Admin Perkantoran

Peserta magang diperkenalkan dengan lingkungan kerja perusahaan, struktur organisasi, fungsi dan tanggung jawab masing-masing bagian, serta hubungan kerja antarunit. Peserta juga memahami posisi dan peran Admin Perkantoran dalam mendukung kelancaran kegiatan administrasi dan operasional perusahaan.

Peserta mempelajari cara mengidentifikasi, mengelompokkan, memberi penamaan, menyimpan, dan mencari kembali dokumen fisik perusahaan. Peserta juga mempraktikkan penataan arsip berdasarkan jenis dan kebutuhan administrasi agar dokumen mudah ditemukan dan tetap terjaga dengan baik.

Peserta mempelajari penggunaan Microsoft Excel sebagai salah satu aplikasi pendukung pekerjaan administrasi. Materi meliputi pembuatan tabel, input data, pengaturan format, sort, filter, serta pengelolaan data sederhana yang umum digunakan dalam kegiatan administrasi perkantoran.

Peserta mempelajari peran administrasi dalam mendukung kegiatan penjualan pada perusahaan distribusi FMCG. Materi mencakup pengenalan dokumen penjualan, alur administrasi pesanan, hubungan antara admin dan tim sales, serta pentingnya ketepatan data dalam mendukung proses penjualan.

Peserta memperoleh pemahaman dasar mengenai administrasi keuangan yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Materi mencakup pengenalan jenis dokumen transaksi, proses pengumpulan dokumen, pencatatan administrasi, serta hubungan pekerjaan administrasi dengan bagian finance.

Peserta mengintegrasikan pengetahuan yang telah diperoleh mengenai administrasi penjualan, gudang, persediaan, pengiriman, dan distribusi. Peserta memahami keterkaitan antarproses serta bagaimana ketepatan administrasi pada satu bagian dapat memengaruhi proses kerja pada bagian lainnya.

Peserta mempelajari gambaran umum proses bisnis perusahaan distribusi FMCG, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, proses penjualan, pengelolaan pesanan, pengiriman, hingga barang diterima oleh pelanggan. Peserta memahami keterkaitan antara bagian sales, gudang, distribusi, finance, dan administrasi dalam mendukung proses bisnis perusahaan.

Peserta mempelajari sistem pengelolaan dokumen secara digital, termasuk pembuatan struktur folder, penamaan file, pengelompokan dokumen, penyimpanan, serta pengelolaan dokumen agar tersusun secara sistematis. Peserta juga memahami pentingnya keamanan dan kerahasiaan data perusahaan.

Peserta mempelajari dan mempraktikkan penggunaan formula serta fungsi Excel yang umum digunakan dalam pekerjaan administrasi, seperti SUM, COUNT, IF, dan fungsi pencarian data. Peserta diberikan latihan pengolahan data agar mampu menggunakan Excel secara lebih efektif dan mengurangi kesalahan dalam perhitungan maupun penginputan.

Peserta mempraktikkan proses penginputan dan rekapitulasi data pesanan serta melakukan pengecekan terhadap informasi pelanggan, produk, jumlah pesanan, dan dokumen pendukung. Peserta dilatih memastikan data yang diproses telah sesuai sebelum diteruskan ke bagian terkait.

Peserta mempraktikkan pemeriksaan dokumen transaksi untuk memastikan kelengkapan dan kesesuaian informasi. Peserta dilatih memeriksa dokumen berdasarkan data yang tersedia, mengidentifikasi kekurangan, mengelompokkan dokumen, serta menyampaikan temuan kepada pihak yang bertanggung jawab.

Peserta diberikan kesempatan untuk menerapkan keterampilan administrasi yang telah dipelajari melalui pelaksanaan tugas secara lebih mandiri. Peserta menjalankan proses pekerjaan mulai dari menerima instruksi, memahami kebutuhan pekerjaan, mengolah data atau dokumen, menyelesaikan tugas, hingga melaporkan hasil kepada pembimbing.

Peserta memahami pentingnya etika dan perilaku profesional di lingkungan kerja, termasuk kedisiplinan, tanggung jawab, tata cara berkomunikasi dengan atasan dan rekan kerja, penggunaan media komunikasi perusahaan, serta penerapan sikap sopan dan profesional dalam menjalankan pekerjaan.

Peserta memahami jenis dan fungsi surat atau dokumen korespondensi yang digunakan dalam kegiatan perkantoran. Peserta mempraktikkan proses pembuatan, pencatatan, penerimaan, pendistribusian, penyimpanan, dan pengarsipan surat sesuai dengan prosedur administrasi perusahaan.

Peserta mempelajari proses pengumpulan dan rekapitulasi data dari berbagai sumber. Peserta juga dilatih melakukan validasi dengan membandingkan data, menemukan data yang tidak sesuai atau duplikat, melakukan pengecekan ulang, serta memperbaiki data berdasarkan sumber yang valid dan arahan pembimbing.

Peserta mempelajari alur administrasi pengiriman barang dalam kegiatan distribusi FMCG. Peserta kemudian mempraktikkan pencatatan, pemeriksaan, dan pengelolaan dokumen pengiriman serta memahami koordinasi antara bagian administrasi, gudang, transportasi, sales, dan pihak terkait lainnya.

Peserta mempelajari dasar proses administrasi retur dan klaim barang dalam kegiatan distribusi FMCG. Peserta memahami jenis dokumen yang diperlukan serta mempraktikkan pencatatan, pengelompokan, dan monitoring dokumen retur atau klaim sesuai prosedur perusahaan.

Peserta mempraktikkan penyusunan laporan berdasarkan data administrasi yang telah dikelola. Peserta melakukan pengecekan terhadap data, menyusun informasi secara sistematis, serta menyajikan hasil pekerjaan dalam bentuk laporan yang dapat digunakan sebagai bahan monitoring dan evaluasi.

Peserta mempelajari dan mempraktikkan kegiatan administrasi dasar seperti melakukan input data, pencatatan dokumen, pembuatan daftar administrasi, pengelompokan dokumen, pengecekan kelengkapan data, serta penyelesaian tugas administratif sederhana sesuai arahan pembimbing.

Peserta mempraktikkan pembuatan berbagai dokumen administrasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional, seperti formulir, memo, daftar monitoring, berita acara, tanda terima, dan dokumen pendukung lainnya. Peserta dilatih untuk memperhatikan ketepatan informasi, format, dan kerapian dokumen.

Peserta mempelajari struktur dan komponen dasar laporan administrasi serta mempraktikkan penyusunan laporan berdasarkan data yang telah dikumpulkan dan diolah. Peserta dilatih menyajikan informasi secara sistematis, ringkas, akurat, dan mudah dipahami oleh pihak yang membutuhkan.

Peserta memahami dasar administrasi persediaan dan pengelolaan dokumen gudang, termasuk pencatatan barang masuk dan keluar serta pengelolaan data persediaan. Peserta juga melakukan praktik sederhana untuk mencocokkan data administrasi dengan dokumen atau informasi yang tersedia.

Peserta dilatih melakukan pengendalian dan verifikasi terhadap data administrasi dengan cara membandingkan data dengan dokumen sumber. Peserta belajar menemukan perbedaan, mencatat hasil pengecekan, melakukan koreksi sesuai arahan, dan memastikan data yang digunakan dalam pekerjaan telah sesuai.

Peserta melakukan evaluasi terhadap kompetensi yang telah diperoleh selama mengikuti program magang. Evaluasi mencakup pemahaman administrasi, ketelitian, kedisiplinan, kemampuan menggunakan aplikasi, komunikasi, koordinasi, tanggung jawab, serta kemampuan menyelesaikan pekerjaan sesuai prosedur.

Peserta mempelajari Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berkaitan dengan pekerjaan administrasi serta memahami tahapan dan alur penyelesaian suatu pekerjaan. Peserta kemudian melakukan praktik sederhana untuk menerapkan SOP dan alur kerja tersebut dalam kegiatan administrasi sehari-hari.

Peserta dilatih untuk melakukan pemeriksaan terhadap dokumen sebelum diproses, disimpan, atau diteruskan kepada bagian terkait. Pemeriksaan meliputi kelengkapan data, tanggal, identitas, tanda tangan, format dokumen, serta kesesuaian dengan dokumen pendukung yang diperlukan.

Peserta mempelajari cara membuat dan mengelola monitoring administrasi untuk memantau status pekerjaan, dokumen, maupun data operasional. Peserta melakukan pembaruan data secara berkala sehingga informasi yang tersedia dapat digunakan untuk membantu proses pengawasan dan tindak lanjut pekerjaan.

Peserta dilatih melakukan koordinasi dengan bagian yang berkaitan dengan pekerjaan administrasi, seperti sales, gudang, distribusi, finance, dan bagian lainnya. Peserta belajar menyampaikan informasi dengan jelas, melakukan follow-up, serta memastikan kebutuhan administrasi dapat diselesaikan secara tepat waktu.

Peserta mempelajari cara mengatur waktu dan menentukan prioritas dalam menyelesaikan pekerjaan administrasi. Peserta dilatih membuat daftar pekerjaan, membedakan pekerjaan berdasarkan tingkat urgensi, mengatur target penyelesaian, serta menyelesaikan beberapa tugas secara terstruktur dan bertanggung jawab.

Peserta menyusun laporan akhir yang berisi rangkuman kegiatan, tugas yang telah dilakukan, pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh, serta pengalaman selama mengikuti program magang. Peserta kemudian menyampaikan hasil pembelajaran kepada pembimbing sebagai bagian dari evaluasi akhir program.