Staff Account Payable (AP)

Peserta memahami aspek perpajakan yang berkaitan dengan transaksi AP serta penerapan pengendalian internal untuk memastikan transaksi pembayaran dilakukan secara akurat, lengkap, dan sesuai prosedur. Materi meliputi: Pengenalan pajak dalam transaksi AP PPN secara dasar PPh terkait transaksi vendor secara dasar Pemeriksaan dokumen pajak Faktur pajak Tax invoice matching Kelengkapan dokumen perpajakan Internal control AP Segregation of Duties Approval authority Fraud awareness Duplicate invoice detection Duplicate payment prevention Audit trail Compliance terhadap SOP Persiapan dokumen audit Praktik: Membantu pengecekan dokumen pajak Identifikasi invoice duplikat Review kelengkapan approval Membantu menyiapkan dokumen audit Output: Peserta memahami kontrol internal, aspek perpajakan dasar, dan compliance dalam proses Account Payable.

Peserta mengintegrasikan seluruh kompetensi yang telah dipelajari melalui kegiatan monitoring, pelaporan, analisis data AP, serta penyusunan mini project untuk meningkatkan efektivitas proses Account Payable. Materi meliputi: Review proses Account Payable AP Aging Analysis Outstanding Invoice Analysis Vendor Analysis Payment Performance Invoice Processing Time Monitoring overdue invoice AP reconciliation Penyusunan laporan AP Dashboard sederhana Identifikasi masalah AP Root Cause Analysis Fishbone Analysis 5 Why Analysis PDSA/PDCA Continuous Improvement Contoh Mini Project: Mengurangi invoice overdue Meningkatkan ketepatan waktu pembayaran Mengurangi invoice yang dikembalikan karena dokumen tidak lengkap Mengurangi duplicate invoice Meningkatkan akurasi pencatatan AP Mempercepat proses verifikasi invoice Meningkatkan kerapihan filing dokumen AP Membuat dashboard monitoring Account Payable Output: Peserta mampu melakukan monitoring dan analisis sederhana Account Payable serta menyusun mini project peningkatan proses AP.

Peserta memahami struktur organisasi Finance, fungsi Account Payable, alur transaksi keuangan, jenis vendor, serta dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pembayaran. Materi meliputi: Orientasi perusahaan/rumah sakit Struktur organisasi Finance Fungsi Finance dan Accounting Fungsi Account Payable Alur proses Account Payable Pengenalan vendor/supplier Pengenalan jenis transaksi AP Pengenalan invoice Purchase Order (PO) Surat Jalan/Delivery Order Berita Acara/Supporting Document Pengenalan sistem keuangan Kebijakan dan SOP Finance Prinsip kerahasiaan data keuangan Praktik: Observasi proses AP Mengenali dokumen transaksi Mengelompokkan dokumen AP Mempelajari alur approval Output: Peserta memahami fungsi Account Payable dan alur dasar proses pembayaran vendor.

Peserta mempelajari proses penerimaan, pemeriksaan, dan verifikasi invoice beserta dokumen pendukung sebelum transaksi diproses untuk pembayaran. Materi meliputi: Penerimaan invoice Pemeriksaan kelengkapan dokumen Pemeriksaan identitas vendor Pemeriksaan nomor invoice Pemeriksaan tanggal invoice Pemeriksaan nilai invoice Pemeriksaan pajak Pemeriksaan PO Pemeriksaan Surat Jalan Three-Way Matching Invoice vs PO Invoice vs Receiving/Delivery Invoice vs Supporting Document Penanganan invoice tidak lengkap Dokumentasi invoice Filing dokumen AP Praktik: Checklist kelengkapan invoice Melakukan pengecekan dokumen Membantu proses three-way matching Mengidentifikasi invoice yang belum lengkap Output: Peserta mampu membantu melakukan verifikasi kelengkapan dan kesesuaian dokumen invoice.

Deskripsi: Peserta mempelajari proses pencatatan transaksi Account Payable dan rekonsiliasi data hutang dengan dokumen maupun data vendor. Materi meliputi: Pengenalan jurnal Account Payable Input transaksi AP Data entry invoice Chart of Account secara dasar Pengenalan cost center Pencatatan hutang Monitoring outstanding invoice Vendor statement Vendor reconciliation Rekonsiliasi invoice Identifikasi selisih data Koreksi data Dokumentasi transaksi Pengarsipan dokumen Praktik: Input data invoice Membuat rekap outstanding invoice Membantu rekonsiliasi vendor Mengidentifikasi invoice yang belum tercatat Output: Peserta mampu membantu pencatatan transaksi AP dan rekonsiliasi data hutang dengan vendor.

Deskripsi: Peserta mempelajari proses persiapan pembayaran vendor berdasarkan kelengkapan dokumen, tanggal jatuh tempo, prioritas pembayaran, dan mekanisme approval yang berlaku. Materi meliputi: Payment request Payment proposal Monitoring due date Aging Account Payable Prioritas pembayaran Cash flow secara dasar Persiapan dokumen pembayaran Approval pembayaran Payment voucher Transfer pembayaran Bukti pembayaran Monitoring status pembayaran Vendor payment confirmation Penanganan pembayaran gagal Dokumentasi pembayaran Praktik: Membuat aging AP sederhana Monitoring invoice jatuh tempo Membantu menyiapkan payment proposal Melakukan filing bukti pembayaran Output: Peserta mampu membantu monitoring jatuh tempo dan administrasi proses pembayaran vendor.