General Affair Internship

Fokus: Memahami fasilitas, kebutuhan operasional, dan prosedur administrasi GA. Tugas dan aktivitas: 1. Mempelajari struktur kerja GA, SOP, dan alur pengajuan kebutuhan operasional perusahaan. 2. Mengidentifikasi jenis fasilitas kantor, peralatan kerja, kendaraan, dan aset yang dikelola GA. 3. Membantu mendata kebutuhan alat tulis kantor (ATK) dan perlengkapan operasional. 4. Mempelajari alur pelaporan kerusakan fasilitas serta permintaan perbaikan. 5. Membantu merapikan dan mengarsipkan dokumen administrasi GA. Kompetensi yang dikembangkan: Pemahaman operasional GA, administrasi, pendataan, dan pengarsipan. Target hasil: Daftar fasilitas dan kebutuhan operasional serta arsip dokumen GA yang terstruktur.

Fokus: Mendukung pencatatan kebutuhan dan ketersediaan sarana operasional. Tugas dan aktivitas: 1. Membantu mencatat stok ATK dan perlengkapan kantor yang tersedia. 2. Memperbarui data permintaan dan distribusi perlengkapan kepada departemen terkait. 3. Membantu memantau ketersediaan fasilitas pendukung, termasuk internet dan sarana kerja. 4. Mencatat laporan kerusakan fasilitas dan status tindak lanjut perbaikannya. 5. Membantu membandingkan permintaan perbaikan dengan estimasi biaya yang diterima. Kompetensi yang dikembangkan: Administrasi persediaan, pencatatan kebutuhan, koordinasi, dan pemantauan fasilitas. Target hasil: Rekap stok dan distribusi ATK serta daftar permintaan perbaikan dan status penanganannya.

Fokus: Mendukung dokumentasi kendaraan, jadwal perawatan, dan penggunaan operasional. Tugas dan aktivitas: 1. Membantu memperbarui daftar kendaraan operasional dan dokumen serah terima kendaraan. 2. Memantau masa berlaku dokumen kendaraan, seperti STNK, KIR, dan asuransi sesuai jenis kendaraan. 3. Membantu menyusun jadwal perawatan berkala dan mencatat riwayat pemeliharaan kendaraan. 4. Mengumpulkan data biaya servis, perawatan, dan kebutuhan operasional kendaraan. 5. Membantu mendokumentasikan rute pengiriman atau penggunaan kendaraan sesuai arahan GA. Kompetensi yang dikembangkan: Administrasi kendaraan, pengelolaan jadwal, pemantauan dokumen, dan pencatatan biaya. Target hasil: Rekap kendaraan, daftar masa berlaku dokumen, dan catatan jadwal serta biaya pemeliharaan.

Fokus: Mendukung inventarisasi aset dan ketertiban dokumentasi perusahaan. Tugas dan aktivitas: 1. Membantu memperbarui daftar inventaris aset dan identitas atau kode aset perusahaan. 2. Mencocokkan data inventaris dengan catatan administrasi yang tersedia. 3. Membantu mengelompokkan dan memantau dokumen perizinan perusahaan sesuai arahan supervisor. 4. Mencatat pengiriman dokumen ke kantor cabang dan memantau status penerimaannya. 5. Membantu memperbarui daftar jadwal kebersihan dan keamanan lingkungan kerja. Kompetensi yang dikembangkan: Inventarisasi aset, kontrol dokumentasi, administrasi perizinan, dan koordinasi antarunit. Target hasil: Rekap inventaris aset, daftar dokumen perizinan, dan catatan distribusi dokumen.

Fokus: Menganalisis data biaya dan mendukung efisiensi kegiatan GA. Tugas dan aktivitas: 1. Mengumpulkan dan merekap biaya ATK, perbaikan fasilitas, internet, serta kendaraan operasional. 2. Mengelompokkan pengeluaran berdasarkan jenis kebutuhan dan periode. 3. Membantu membandingkan estimasi biaya perbaikan dengan realisasi biaya berdasarkan data yang tersedia. 4. Mengidentifikasi pola pengeluaran berulang atau kebutuhan operasional yang dapat ditinjau kembali. 5. Menyusun laporan ringkas biaya operasional GA untuk dievaluasi supervisor. Kompetensi yang dikembangkan: Pengolahan data, analisis biaya dasar, ketelitian administrasi, dan pelaporan. Target hasil: Rekap biaya operasional GA dan ringkasan peluang efisiensi untuk ditinjau supervisor.

Fokus: Mengevaluasi ketertiban administrasi dan mengusulkan perbaikan proses. Tugas dan aktivitas: 1. Merekap hasil pendataan fasilitas, aset, kendaraan, dan kebutuhan operasional selama magang. 2. Meninjau kelengkapan data dan mengidentifikasi administrasi yang masih memerlukan pembaruan. 3. Mengevaluasi ketepatan pencatatan biaya atau pemantauan jadwal pemeliharaan berdasarkan data yang tersedia. 4. Menyusun usulan perbaikan sederhana, seperti checklist pemeliharaan, format inventaris, atau pengingat masa berlaku dokumen. 5. Menyusun dan mempresentasikan laporan akhir kegiatan magang kepada supervisor. Kompetensi yang dikembangkan: Evaluasi administrasi, perbaikan proses, penyusunan laporan, dan presentasi profesional. Target hasil: Laporan akhir magang dan satu usulan perbaikan sistem administrasi atau operasional GA.