Procurement & Asset Management

Memahami struktur organisasi, fungsi pengadaan non barang dagang dan pengelolaan aset, kebijakan serta SOP perusahaan. Mengenal siklus pengadaan barang/jasa, jenis kebutuhan operasional, klasifikasi aset, alur persetujuan, dan administrasi dokumen pengadaan serta aset.

Membantu mengidentifikasi kebutuhan pengguna, mengumpulkan spesifikasi teknis, menyusun dan memeriksa dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term of Reference (TOR), serta mempelajari penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan dokumen persiapan pengadaan. Memahami proses permintaan penawaran dan persyaratan administrasi calon penyedia.

Membantu administrasi proses pemilihan penyedia, pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran, rekapitulasi penawaran harga, evaluasi administrasi dan teknis berdasarkan kriteria yang ditetapkan, serta dokumentasi klarifikasi dan negosiasi harga. Memahami penyusunan berita acara dan prinsip transparansi, akuntabilitas, serta kepatuhan dalam pengadaan.

Membantu pemeriksaan dokumen kontrak, Purchase Order (PO), masa berlaku perjanjian, addendum, serta kelengkapan dokumen penyedia. Mempelajari monitoring progres pekerjaan, kesesuaian realisasi terhadap kontrak, koordinasi dengan pengguna dan penyedia, serta pengarsipan dokumen pengadaan untuk kebutuhan pelaporan dan audit.

Membantu pemutakhiran database aset, pemeriksaan data nomor aset, lokasi, kondisi, nilai perolehan, dan status penggunaan aset. Mempelajari proses inventarisasi fisik, pencocokan data dengan kondisi aktual, rekonsiliasi data aset dengan catatan administrasi, dokumentasi hasil pemeriksaan, serta identifikasi selisih dan tindak lanjut atas ketidaksesuaian data aset.

Melakukan rekapitulasi dan analisis data pengadaan serta aset, menyusun laporan monitoring proses pengadaan, status kontrak, progres tindak lanjut, dan hasil rekonsiliasi aset. Mengidentifikasi potensi perbaikan proses kerja, menyusun rekomendasi sederhana berdasarkan data, serta mempresentasikan hasil pembelajaran dan pekerjaan magang kepada mentor.