Sales Administration Officer

Administrasi database pelanggan

- Membantu menginput dan memperbarui database perusahaan, instansi, agen perjalanan , event organizer, dan pelanggan lainnya.

- Melengkapi data nama perusahaan, nama PIC, jabatan, nomor telepon, alamat email, serta riwayat komunikasi sesuai informasi yang tersedia.

- Memeriksa kelengkapan dan ketepatan data yang dimasukkan.

- Mengelompokkan datababase pelanggan berdasarkan segmen pasar yang ditentukan hotel.

- Membantu memperbarui status pelanggan berdasarkan informasi dari tim Sales.

Administrasi dokumen penjualan

- Membantu menyiapkan draft surat penawaran harga kamar, paket pertemuan, jamuan makan, pernikahan, dan produk hotel lainnya.

- Membantu membuat penawaran berdasarkan instruksi dan harga yang telah disetujui oleh pihak yang berwenang.

- Membantu melakukan pencatatan nomor dokumen dan menyimpan salinan dokumen secara sistematis.

Administrasi penyelidikan dan pemesanan

- Mencatat permintaan informasi atau pertanyaan dari pelanggan yang diteruskan oleh tim Penjualan.

- Membantu menyiapkan dokumen pendukung pemesanan kamar, rapat, jamuan makan, dan acara.

- Membantu menyampaikan informasi pemesanan kepada departemen terkait melalui alur komunikasi yang ditetapkan hotel.

Pengelolaan arsip dan dokumen transaksi

- Menyusun arsip digital maupun fisik berdasarkan tanggal, nama pelanggan, jenis transaksi, atau nomor dokumen.

- Membantu memeriksa kelengkapan dokumen pendukung

- Melakukan penamaan file, dan penyimpanan dokumen sesuai standar pengarsipan.

- Menjaga kerahasiaan informasi pelanggan dan dokumen internal hotel.

Pengolahan data dan laporan penjualan

- Membantu menginput data aktivitas penjualan ke Microsoft Excel atau Google Sheets.

- Membuat rekapitulasi penawaran harga, dan status pemesanan.

- Membantu menyusun laporan aktivitas penjualan harian dan mingguan.

- Memeriksa kesesuaian data pada laporan dengan sumber informasi yang tersedia

- Membantu menyiapkan data pendukung untuk rapat Sales dan evaluasi kinerja departemen.

Dukungan operasional Departemen Penjualan

- Membantu menyiapkan dokumen untuk sales call, kunjungan penjualan , inspeksi lokasi , dan kegiatan promosi.

- Membantu menyiapkan materi presentasi, daftar harga, paket promosi, dan profil hotel.

- Membantu mencatat jadwal kunjungan atau tindak lanjut pelanggan berdasarkan instruksi tim Sales.

- Membantu menyebarkan informasi promosi yang telah disetujui.

- Melaksanakan tugas administrasi lain yang relevan sesuai Arah pembimbing.