulai dari penerimaan permintaan hingga dokumentasi pengiriman barang.

Mengenal berbagai dokumen seperti surat masuk, surat keluar, purchase order (PO), invoice, surat jalan, dan formulir penerimaan barang. Memahami prosedur administrasi, alur persetujuan dokumen, standar pelayanan, serta ketentuan penyelesaian tugas.

Menerapkan standar penamaan file agar dokumen mudah ditemukan, diidentifikasi, dan digunakan kembali. Memastikan dokumen memiliki versi yang benar, persetujuan yang sesuai, serta riwayat perubahan yang dapat ditelusuri.

Mencocokkan dokumen pesanan dengan data penerimaan barang, surat jalan, serta catatan dari bagian Gudang. Menyiapkan dan mengarsipkan surat jalan, dokumen pengiriman, serta bukti serah terima barang.

Menyusun laporan harian, mingguan, dan bulanan terkait aktivitas administrasi serta perkembangan proses pengadaan. Membuat format standar untuk formulir permintaan barang, daftar pemasok, checklist dokumen, surat jalan, dan laporan.

Menyusun agenda pekerjaan, memantau tenggat dokumen, serta mengingatkan bagian terkait mengenai pekerjaan yang belum selesai. Mengidentifikasi kesalahan pencatatan, duplikasi dokumen, keterlambatan administrasi, dan peluang perbaikan proses kerja.

Menyusun laporan kegiatan administrasi, hasil pekerjaan, kendala yang ditemukan, dan rekomendasi perbaikan. Menyelesaikan praktik terpadu yang mencakup pengarsipan, input data, pemantauan pesanan, dan penyusunan laporan administrasi.