Staf Administrasi Unit Operasi

Peserta mempelajari fungsi dan tata kerja administrasi di Unit Operasi, jenis-jenis dokumen/surat dinas operasional (surat edaran, warta dinas, instruksi, dll.), sistem penomoran, serta alur disposisi dan distribusi dokumen operasi. Peserta melakukan pengenalan lapangan dan praktik dasar pengelolaan administrasi persuratan dinas operasi melalui pendampingan petugas administrasi.

Peserta mempelajari jenis dan fungsi dokumen operasional perjalanan (Laporan Perjalanan Kereta Api/LAPKA, Surat Perintah Jalan, Daftar Waktu Perjalanan, Laporan Masinis, standar pengarsipan dokumen perjalanan dan lain lain. Peserta melakukan praktik pengelolaan, verifikasi, dan penyusunan berkas kelengkapan operasional.

Peserta mempelajari tata cara pembuatan Berita Acara Kejadian (BAK), pencatatan kronologi gangguan/kelambatan perjalanan, penyusunan Warta Keterlambatan, serta alur penyampaian laporan insiden ke pimpinan dan unit terkait. Peserta membantu pengelolaan berkas administrasi gangguan/insiden operasional mulai dari rekapitulasi laporan, penyusunan draft Berita Acara, hingga pengarsipan dokumen

Peserta mempelajari tata cara pengelolaan data jam kerja/dinas Petugas Operasional, pemantauan masa berlaku sertifikasi, pengusulan inventaris/ATK operasional, serta administrasi perlengkapan dinas. Peserta melakukan praktik pemutakhiran data sertifikasi Petugas Operasional serta pengelolaan permintaan logistik administrasi unit operasi.

Peserta mempelajari teknik pengolahan data administrasi operasional bulanan, penyusunan kompilasi laporan, pemanfaatan spreadsheet/aplikasi perkantoran untuk rekapitulasi data, serta metode digitalisasi arsip. Peserta membantu pengolahan data harian menjadi laporan rekapitulasi bulanan serta melakukan penataan ulang arsip digital unit operasi.

Peserta mempelajari teknik evaluasi efisiensi alur kerja administrasi, identifikasi kesenjangan (gap) antara standar prosedur administrasi dengan praktik di lapangan, analisis penyebab kendala persuratan/arsip, serta penyusunan rekomendasi perbaikan/digitalisasi administrasi. Peserta mengintegrasikan pengalaman dan data dari bulan-bulan sebelumnya untuk melakukan evaluasi alur administrasi operasi serta menyusun usulan perbaikan/efisiensi di bawah supervisi.

○ Mengenali jenis-jenis formulir dan format dokumen di Unit Operasi ○ Mengamati alur penerimaan, pencatatan, dan pendistribusian surat masuk/keluar unit operasi. ○ Mengidentifikasi kebutuhan kelengkapan berkas administrasi di Unit Operasi. ○ Mengamati proses pembuatan agenda surat dinas. ○ Membantu pencatatan sederhana agenda surat masuk dan keluar. ○ Menggunakan checklist pengawasan kelengkapan administrasi persuratan. ○ Membandingkan format surat/dokumen yang dibuat dengan pedoman tata naskah dinas.

○ Membantu penyiapan dan pencetakan dokumen perjalanan Kereta Api. ○ Mempraktikkan verifikasi kelengkapan dokumen pendukung lainnya. ○ Membantu pencatatan dan pengelompokan Surat Perintah Jalan awak KA. ○ Mempraktikkan pengisian register lembar penyerahan dokumen operasional. ○ Membantu mengarsipkan dokumen kelengkapan perjalanan yang telah selesai dikembalikan. ○ Membantu mengecek keselarasan data antar-dokumen perjalanan. ○ Mempraktikkan penataan berkas administrasi dinas harian stasiun.

○ Mengidentifikasi sumber data laporan gangguan/insiden dari lapangan. ○ Mengamati proses pembuatan Berita Acara Kejadian (BAK) oleh petugas. ○ Membantu mencatat kronologi gangguan operasi ke dalam format baku. ○ Mengelompokkan arsip laporan gangguan. ○ Memantau status penyelesaian berkas administrasi kejadian. ○ Mempraktikkan pembuatan ringkasan kronologi kejadian operasional.

○ Mengidentifikasi masa berlaku sertifikasi. ○ Membantu rekapitulasi data kehadiran dan jam dinas Petugas Operasional ○ Membantu pencatatan distribusi perlengkapan dinas dan alat kerja operasional. ○ Mempraktikkan inventarisasi kebutuhan ATK ○ Mengamati dan membantu proses pencatatan riwayat pelatihan ○ Mencatat kekurangan atau keterlambatan pemutakhiran data Petugas Operasional ○ Menggunakan checklist pengawasan kelengkapan berkas sertifikasi Petugas Operasional ○ Melakukan pemantauan penataan arsip fisik berkas personel operasional..

○ Mengumpulkan data rekapitulasi dokumen harian selama satu bulan. ○ Membersihkan dan memeriksa ulang kelengkapan entri data operasional. ○ Mengelompokkan data berdasarkan klasifikasinya ○ Membantu pemindaian (scanning) dan penamaan file arsip dokumen ○ Mengorganisir folder arsip digital operasional sesuai standar penamaan. ○ Membuat tabel dan grafik sederhana rekapitulasi data administrasi operasional. ○ Membandingkan hasil rekapitulasi data fisik dengan data di sistem digital.

○ Mengumpulkan kembali data dan catatan hasil observasi administrasi bulan sebelumnya. ○ Mengompilasi data alur persuratan, pengarsipan, dan laporan berkala. ○ Mengidentifikasi area kemacetan (bottlenecks) dalam alur persuratan atau penyusunan laporan. ○ Membandingkan pelaksanaan alur kerja administrasi dengan SOP Tata Naskah Dinas yang berlaku. ○ Mengidentifikasi kesenjangan antara sistem manual dengan kebutuhan digitalisasi. ○ Melakukan analisis penyebab utama keterlambatan/kesalahan administrasi. ○ Menentukan area yang berpotensi ditingkatkan efisiensinya (misal: papperless/automasi tabel). ○ Menyusun alternatif usulan perbaikan alur administrasi atau penataan arsip.