Staf Tata Usaha dan Kerumahtanggaan

Memahami ruang lingkup tugas unit kerja, alur pelayanan administrasi, tata tertib, etika kerja, serta peran magang dalam mendukung kelancaran operasional kantor.

Melakukan penataan dan pengarsipan dokumen secara sistematis serta memastikan dokumen mudah ditemukan dan tersimpan dengan baik.

Memahami alur, dokumen, pencatatan, dan administrasi pengadaan barang/jasa yang menjadi tugas unit kerja.

Menyiapkan kebutuhan administrasi dan perlengkapan kegiatan, melakukan checklist kesiapan, serta membantu koordinasi dengan petugas terkait.

Menerima, mencatat, mengarahkan, dan memberikan pelayanan awal kepada tamu secara sopan, tertib, dan sesuai prosedur.

Mengidentifikasi kebutuhan sederhana di unit kerja dan menyusun rencana perbaikan administrasi atau pengelolaan fasilitas yang realistis.

Memahami jenis dokumen kedinasan, alur administrasi, tata penulisan dasar, serta prinsip ketelitian dan kerahasiaan dokumen.

Melakukan pencetakan, penggandaan, pemindaian, dan penyimpanan dokumen sesuai kebutuhan administrasi.

Mendukung penyiapan dokumen dan administrasi pengadaan barang/jasa dengan nilai maksimal Rp50 juta sesuai arahan dan ketentuan yang berlaku.

Mengumpulkan dan menyusun rekapitulasi jadwal kegiatan lembaga secara teratur untuk diinformasikan kepada petugas layanan.

Memahami etika komunikasi, koordinasi antarpetugas, penyampaian informasi, dan prinsip pelayanan yang baik.

Melaksanakan satu proyek penataan arsip atau data administrasi mulai dari identifikasi, pengelompokan, pengolahan, sampai penyusunan hasil.

Mengoperasikan komputer dan aplikasi perkantoran untuk membuat, mengolah, mencetak, menyimpan, dan mengelola dokumen serta data administrasi.

Mencatat dan mengelola penggunaan ruang sidang, memeriksa kesiapan ruangan, serta berkoordinasi dengan petugas terkait jadwal penggunaan.

Memahami pengertian, pencatatan, penatausahaan, identifikasi, dan pengawasan Barang Milik Negara dalam lingkup unit kerja.

Menyiapkan ruang, perlengkapan, daftar hadir, bahan pendukung, dan kebutuhan administrasi rapat.

Melakukan pemeriksaan berkala terhadap kebersihan, kerapian, perlengkapan, dan kesiapan ruang sidang serta wisma sebelum digunakan.

Mengelola secara mandiri terbimbing checklist fasilitas dan/atau rekapitulasi jadwal kegiatan sebagai bahan dukungan operasional unit kerja.

Membuat konsep dan dokumen surat dinas sesuai format yang digunakan unit kerja dengan memperhatikan ketepatan data, bahasa, dan tata naskah.

Mengelola pencatatan penggunaan wisma, memeriksa kesiapan fasilitas, dan mendukung kelancaran administrasi pemanfaatan wisma.

Melakukan pendataan dan pencocokan kondisi serta keberadaan BMN dengan data yang tersedia, di bawah supervisi pembimbing.

Mencatat jalannya rapat, pokok pembahasan, keputusan, dan tindak lanjut secara sistematis menjadi risalah atau notulen.

Membantu pencatatan, pengecekan ketersediaan, dan penyiapan perlengkapan yang diperlukan untuk mendukung operasional kantor dan kegiatan.

Menyusun dokumentasi hasil pekerjaan, contoh output, rekap kegiatan, serta laporan pengalaman dan pembelajaran selama magang.

Mengoperasikan printer, scanner, mesin fotokopi, dan peralatan perkantoran lainnya secara benar, aman, dan efisien.

Membuat dan melaksanakan checklist kebersihan serta memantau kondisi wisma, ruang sidang, dan toilet untuk memastikan fasilitas siap digunakan.

Mengenal dan mempraktikkan penggunaan aplikasi SIMANTAP dan SIMAN sesuai hak akses dan tugas yang diberikan.

Melakukan dokumentasi foto dan/atau video kegiatan untuk kebutuhan arsip dan pelaporan internal.

Mengolah data administrasi kerumahtanggaan menjadi rekapitulasi yang rapi, akurat, dan mudah digunakan untuk pemantauan.

Mempresentasikan hasil proyek, mengevaluasi kompetensi yang diperoleh selama magang, dan menerima umpan balik dari pembimbing.

Memahami klasifikasi, penamaan, penyimpanan, penataan, pencarian kembali, dan pemeliharaan arsip fisik maupun digital.

Mencatat temuan terkait kebersihan, fasilitas, atau kerusakan dan menyusun laporan/rekap untuk ditindaklanjuti.

Mengelompokkan dan mengarsipkan surat, daftar hadir, risalah, dokumentasi, dan dokumen pendukung kegiatan.

Melaksanakan rangkaian tugas administrasi, fasilitas, pelayanan, kegiatan, dan dokumentasi secara terintegrasi dengan supervisi minimal.