Sales Administrator Internship

• Fokus Utama: Memahami siklus penjualan perusahaan, mengenali jenis-jenis dokumen transaksi, dan menguasai metode pengarsipan standar.• Materi & Tugas:o Mempelajari jenis produk, daftar pelanggan utama, serta alur birokrasi penjualan offline dari hulu ke hilir.o Belajar membedakan fungsi dokumen kritis: PO, Surat Jalan, Invoice (Faktur), dan Kuitansi.o Melakukan filing dan pengarsipan dokumen penjualan harian secara sistematis (berdasarkan nomor urut atau alfabetis) agar mudah ditelusuri.

• Fokus Utama: Mengembangkan ketelitian dalam memasukkan data pesanan resmi ke dalam sistem database perusahaan.• Materi & Tugas:o Mempelajari cara membaca lembar PO dari pelanggan (memeriksa kesesuaian harga, kuantitas, dan alamat kirim).o Membantu input data PO ke dalam sistem/spreadsheet penjualan di bawah pengawasan langsung mentor.o Mengidentifikasi dan melaporkan jika terdapat selisih harga antara PO konsumen dengan daftar harga resmi perusahaan.

• Fokus Utama: Menyiapkan dokumen keberangkatan barang dan menjaga komunikasi operasional dengan tim logistik.• Materi & Tugas:o Mengeksekusi pembuatan dokumen pengiriman (mencetak Surat Jalan dan slip pengemasan).o Berkoordinasi dengan tim gudang mengenai ketersediaan stok fisik barang sebelum dokumen pengiriman diserahkan ke bagian ekspedisi.o Memastikan semua dokumen yang dibawa oleh kurir/sopir telah lengkap dan membawa salinan arsip kantor.

• Fokus Utama: Memeriksa kembali berkas-berkas lama untuk memastikan tidak ada dokumen penagihan yang menggantung.• Materi & Tugas:o Melakukan pengecekan kelengkapan dokumen transaksi yang telah selesai dikirim (memastikan Surat Jalan kembali dalam kondisi sudah ditandatangani dan distempel oleh pembeli).o Membuat daftar lacak (tracking list) untuk dokumen atau invoice yang belum kembali dari lapangan.o Belajar menyelesaikan masalah administrasi ringan, seperti draf dokumen revisi jika ada retur/pembatalan barang.

• Fokus Utama: Mengolah tumpukan data transaksi bulanan menjadi laporan rangkuman (summary report) yang informatif.• Materi & Tugas:o Membantu merekap data penjualan bulanan menggunakan rumus-rumus dasar Excel (Pivot Table, VLOOKUP).o Menyusun laporan performa penjualan per kategori produk atau berdasarkan wilayah pelanggan offline.o Menyajikan data laporan dalam bentuk grafik/tabel sederhana untuk bahan rapat evaluasi tim internal.

• Fokus Utama: Mengelola seluruh rangkaian administrasi penjualan secara mandiri dengan pengawasan minimal.• Materi & Tugas:o Bertanggung jawab penuh atas operasional pos admin penjualan (dari terima PO hingga rekap laporan harian) untuk kluster wilayah tertentu.o Menyusun laporan akhir magang yang merangkum total dokumen yang dikelola serta usulan perbaikan tata kelola arsip (kaizen admin).o Presentasi laporan di hadapan Sales Admin Supervisor atau Operations Manager untuk penilaian kelayakan kerja.